Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: 10 основных цифровых тенденций, влияющих на управление документами, информацией и контентом

Данная заметка Ирене Чимин (Irene Chymyn) была опубликована 12 марта 2018 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Недавно мы посетили выставку, на которой была представлена общая картина современных цифровых тенденций, и мы увидели, как эти тенденции связаны с развитием решений в области управления документами, информацией и контентом.

Некоторые из обсуждавшихся тенденций касались пользователей и того, как они используют – и требуют – технологии:

• Пользователи меняют способ применения информационных технологий (ИТ) – они требуют, чтобы эти технологии всегда были включены, подключены к сетям и предоставляли информацию в режиме реального времени;


• Пользователи также меняют модели проведения закупок. Теперь программные приложения предлагаются в Интернете, при этом используются модели на основе подписки, не требующие какой-либо помощи и поддержки от ИТ-службы. С точки зрения управления документами, государственным органам следует оценить свои деловые потребности, ценность и конфиденциальность своей деловой деятельности, а также создаваемых в её рамках документов, прежде чем закупать и внедрять какие-либо веб-приложения;


• Поставщики инвестируют средства в трансформацию традиционных приложений на локальных серверах в мобильные приложения (app-ification) с тем, чтобы привлечь пользователей и заручиться их поддержкой. Такая трансформация обеспечивает интуитивную понятность программного обеспечения и его доступность через мобильные устройства.

Модель развертывания систем для управления документами, информации или контентом смещается с локальных решений на собственной площадке к гибридным или же к чисто облачным. Этот сдвиг потенциально обещает сделать интеграцию документных систем с предоставляемым как услуга программным обеспечением менее сложной. Тем не менее, прежде чем переносить свои документные системы в облако, убедитесь, что Вы выполнили условия, установленные в Типовых правилах перемещения документов за пределы штата Новый Южный Уэльс GA35 (Transferring records out of NSW for storage with and maintenance by service providers based outside of the State, https://www.records.nsw.gov.au/node/649 ).

Очень большое внимание уделяется программному обеспечению для аналитики данных и тому, как развиваются такого рода приложения. В число этих приложений входят, в частности, те, которые

• Предоставляют функциональные возможности для визуализации данных, и в которых можно создавать графики, карты и информационные панели и манипулировать ими;


• Позволяют коллективно использовать идеи и знания для целей принятия решений и сотрудничества;


• Поддерживают доставку аналитики / отчетов в любом формате на любое устройство.

Автоматизация работы с метаданными и классификации в рамках управления документами

Мы внимательно следим за этой тенденцией, поскольку она потенциально способна изменить управление документами, каким мы его знаем. Идея заключается в том, что новые технологии способны автоматически и последовательно снабжать документы и информацию метаданными, помогающими вести поиск и проводить просмотр материалов, сгруппированных по заданным критериям (faceted browsing).

Использование технологий машинного позволит систематически и последовательно выполнять классификация документов, с установлением им сроков хранения, отсчитываемых от наступления событий-триггеров. Следует отметить, что архивно-документационная служба штата на прошлогоднем Форуме специалистов по управлению документами (Records Managers Forum) представила результаты собственного пилотного проекта по применению технологий машинного обучения (см. https://futureproof.records.nsw.gov.au/podcast/episode-76/ , см. также пост на моём блоге http://rusrim.blogspot.ru/2018/01/2017.html - Н.Х.).

Что это значит для нас и для Вас?

Попросту говоря, нам необходимо освоить новые знания и навыки; а с учётом того, насколько быстро развиваются технологии – каждому, по-видимому, необходимо стать специалистом по работе с данными, бизнес-аналитиком, специалистом по эргономике или же разработчиком программного обеспечения; и, конечно же, экспертом по правовым вопросам, способным интерпретировать положения и условия, связанные с закупкой программных приложений.

Ирене Чимин (Irene Chymyn)

Рисунок: Quantum Computing by Kevin Dooley Attribution (CC BY 2.0)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
https://futureproof.records.nsw.gov.au/top-digital-trends-2018/