Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: «Запроектированное управление документами» - возможности для местных органов власти, часть 1

Заметка Эммы Харрис (Emma Harris – на фото) была опубликована 26 февраля 2018 года на сайте архивно-документационной службы австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Как мы уже отмечали ранее ( https://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-transformation-in-nsw-government-recordkeeping-opportunities-and-risks/ ), «цифровая трансформация» является приоритетом в штате Новый Южный Уэльс. На уровне штат Стратегия электронного правительства Нового Южного Уэльса (NSW Digital Government Strategy, https://www.digital.nsw.gov.au/ ) нацелена на то, чтобы подход, предусматривающий «запроектированное» применение электронных технологий (digital by design) был «встроен» в деятельность всех учреждений государственного сектора штата.

Цель правительства штата заключается в том, чтобы взаимодействие людей с государственными органами и учреждениями, где это возможно, шло по электронным каналам. Четыре года назад 44% государственных транзакций осуществлялись по электронным каналам, и правительство хочет выйти на уровень 70% к 2019 году.

Органы местного самоуправления также включились в процесс цифровой трансформации, и многие местные советы рассматривают свои данные в качестве основного актива организации, способного стимулировать инновации и производительность труда. На прошлой неделе я выступала на конференции для специалистов по управлению информацией местных органов власти и говорила о возможностях в области управления документами и о рисках, связанных с цифровой трансформацией. Ниже приведены некоторые из высказанных мною мыслей:

Местные органы власти штата должны создавать и хранить полные и точные документы о своей деятельности. Они должны хранить эти документы до тех пор, пока это необходимо для удовлетворения законодательно-нормативных и деловых требований, а также ожиданий общественности. Некоторые документы они обязаны хранить постоянно в качестве архивных документов штата.

Однако переход на электронно-цифровые процессы не всегда сопровождается хорошим управлением документами. Будут ли документы пригодными для выполнения своих задач? Будут ли они полными и заслуживающими доверия? Будут ли организации в состоянии получить доступ и прочитать соответствующие документы по мере необходимости? Обеспечат ли организации защиту своих документов от несанкционированного доступа или уничтожения? И будут ли организации уничтожать те документы, которые им больше не нужны?

У организаций могли быть надежные процессы создания и хранения документов в то время, когда процессы были основаны на бумаге: сотрудники могли помещать заполненные бланки в бумажные дела и хранить дела в безопасных условиях до тех пор, пока не появится возможность их законно уничтожить. Но как организация будет вести учет электронных форм, представленных через её веб-сайт? Имеется ли у организации процесс захвата данных из представленных форм в электронную систему? Есть ли в этой системы достаточные средства контроля и управления для обеспечения аутентичности и надёжности данных? Сможет ли эта система обеспечить сохранность данных до тех пор, пока в этом сохраняется необходимость? Сможет ли она защитить данные от несанкционированного доступа и удаления? И что произойдет с данными тогда, когда организация будет переходить на использование новой системы?

Переход на электронно-цифровые способы работы открывает возможности для внедрения «запроектированного управления документами» (recordkeeping by design). При переводе процесса в электронную форму, организации могут определить, какие документы им необходимо создавать и сохранять. Затем организации могут разработать эффективные способы создания и хранения этих документов до тех пор, пока в этом сохраняется необходимость.

Чтобы разобраться, как это может работать на практике, давайте рассмотрим несколько примеров:

Деловые системы

Многие местные органы власти штата Новый Южный Уэльс были среди тех, кто первыми внедрял специализированные деловые системы для выполнения разнообразных функций, начиная от управления кадрами и финансового менеджмента и до управления активами, планирования и управления кладбищами.

При условии эффективного внедрения, такие системы в реальном времени предоставляют пользователям информацию, необходимую им для выполнения своих задач. Они также могут создать возможности для решения задач управления документами «за кулисами» - в результате пользователи могут просто использовать системы для выполнения своей работы, в твёрдой уверенности, что система обеспечивает создание и сохранение полных и точных документов.

Для внедрения подхода «запроектированного управления документами», организациям сначала необходимо определить, какие документы им нужно создавать и хранить. Существуют ли законодательные или иные требования в части создания конкретных документов, или в части хранения определенных документов в течение определенных периодов времени?

Рассмотрим в качестве примера предоставление услуг по уходу за детьми. У многих местных органов власти имеются учреждения, оказывающие такие услуги. Согласно законодательству штата, в настоящее время местные органы власти должны хранить определенные документы, относящиеся к уходу за детьми, включая документы по жалобам, до тех пор, пока ребенок не достигнет (или мог бы достичь) 25-летнего возраста.

Если мы подумаем о системе управления процессом рассмотрения жалоб:

• Способна ли система хранить защищённую от изменений и полную версию каждого документа по жалобам? В специализированной документной системе этот вопрос решается относительно просто. В других системах «документ» может представлять собой набор данных, отражающих суть каждой жалобы.


• Спроектирована ли система по принципу минимизации избыточности, так, что пользователи могут обновлять информацию, не сохраняя сведений о предыдущем состоянии и действиях? Если да, то для обеспечения сохранности неизменных и полных версий документов Вам может потребоваться периодическое проведение экспорта отчета о данных и сохранение его в качестве документа.


• Захватывает ли и сохраняет система основные метаданные для управления документами? В их число входит информация о деловом контексте, в котором были созданы и использовались документы, - например, сведения о том, кто и когда создал документы;


• Может ли система предотвратить нерегулярное, разовое (ad hoc) удаление данных? Если нет, то целостность документов может быть скомпрометирована.


• Обеспечивает ли система протоколирование и показ всех действий, выполняемых в ней? Сюда входят сведения о том, какие изменения были сделаны, когда и кем. Такого рода информация критически-важна для обеспечения подотчетности Вашей организация за работу с жалобами и обращениями.


• Поскольку документы необходимо хранить в течение длительных сроков, вполне вероятно, что они переживут систему. Какие функциональные возможности для экспорта документов имеются в системе? Способна ли она экспортировать данные и системные журналы аудита без ущерба для их качества и целостности?

Архивно-документационная служба штата опубликовала контрольный список для оценки деловых информационных систем (см. https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/checklist-for-assessing-business-systems ) - организации могут использовать этот контрольный список для того, чтобы определить, имеет ли конкретная система адекватные функциональные возможности для управления документами, а если нет, то какие меры по смягчению рисков требуется предпринять.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2018/03/2_13.html )

Эмма Харрис (Emma Harris)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
https://futureproof.records.nsw.gov.au/recordkeeping-by-design-opportunities-for-local-government/