Людям «возможно, пригодится» (might need) в будущем однажды созданный ими продукт работы. Поэтому они «может быть» (might) будут делать то, о чем мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] их просим.
Документы никогда не предназначалась для задач, которые «возможно, пригодятся». Они использовались для решения реальных проблем, например:
- Великая хартия вольностей (Magna Carta) решала задачу держать своего короля в узде;
- Управление выплатой заработной платы;
- Наличие точных сведений о том, сколько у Вас денег, чтобы понимать, сколько Вы можете потратить.
Есть множество «точно необходимых» (will need) проблем, которые могут решить документы:
- Списки задач на исполнение,
- Очереди обслуживания,
- Рабочие процессы.
Разница между зрелой и незрелой организацией не в том, в какую «корзину» (имеется в виду укрупнённая классификация видов документов с целью установления сроков их хранения – Н.Х.) попадают документы после того, как они отработаны. Она проявляется в том, как организована работа для людей, которым это необходимо.
Действительно важные документы организации – это те, что показывают текущее состояние работ в организации, потому что это как раз те документы, которые «точно необходимы» организации.
Фокус внимания службы управления документами чаще всего находится слишком далеко по ходу процесса. В конце процесса Вы всегда имеете дело с тем, что «возможно, пригодится» - и поэтому сотрудники «может быть, и сделают».
Все, что вам нужно сделать для того, чтобы документы стали «точно необходимыми», — это начать управлять ими раньше по ходу процесса. Начните с того момента, когда документ поступает в организацию, и Вы всегда будете иметь дело с «точно необходимыми» документами.
Всем [специалистам по управлению документами – Н.Х.], у кого возникают проблемы с тем, чтобы заставить сотрудников выполнять работу с документами, следует иметь в виду - когда Вы имеете дело с «точно необходимыми» документами, люди будут делать эту работу.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/taking-records-from-might-need-to
Комментариев нет:
Отправить комментарий