Для начала я хочу поблагодарить Бада Портер-Рот (Bud Porter-Roth) за то, что он подтолкнул меня к написанию этого поста.
В комментарии к недавнему посту (см. https://metairm.substack.com/p/organisational-politics-records-management , перевод поста Мелроуза на русский язык см. https://rusrim.blogspot.com/2022/11/blog-post.html - Н.Х.) Бад предположил (я перефразирую), что управление документами делится на две категории - жёсткое и мягкое. Управление документами является жёстким в таких сферах профессиональной деятельности, как бухгалтерский учет, управление кадрами, управление финансами, юриспруденция и т.д., в которых процесс управления документами является частью их базовой идеологии. Мягкое управление документами - в сфере продаж, маркетинга, администрирования и т.д., где это не так.
Это заставило меня задуматься об этих двух группах, почему они такие, какие они есть, и что это означает в плане того, как нам следует поддерживать их с помощью практики управления документами.
Когда я смотрю на группу направлений деятельности с «жёстким» управлением документами, я вижу, что здесь имеется набор общепринятых профессиональных практик с относительно последовательными представлениями о процессе, ожидаемом уровне эффективности, - а также понимание того, что в случае провалов в управлении документами этот уровень эффективности резко снижается. По сути это означает, что они понимают свои риски и то, как документы смягчают их; и в центре их внимания находится поддержание определенного стандарта - в чём им и должны помочь наши документы.
Это означает, что их практика управления документами, скорее всего, должна быть нацелена на обеспечении полноты документов, на том, чтобы не были упущены детали процессов и процедур, а аномалии отмечались.
Когда я смотрю на группу направлений деятельности с «мягким» управлением документами, я не вижу здесь такого же подхода к профессиональной практике, как в «жестком» случае. Я принимал участие в работе многих групп по продажам и маркетингу, и в том, как они действовали, было мало общего. Есть множество способов довести дело до конца, и, похоже, нет единого мнения о том, как должна выглядеть хорошая практика.
В отношении «мягкой» группы это означает, что есть возможность улучшить эффективность, а не поддерживать её. Управление документами должно поддерживать эту группу, помогая её представителям организоваться и управлять своей работой согласованным образом, используя документы так, чтобы повышалась эффективность.
Я все ещё не уверен, что чётко сформулировал свою мысль, и не уверен до конца, что это мысль правильная, - но мне кажется, что здесь есть «зерно» глубокого понимания. А что думаете Вы?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/two-ways-to-divide-records-creators
Комментариев нет:
Отправить комментарий