В мае 2012 года в Берлине была сформирована новая рабочая группа Международной организации по стандартизации (ИСО), которой было поручено проанализировать и провести пересмотр международного стандарта ИСО 15489 по управлению документами. К тому времени прошло уже двенадцать лет с момента выхода в свет первой редакции стандарта. За этот период было предпринято несколько попыток организовать его пересмотр, которые провалились - возможно, под тяжестью ожиданий.
Действительно, мне, как руководителю этого проекта в рамках рабочей группы, на этом заседании пришлось выслушать ряд довольно острых высказываний об огромной важности нашей работы и о том, что, соответственно, каждый шаг будет бдительно контролироваться.
Без сомнения, ставки были высоки. ISO 15489 занимал центральное место среди стандартов и технических отчетов по вопросам управления документами, которые были подготовлены вслед за публикацией ISO 15489-1:2001 и ISO/TR 15489-2:2001. Он был официально адаптирован более чем 50 странами и переведен на 15 языков (в России стандарт адаптирован усилиями ВНИИДАД как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» - Н.Х.). В моей собственной работе международный стандарт ISO 15489 и ее австралийский прародитель AS 4390 обеспечили основу практически для всего, что я делала в качестве консультанта по вопросам управления документами, педагога и разработчика политик. Методология «Проектирования информационных систем и систем управления документами» (Designing Information and Recordkeeping Systems, DIRKS – в первой редакции ISO 15489 именно она легла в основу его второй части - технического отчета ISO/TR 15489-2:2001 – Н.Х.), которую любят, ненавидят и часто понимают абсолютно неправильно, осталась для меня и многих других коллег краеугольным камнем нашей практики (точности ради, следует отметить, что подавляющее большинство ценителей DIRKS – это австралийцы. В целом методология – в ИСО она известна под слегка измененным названием Design and Implementation of Records Systems, DIRS - содержит немало полезного и даже сегодня с ней имеет смысл познакомиться, однако она уже сильно морально устарела, поскольку была создана ещё в конце прошлого века с расчётом на мощные централизованные корпоративные системы управления документами. В те времена не было ни облаков, ни мобильных вычислений, ни таких огромных объёмов документации в деловых системах и в системах электронной почты… – Н.Х.).
Берлин (фото: Thomas Wolf, http://www.foto-tw.de )
Координатор (convenor) нашей рабочей группы Ханс Хофман (Hans Hofman), я и другие члены Редакционной группы [1] разделяли мнение о том, что данный процесс пересмотра открывает значительные возможности для нашей профессии и одновременно является чем-то вроде спасательного круга перед лицом неопределенное будущего.
Действительно, в настоящем журнале в 2014 году мы с моими коллегами по австралийской дискуссионной группе по вопросам управления документами и архивного дела (Recordkeeping Roundtable) представили аргументы, говорящие о том, что наши профессиональные методы не справляются с масштабами и сложностью современных проблем управления документами, и что мы рискуем потерять четкое представление о том, что отличает нашу работу от деятельности представителей родственных профессий [2].
Мы осознали, что наш опыт и знания [как специалистов по управлению документами – Н.Х.] имеют критически-важное значение во взаимосвязанном и насыщенном информацией мире, и ключевыми элементами нашего вклада является документационный анализ (appraisal – см. пояснения Кассии Финдлей здесь: https://rusrim.blogspot.ru/2017/06/iso-15489-2.html - Н.Х.) и обеспечение доступа. Однако в 2012 году это мысль и чувство неотложности реформ разделялись не всеми нашими коллегами, многие из которых предлагали вариант минимальных изменений, которые не вызовут слишком много последствий в их юрисдикциях - или же в тех юрисдикциях, которые только-только начинают всерьёз применять принципы, заложенные в первой редакции ISO 15489: 2001.
Редакционная группа в 2012 году также осознавала необходимость разработать документ, который проживёт достаточно долго. Мы понимали, что если взять в качестве ориентира предыдущий промежуток времени между редакциями, то новая редакция потенциально может оставаться в силе вплоть до 2030 года. Это была отрезвляющая мысль, учитывая экспоненциальные темпы технологических инноваций, которые мы сейчас наблюдаем.
В отчете за 2015 год Всемирного экономического форума (World Economic Forum) перечислены шесть «мега-тенденций», которые с тех пор стали лишь ещё более очевидными в повседневной жизни людей, живущих в странах с развитой экономикой [3]. Люди и вещи постоянно соединены с Интернетом и друг с другом. Для всех доступны вычислительные мощности и почти неограниченная емкость систем хранения. Машинное обучение и искусственный интеллект используют огромные объемы данных для самообучения, позволяющего компьютерным системам взять на себя работу и принятие решений, которые раньше были привилегией людей и организаций. Децентрализованные протоколы и технологии вводят модели доверия, основанные на вычислениях, устраняя необходимость в авторитетных органах, осуществляющих аутентификацию транзакций между сторонами. Сложные инструменты и роботы, ранее доступные только для высокотехнологичных отраслей и государственных структур, теперь доступны людям на дому.
Как в эту картину вписывается управление документами? Что будет представлять собой специалист по управлению документами будущего? В 2012 году мы попытались начать работу по пересмотру стандарта с ответа на подобные вопросы. Мы обратили внимание на то, что когда выполняемая нами работа подпитывается данными и детально документируется, то детальные и легко модифицируемые правила доступа приходится реализовывать сложными способами. Мы отметили, что информация и документы более не ограничиваются организационными, географическими или физическими границами – что новые модели ведения деловой деятельности распространяют обязанности по управлению документами за рамки традиционных границ организаций и юрисдикций. Выросли ожидания общественности, клиентов, пользователей услуг, лиц, информация о которых содержится в документах и иных сторон, заинтересованных в создании, захвате и управлении документами, в отношении прозрачности принятия решений как государственными органами, так и коммерческими организациями. Ожидания в плане обеспечения информационной безопасности и неприкосновенности частной жизни также становятся все более значимыми для заинтересованных сторон - как внутри, так вне периметра организации.
Принимая всё это во внимание, мы согласились с тем, что при разработке новой редакции стандарта нам необходимо было создать документ на перспективу, стараясь избежать многочисленных ловушек бумажного мышления. В этот момент ключевым для нас было подтверждение нашего понимания документов как фактора, поддерживающего и способствующего деловой деятельности, а не как «вещей».
Часто на протяжении всего процесса разработки мы делали паузы, чтобы ещё раз напомнить себе о необходимости рассматривать документы как данные, будь то структурированные или неструктурированные, сопровождающиеся обеспечивающими контекст метаданными, которые также служат инструментом управления во времени; а также чтобы напомнить себе о том, что такие данные и метаданные могут быть представлены в любом количестве форм и в виде групп или агрегаций различных типов.
В этом мире жизненно важны аналитические навыки понимания контекста и принятия решений о том, каким образом мы изначально собираемся создавать документы, как мы будем принимать решения об управлении ими в таких критических точках, как миграция системы. Часть членов Редакционной группы также активно выступала за то, чтобы стандарт основывался на [австралийской, малопопулярной за пределами это континента – Н.Х.] идее континуума документов, согласно которой управление документами представляет собой непрерывную деятельность - по целому ряду причин и с учетом интересов множества пользователей, которые следует учесть помимо ограничений времени, места и ответственного хранения.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2018/03/iso-15489-2.html )
Касси Финдлей (Cassie Findlay)
Источник: блог Касси Финдлей
https://cassiefindlay.com/2018/03/12/crunch-time-the-revised-iso-15489-and-the-future-of-recordkeeping/
Комментариев нет:
Отправить комментарий