Имея на руках перечень видов документов с указанием сроков их хранения (в отечественной практике аналогичные функции в той или иной степени может выполнять номенклатура дел – Н.Х.), политику хранения и политику комплектования, и подобрав идеальное хранилище, архивно-документационная служба может заняться упорядочением и архивным описанием (также называемым «архивной обработкой») имеющих непреходящую ценность документов.
В каждом структурном подразделении архивисту предстоит уточнить упорядочение материалов, которые должны быть подготовлены для передачи на архивное хранение, переместить материалы и подготовить их описи, чтобы облегчить в будущем доступ к ним для сотрудников и других исследователей.
Сохранение первоначального порядка или переупорядочивание
Хотя материалы, поступающие в архив из различных структурных подразделений, могут быть надлежащим образом упорядочены, некоторые документы нередко нуждаются в существенном переупорядочивании. Сотрудники используют документы для различных целей, сохраняя первоначальный порядок либо переупорядочивая документы в интересах решения определённых задач, таких, например, как анализ счетов-фактур или изучение имевшей место переписки. Архивисты стремятся сохранить целостность первоначального порядка в сочетании с доступностью в будущем. Общение с создателями документов позволяет архивистам узнать, как используются документы до их поступления в архивы, и проявить здравый смысл при создании порядка и упорядочении документов.
Не все документы необходимо или желательно переупорядочить. Часто документы поступают непосредственно от создавшего их лица, и их желательно хранить в этом первоначальном порядке. Однако во многих случаях документы поступают менее организованным образом, и их первоначальный порядок может быть неясен – в этом случае архивистам следует переупорядочивать их в интересах обеспечения доступности.
Мой комментарий: Сохранение первоначального порядка – это проверенная временем «классика» работы исторических архивов, очень полезная для сохранения юридической и доказательной силы документов, а также для исторических исследований. В коммерческих организациях, однако, фактор повышения эффективности использования документов за счёт их переупорядочивания может перевесить. Здесь важно отметить, что при использовании современных информационных технологий (и особенно, но не обязательно, при управлении электронными документами) сейчас вполне возможно, сохраняя первоначальный порядок, одновременно создавать и поддерживать альтернативные структуры – при этом не дублируя материалы.
Обработка дубликатов
Архивисты часто выявляют в делах структурных подразделений и отдельных сотрудников ряд копий одного и того же документа. Разработав политику в отношении дубликатов, архивы могут отсеять ненужные материалы и освободить ценное место на полках или в хранилище данных.
Как только архивист в достаточной степени упорядочил поступившие в архив документы постоянного срока хранения - сбалансировав при этом сохранение первоначального порядка и обеспечение доступности, - приходит время начать процесс описания. Серии или группы документов одного происхождения следует идентифицировать и пронумеровать (обычно в соответствии с иерархическим структурой, основанной на структурной схеме организации) и далее подразделить на подсерии.
Мой комментарий: В характерных для 20-го века условиях быстрых перемен, в том числе в структуре организации и функциях её подразделений, упорядочивание в соответствии со структурой организации (также весьма популярное в России) всё чаще уступает место функциональному подходу, когда первичное упорядочивание проводится именно в соответствии с выполняемыми документами функциями. Это особенно характерно для архивов коммерческих организаций.
В ходе архивной обработки архивистам следует провести инвентаризацию содержимого каждого короба с документами и взять на учёт номера коробов. Затем нужно создать перечень или опись документов, которая отражает упорядочивание документов и включают номера соответствующих коробов и папок, способствуя тем самым физическому доступу к конкретным документам.
Полезность архивной работы
Для выполнения архивной обработки требуется несколько человек, особенно в случае более обширных коллекций. Организации часто полагаются на непрофессиональную рабочую силу вроде стажёров, волонтеров и иных людей, готовых с самыми добрыми намерениями протянуть руку помощи. Однако использование неподготовленных людей не только обесценивает профессию архивиста, но и может вызвать серьёзные проблемы в архивных коллекциях, на устранение которых потребуется ещё больше времени, труда и ресурсов.
Инвестирование в архивную идеологию с самого начала проекта позволяет внедрить адекватные методы, что делает работу архивной службы более эффективной и жизнеспособной в долгосрочной перспективе. Как консультант по вопросам архивного дела, я твёрдо верю в необходимость найма экспертов для работы в архивных проектах. Слишком часто меня привлекали уже после того, как были исчерпаны другие, менее дорогостоящие варианты, а серьёзные проблемы в основах деятельности архивной службы уже были институционализированы. Архивная обработка - это одна из областей, в которых рациональным выбором является поиск людей, обладающих необходимыми экспертными знаниями, прежде чем приступать к выполнению какого-либо плана действий. Нет необходимости спешно браться за инициативы, которые будут формировать документальное наследие организации, не заручившись помощью подготовленного архивиста.
Деятельность архивов организаций - это живые программы, которые изменяют организацию и отражают её. Архивная работа никогда не заканчивается полностью; архивист всегда может сделать больше. Инвестиции в персонал архивов - ещё один способ обеспечить долговременную жизнеспособность архивов и архивной службы. Если временные сотрудники или привлечённый архивист-консультант могут помочь с проектами или конкретными этапами повышения зрелости архивной программы, то штатный архивист обеспечивает постоянную бдительность и предпринимает усилия, необходимые для создания архивов, поддерживающих миссию организации.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/arrangement-and-description-the-value-of-archival-labor/
Комментариев нет:
Отправить комментарий