Пока архивисты обрабатывают исторические фонды, для хранения материалов может потребоваться дополнительное пространство внутри или же за пределами учреждения.
После проведения архивной оценки архивисты могут определить, достаточно ли существующего пространства хранения. Они также стоит определить, насколько часто сотрудники и пользователи нуждаются в одних материалах по сравнению с другими.
Одним из решений является использование внеофисного хранения. На собственной территории учреждения могут храниться часто используемые материалы, а все остальные могут в удаленных хранилищах. Поставщик услуг внеофисного хранения берет на себя хранение, защиту и перемещение материалов, благодаря чему высвобождаются ресурсы и пространство хранения внутри организации. В то же время одним из основных недостатков такого подходя является то, что не все материалы будут немедленно доступны. Поэтому для обеспечения доступа к материалам, когда это необходимо, хранение необходимо планировать.
Возможности размещения
Ещё одно решение - найти для коллекции другого хранителя. Учитывая ограниченность в организации времени, места и денег, архивисты могут рассмотреть возможность передачи своих документов, имеющих непреходящую ценность, в архивное хранилище. Такие хранилища, принадлежащие государственным, академическим или частных учреждениям, специализируются на обеспечении долговременной сохранности и предоставлении доступа к коллекциям рукописей и документов учреждений, происходящих из различных источников. В то же время организациям следует тщательно взвесить все «за» и «против» этого варианта. В зависимости от географического положения и ценности коллекции, найти подходящее хранилище для архивных документов может быть в одних случаях легко, а в других - может потребоваться масштабный длительный поиск. Крупные университеты, например, часто имеют хорошо известные архивные хранилища, располагающиеся в крупных мегаполисах. Может быть сложнее подобрать подходящее хранилище в небольших населённых пунктах.
Как выбирать
Все хранилища рукописей имеют политику комплектования коллекций с четкими определенными рамками для собираемых материалов. Понятно, что они не в состоянии принять на хранение все предлагаемые им архивные коллекции. Организация может сначала обратиться к хранилищам, которые специализируются на сборе материалов по аналогичной тематике, а также к тем, с которыми у организации уже сложились отношения. В зависимости от учреждения, его основатели или известные в организации люди могут иметь прочные связи с университетами, выпускниками которых они являются; эти университеты часто заинтересованы в сборе документов своих выпускников или организаций, с которыми те связаны.
Начало диалога
При обсуждении возможности размещения архивных материалов в хранилище, организации желательно оценить политику хранилища в отношении:
- Документов о дарении, детализирующих права интеллектуальной собственности и имущественные права на материалы;
- Графиков приёма-передачи в хранилище, описывающих временные рамки для первоначальной передачи и будущих добавлений архивных материалов;
- Соглашений о том, как хранилище будет предоставлять организации доступ к этим материалам в случае необходимости;
- Стратегии, процедур и сроков обработки материалов;
- Создания описей и научно-справочного аппарата, их детальности и ожидаемой даты публикации;
- Соглашений о закрытии доступа, устанавливающих, доступ к каким материалам должен быть закрыт и на какой срок;
- Предоставления финансовой помощи для обработки и размещения документов.
При подборе подходящего хранилища для своих архивных документов, организации следует учитывать местонахождение хранилища и простоту передачи и получения доступа к документам. Использование высокопрофильных хранилищ является престижным, однако если они находятся далеко или ограничивают доступ к документам, то организация может рассмотреть и другие варианты. С другой стороны, организации не могут существовать вечно, поэтому целесообразно наладить отношения с хранилищем, даже если архивные документы пока что остаются в организации.
Подбор партнера
Как консультант, я часто помогаю размещать личные или корпоративные архивные документы в хранилищах. Ключевым в этой работе является честный разговор о том, что можно сделать и в какие сроки; управление ожиданиями необходимо для того, чтобы и организация, и хранилище имели единое представление о том, как коллекция будет защищаться и использоваться. Не менее важным является инвентаризация передаваемых на хранение материалов. Описания тематики, диапазоны дат, сведения о местоположении, условиях, примечания, общее количество документов в погонным метрах и другие сведения о коллекции упрощают хранилищам приём-передачу материалов. Четкое представление о содержании и контексте архивной коллекции организации помогают хранилищам курировать документы организации, имеющими непреходящую ценность.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/placing-organizational-archives-in-repositories/
Комментариев нет:
Отправить комментарий