Политика организации, управление документами и необходимые для успеха новые знания и навыки

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 2 октября 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Писанные «правила игры» звучат примерно так: когда организация нанимает Вас, она будет:

• Полностью поддерживать Вас в выполнении работы,
  
  
• Следовать Вашим советам,
  
  
• Поддерживать Ваши усилия мерами принуждения.

Это означает, что пока Вы знаете, что делаете, успех по большому счёту гарантирован.

Полагаю, что 20 лет тому назад мы в основном работали в подобном мире. Все знали, что при использовании бумажных документов в больших масштабах поиск нужных документов и информации становится невозможным, если ими не управлять; и в какой-то момент потребность в свободном физическом пространстве вынуждала сотрудников сдавать свои документы [архивно-документационной службе – Н.Х.]. В этом мире умелое выполнение технических операций было главным фактором, благодаря которому управление документов было либо успешным, либо терпело неудачу.

Однако сейчас, как я думаю, «правила игры» изменились, и никто их не записал. Теперь эти неписаные правила звучат примерно так:

• Нам всем [сотрудникам деловых подразделений - Н.Х.] есть чем заняться,
  
  
• Если Вы не в состоянии объяснить мне, почему Ваши задачи важны для меня и моих интересов, я не буду их делать,
  
  
• Единственный способ заставить меня сделать что-то, что я не считаю важным - это уговорить кого-то более влиятельного «убедить» меня.

Является ли умелое выполнение технических операций основным фактором успеха теперь, когда правила игры изменились?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: Я бы идею данного поста Мелроуза пересказала таким образом: Были времена, когда многочисленные сотрудники службы делопроизводства брали на себя основную тяжесть технической работы с документами (включая контроль исполнения, печатание, передачу из подразделения в подразделение и внешним получателям, согласование, хранение и поиск, уничтожение) – и довольно редко выходили за рамки такой работы. Все понимали необходимость этой работы, и руководитель отдела делопроизводства, секретарь и даже обычная машинистка были весьма уважаемыми людьми в организации.

В современной электронной среде техническая работа с документами в массе своей уже переложена на сотрудников и руководителей деловых подразделений, а большую часть оставшихся технических вопросов решают ИТ-служба и служба информационной безопасности. Там, где службы делопроизводства работают по-старинке, преимущественно с бумажными организационно-распорядительными документами, все основные деловые информационные потоки идут мимо них – соответственно, к ним падает интерес, снижается их статус, резко сокращаются численность, финансирование и т.д.

Современные службы делопроизводства малочисленны, и больше занимаются организационно-методической работой, чем технической. Для того, чтобы остаться «на плаву», их необходимо с решения своих «личных проблем» (вроде упорного соблюдения давно устаревших нормативно-методических документов Росархива) переключаться на активную поддержку текущей деловой деятельности организации…

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/organisational-politics-records-management