Евросоюз: Европейская группа по архивам при Еврокомиссии подготовила аналитический отчёт «Запроектированная архивация»

Я уже рассказывала на блоге (см. https://rusrim.blogspot.com/2019/11/blog-post_25.html ) о том, что в рамках Европейской группы по архивам (European Archives Group, EAG) при Еврокомиссии создана подгруппа по «запроектированной архивации» (Archiving by Design).   

К октябрю 2022 года рабочая группа подготовила несколько документов, отражающих итоги её деятельности (которые пока ещё ждут официального одобрения EAG).

Первый документ – это 3-страничная аналитическая записка «Запроектированная архивация» (Archiving by Design).

В этом документе, в частности, отмечается:

«Настоящий документ был подготовлен для Европейской группы по архивам (European Archives Group, EAG). В нем даётся определение понятия «запроектированной архивации» (archiving by design). В нём также рекомендуется, чтобы концепция «устойчивой доступности информации» (sustainable accessibility) стала одним из ключевых положений общеевропейского подхода, используемого сообществом специалистов по управлению документами и архивами для решения проблем, встающих в ходе цифровой трансформации.»

… Традиционные подходы к управлению документами и архивами более не эффективны в государственном секторе. Созданная или полученная информация может никогда не попасть в созданные нами специализированные системы для управления документами или архивными документами.

Объёмы информации слишком велики для того, чтобы управлять ею традиционным способом, при этом цифровая информация должна быть доступна с самого начала её жизненного цикла с тем, чтобы её можно было использовать и повторно использовать вне рамок основного рабочего процесса.

Ретроспективно оптимизировать доступность уже созданной информации дорого и требует много времени. Традиционное архивирование воспринимается как деятельность, которая начинается после завершения рабочего процесса (как у нас говорят, когда документы закончены делопроизводством – Н.Х.). Более эффективно, когда информационные системы спроектированы таким образом, чтобы гарантированно обеспечить целостность, аутентичность и доступность информации в будущем. Когда это сочетается с ранним выявлением или установлением ценности информации и с надлежащим управлением всем её жизненным циклом, будут обеспечены долговременная сохранность и более эффективная доступность имеющей непреходящую ценность информации во внешних хранилищах (например, в цифровых архивах).

Сообщество специалистов по управлению документами в настоящее время не в состоянии действовать в соответствии с общественными ценностями, за которые выступают это и архивное сообщества.

… Для решения этих проблем необходимо принимать меры еще до создания или получения информации. Мы называем это «запроектированной архивацией».

Запроектированная архивация определяется следующим образом: «Во время проектирования или настройки информационных систем принимаются соответствующие меры для обеспечения того, чтобы информация стала и оставалась устойчиво доступной».

Мой комментарий: Это ужасное определение, и не верится, что его придумали профессиональные архивисты! Доступность информации – это лишь часть проблемы (при этом самая простая); обеспечивая доступность информации, необходимо сохранить её целостность, аутентичность и, где это уместно, надёжность и конфиденциальность – или, иными словами, документы и информацию следует сохранять в пригодном для использования виде, при этом без ущерба для их юридической и доказательной силы.

Второй, более объёмный документ – это 19-страничное «Руководство по использованию методологии запроектированной архивации AbD-scan» (Guidelines for using the archiving by design scan). В нём, в частности, сказано:

«В данном руководстве представлена методологию запроектированной архивации. Мы называем эту методологию «запроектированная архивация на основе обследования» (archiving by design scan, AbD-scan). Методология AbD-scan предоставляет организациям инструмент, с помощью которого они могут сделать первые шаги к внедрению запроектированной архивации. Обратите внимание, что данное руководство могут быть в будущем улучшено на основе полученных отзывов и предложений.

В методологии предусмотрены шаги по применению [принципов – Н.Х.] запроектированной архивации на этапах закупки, проектирования и создания, модернизации или поэтапного вывода из эксплуатации информационной системы, используемой в органе государственного управления.

Руководство адресовано государственному органу, органу исполнительной власти или ведомству, которое владеет подлежащей разработке или обновлению системой (и/или использует её), и который решает внедрить методику AbD-scan.

Объектом «сканирования» [обследования – Н.Х.] является информационная система, которая будет вновь приобретена и/или разработана, или же существующая система, которая будет модернизирована или выведена из эксплуатации, - а также связанные с ней рабочие процессы, обрабатываемая информация и пользователи системы. Разработка система может осуществляться как собственными силами, так и передаваться на аутсорсинг.»

Видение методологии её авторами представлено на рис.1. На мой взгляд, вместо заявленной инновационной методологии авторы выдали «на-гора» очередные рекомендации по проведению обследования перед закупкой и внедрением, на основе которого формируется техническое задание на систему.

Рис.1 Высокоуровневое видение методологии AbD-scan. Выделены 5 этапов: подготовительные операции, сбор документации, подготовка контрольного списка вопросов к обследованию, проведение семинаров и собеседований и подготовка выводов и рекомендаций

Такое обследование – дело, конечно, хорошее и необходимое (хотя при этом трудоёмкое и затратное, требующее привлечения высококвалифицированных консультантов). Следует, однако, иметь в виду, что при закупке «коробочных» решений польза от него – именно в плане «запроектированной архивации» - будет невелика, поскольку всё что в итоге можно будет сделать, это лишь оптимальным образом настроить закупаемое решение. Если данное решение не поддерживает, например, функциональные возможности для обеспечения целостности, аутентичности и пригодности к использованию сохраняемых документов в длительной перспективе, то на этом всё и закончится. Серьёзные доработки закупаемых решений возможны, но они мало кому по карману, да и разработчик не всегда готов этим заниматься.

Правда заключается в том, что «запроектированная архивация» должна начинаться именно на стороне разработчика системы (или ещё раньше - при разработке общегосударственных требований к информационным системам, управляющим государственными документами), а не тогда, когда государственный орган пытается подобрать что-то подходящее из имеющихся на рынке решений…

В общем, намерения были хорошие, но пока что гора родила мышь.