Горячая пора: Пересмотренный стандарт ISO 15489 и будущее управления документами, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.ru/2018/03/iso-15489-1.html )

После долгого и порой болезненного процесса разработки, к 2016 году была подготовлена пересмотренная редакция стандарта, которая была одобрена нашими коллегами и опубликована Международной организацией по стандартизации (ИСО). Стандарт, который был официально представлен общественности в мае того же года в Веллингтоне, Новая Зеландия - ISO 15489:2016 «Управление документами - Понятия и принципы» - уходит от сохранившихся обычаев и практик, связанных с бумажным делопроизводством, и предлагает набор «готовых для использования в электронной среде» принципов, лежащих в основе управления документами, а также описания ключевых методов, инструментов и процессов создания, захвата и управления документами во всех формах.

В стандарте описываются базовые виды работ, поддерживающих создание и управление документами таким образом, чтобы  удовлетворялись законодательно-нормативные и деловые требования, а также ожидания общественности. Он объясняет, как эффективно и подотчетным образом реагировать на происходящие со временем изменения в этих требованиях. ISO 15489-1:2016 также перечисляет ключевые процессы и инструменты контроля и управления, необходимые в управлении документами, с акцентом на гибкие варианты реализации в различных деловых условиях. Подчеркивается важность метаданные и их ключевая роль. По тесту стандарта подходы к разработке и внедрению процессов работы с метаданными согласованы с существующими рекомендациями в стандарте ISO 23081 [4], тем самым поддерживая все аспекты создания и управления документами.
В обновлённом стандарте особое внимание уделяется документационному анализу как наиболее важному инструменту, обеспечивающему надлежащее и эффективное управление документами. В ходе обсуждений в рабочей группе данный вопрос был одним из самых спорных. В пересмотренном ИСО 15489:2016 понятие документационного анализа (appraisal – традиционно это термин толкуется как «экспертиза ценности» - Н.Х.) используется в австралийском смысле и трактуется куда более широко, чем это привычно в ряде юрисдикций. В этой связи было и остается необходимым явным образом напомнить пользователям стандарта о том, что данное понятие, не ограничиваясь отбором документов на постоянное архивное хранение, расширено таким образом, чтобы охватывать анализ деловой деятельности [с точки зрения управления документами – Н.Х.], требований и рисков, помогая принимать решения по широкому кругу связанных с документами вопросов.

Как мы это знаем в Австралии, данные, собираемые в рамках такого, регулярного проводимого документационного анализа, необходимы для правильно функционирующей программы создания и управления документами - в любой среде. Такой стратегический подход «на упреждение» особенно ценен для установления приоритетности работ по проектированию систем и сервисов, где присутствуют требования по управлению документами, а также для того, чтобы справляться с объемами и сложностью электронных документов. Была сформирована новая рабочая группа ИСО для описания того, как проводить документационный анализ в интересах управления документами, - с тем, чтобы  продолжить продвижение этой новой точки зрения среди международной аудитории.

В пересмотренном стандарте мы намеренно избегали определенных вопросов ради того, чтобы наилучшим образом достичь те цели, которые мы поставили перед собой в самом начале работы. Объясняя роль документационного анализа как необходимого элемента при принятии любых решений, касающихся управления документами, мы по сути дела охватили ранние этапы методологии DIRKS, впервые описанной в австралийском стандарте AS 4390 1990-х годов (предшественнике стандарта ISO 15489:2001). Мы решили не специфицировать дополнительно методологию проектирования и внедрения систем в новой редакции стандарта, с тем, чтобы этот вопрос мог решаться в соответствии с местными или отраслевыми предпочтениями. Мы изучим возможность дать дополнительные рекомендации в других стандартах и технических отчетах ИСО по вопросам управления документами [5].

Стандарт не определяет свою целевую аудиторию. Такое решение было принято отчасти для того, чтобы не складывалось впечатление, что стандарт имеет отношение только к профессионалам, работающим с документами в определенных условиях – специалистам по управлению документами, архивистам и т.д. – тем самым помогая нам реализовать свои устремления в отношении этого документа, проистекающие из идеи документационного континуума.

Стандарт не является сертификационным и не содержит требований, которые могли бы быть проверены в ходе аудита. Мы предпочли подготовить нормативное утверждение о том, что такое управление документами, и оставить вопросы проверки качества или соответствия законодательно-нормативным требованиям на усмотрение национальных или отраслевых органов по стандартизации. Мы считаем, что это был наиболее уместный подход для выполнения работы, которая, как мы знаем, вызывает много споров; а также для обеспечения того, чтобы не ограничивались возможности для применения инновационных подходов.

С момента выпуска новой редакции в 2016 году я заметила, что реакция на стандарт была интересной смесью любопытства, позитивности и, иногда, непонимания. В некоторых странах переход к ведению деловой деятельности в электронной форме всё ещё находится на ранних стадиях, и в таких случаях необходимо заверить коллег в том, что, хотя новый стандарт ориентирован на электронную среду, он по-прежнему в полной мере применим в бумажной или гибридной среде.

В некоторых странах наше использование термина «appraisal» требует дополнительных объяснений и «продажи» преимуществ той работы, которую мы описываем.

Мой комментарий: Авторы новой редакции не захотели пойти по самому простому пути, избавлявшему от всех этих терминологических неурядиц,  - что, однако, требовало от австралийцев и их соратников поступиться «своим» термином. Достаточно было вместо навязывания нового определения традиционного и по-прежнему востребованного термина ввести новый! Собственно, уже после публикации стандарта по этому пути пошли испанские специалисты, чей вариант терминологии («документационный анализ») я и позаимствовала.

Как я подчеркиваю в своих докладах о новом стандарте, незнакомство с некоторыми из представленных нами идей и опасения по поводу того, что «за бортом» останутся некоторые из наших старых методов, могут представлять собой проблему. В то же время для специалистов по управлению документами как профессии сейчас наступает горячее, решающее время. Без восприятия инноваций и сосредоточения внимания на особом вкладе, который мы вносим в подотчетность и эффективность деловой деятельности, прямо сейчас и в долгосрочной перспективе, мы рискуем постепенно стать ненужными.

Специалисты по управлению документами располагают уникальными и невероятно ценными знаниями и навыками, но наши стремления заявить об этом часто оказывались неудачными ввиду чрезмерно регламентирующих или не помогающих в работе, зацикленных на разных контрольных списках попыток донести эти знания. Нам следует использовать более незашоренные подходы к людям, с которыми нам нужно работать (в частности, к ИТ-специалистам), чтобы создавать инновационные решения для задач управления документами, а также обеспечивать деловую отдачу своим работодателям и сообществам посредством наших усилий по осознанию меняющихся потребностей в области управления документами. Пересмотренный международный стандарт ISO 15489:2016 «Информация и документация. Управление документами - Понятия и принципы» как раз и был разработан, чтобы помочь нам всё это сделать.

Примечания:

[1] В рамках ИСО рабочая группа и ещё более компактная Редакционная группа формируются путем голосования в головном комитете (в нашем случае, это был технический подкомитет ISO/TC46/SC11 «Управление документами», см. https://www.iso.org/committee/48856.html ). В нашей рабочей группе WG13 редакционная группа включала представителей Австралии, Голландии, Франции, Швеции, Соединённых Штатов, Канады и Эстонии, и на протяжении её существования её численность колебалась от 7 до 9 человек.

Мой комментарий: Редакционная группа была, я бы сказала, необходимым злом. С одной стороны, её члены достаточно эффективно блокировали попытки остальных членов технического комитета и рабочей группы повлиять на текст стандарта, упорно продвигая собственные, порой довольно спорные взгляды. С другой стороны, учитывая очень большую разницу мнений практически по всем существенным вопросам, без такой группы документ вообще сложно было бы подготовить. В результате новая редакция стандарта ISO 15489 оказалась сильно перекошена в пользу специфической австралийской точки зрения  на управление документами – а хорошо это или плохо, покажет время.

[2] Кейт Камминг (Kate Cumming), Касси Финдей (Cassie Findlay), Анн Пико (Anne Picot) и Барбара Рид (Barbara Reed) «Пересмотр архивных методов» (Reinventing Archival Methods). Статья также доступна в виде препринта по адресу  Also available as a preprint at: https://rkroundtable.org/2014/08/01/introduction/  (на эту тему см. также https://rusrim.blogspot.ru/2012/12/i.html - Н.Х.)

[3] Всемирный экономический форум (World Economic Forum) «Глубокий сдвиг: Обзорный отчет о трансформационных технологических изменениях и их социальных последствиях», (Deep Shift: Technology Tipping Points and Societal Impact Survey Report), сентябрь 2015 года, см.: http://www3.weforum.org/docs/WEF_GAC15_Technological_Tipping_Points_report_2015.pdf 

[4] См. ISO 23081-1:2006 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов – Часть 1: Принципы» (Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles). - адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=166090 – Н.Х.

[5] На момент написания этой статьи, работа в техническом подкомитете ИСО TC46/SC11 по тематике проектированию и внедрению систем проходила в форме пересмотра стандарта ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments) в 3-х частях.

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: блог Касси Финдлей
https://cassiefindlay.com/2018/03/12/crunch-time-the-revised-iso-15489-and-the-future-of-recordkeeping/