Арбитражная практика: За несохранение договоров организации оштрафована на 30 тысяч рублей

Регулярно выступая с лекциями о сроках хранения документов, я обращаю внимание коллег на то, что организация обязана хранить документы, на основе которых она принимала юридически значимые решения. При этом важно иметь в виду, что в таком случае сохранять нужно даже поддельные документы.

Интересное дело № А73-16413/2016 рассмотрел Арбитражный суд Хабаровского края в апреле 2017 года. Дело в том, что гражданка утверждала, что договоры, которые не сохранил кредитный кооператив «Первый Дальневосточный», она никогда не заключала. Суд при рассмотрении дела отметил, что у организации «имеется обязанность по сохранности документов вне зависимости от того, каким образом оформлялись договоры, с нарушением закона либо без».

Суть спора

В августе 2016 года Управлением Службы по защите прав потребителей финансовых услуг и миноритарных акционеров в Дальневосточном федеральном округе Центрального банка РФ по результатам рассмотрения жалобы гражданки - пайщика кредитного кооператива «Первый Дальневосточный» были выявлены нарушения кооперативом условий и порядка хранения документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены законодательством, и были установлены факты, указывающие на наличие события административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 4 статьи 13.25 КоАП РФ.

Между кооперативом и гражданкой в октябре 2015 года был заключен договор займа со сроком исполнения обязательств до октября 2020 года. Обязательства по договору займа были обеспечены договором поручительства и договором залога. Кооператив не обеспечил сохранность этих документов.

Для справки: Пунктом 9 части 1 статьи 29 Федерального закона от 18.07.2009 № 190-ФЗ «О кредитной кооперации» предусмотрено, что кредитный кооператив обязан хранить другие документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, иными федеральными законами, уставом кредитного кооператива и внутренними нормативными документами кредитного кооператива.

Кредитный кооператив хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены законодательством Российской Федерации (часть 2 статьи 29 Федерального закона № 190-ФЗ).

Согласно пункта 340 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства, документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств подлежат хранению в течение пяти лет после полного исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или иным основаниям.

В сентябре 2016 года в отношение кооператива был составлен протокол об административном правонарушении по части 4 статьи 13.25 КоАП РФ и общество было оштрафовано на 30 тысяч рублей.

Не согласившись со штрафом, кооператив обратился в суд.

Позиция Арбитражного суда Хабаровского края

Суд отметил, что пунктом 21.3 Устава КПК «Первый Дальневосточный» предусмотрена обязанность кредитного кооператива по обеспечению учета и сохранности документов, перечень которых установлен правовыми актами Российской Федерации, в том числе по личному составу, а в случае реорганизации или ликвидации обеспечивает своевременную передачу их на государственное хранение.

Согласно п. 2.2 действующей Инструкции о порядке и сроках хранения документов в кредитном потребительском кооперативе, утвержденной директором в апреле 2014 года, документы, связанные с членством в кооперативе, а именно, договоры займа поручительства и залогов кредитный кооператив обязан временно хранить на бумажном носителе в течение 2-х лет с момента исполнения обязательств.

Управлением Службы по защите прав потребителей финансовых услуг и миноритарных акционеров в Дальневосточном федеральном округе в ходе рассмотрении жалобы пайщика кредитного кооператива в июле 2016 года, содержащей сведения о передаче кредитным кооперативом информации в бюро кредитных историй о заключении с ней договоров займа при отсутствии таковых, в кооперативе была запрошена информация по обстоятельствам заключения с гражданкой договоров.

Согласно представленной кооперативом информации, в ноябре 2015 года между кредитным кооперативом и гражданкой был заключен договор займа, исполнение обязательств по которому было обеспечено договором поручительства и договором залога. При этом указанные выше договоры кредитным кооперативом не были представлены в Управление по причине их отсутствия.

Мой комментарий: Отмечу несколько важных моментов. Договор с гражданкой был заключен Уссурийским филиалом кооператива, который в августе 2016 года был реорганизован в отдельное юридическое лицо - Кредитный потребительский кооператив «Уссурийск ДВ».  Материалами дела было установлено, что оригиналы договора займа и договора поручительства новым кооперативом в сентябре 2016 года были представлены в ОЭБ и ПК ОМВД России по г. Уссурийску (там, похоже, расследовали уголовное дело - Н.Х.), т.е. они не были переданы при реорганизации в КПК «Первый Дальневосточный».

Кооператив утверждал, что договоры кооперативом не оформлялись, заём гражданке не выдавался, в связи с чем исполнить обязанность по хранению документов кооператив не имел.

Суд данный довод не принял, поскольку материалами дела подтверждается обратное, - в том числе расходным кассовым ордером о выдаче денежных средств гражданке.

Суд отметил, что в материалы дела представлено заключение эксперта, согласно которому рукописные тексты и подписи от имени гражданки (расходный кассовый ордер и заявление о выдаче займа) выполнены не ею.

По мнению суда, в любом случае у КПК «Первый Дальневосточный» имеется обязанность по обеспечению сохранности документов вне зависимости от того каким образом оформлялись договоры, с нарушением закона или без. Установлен факт выдачи денежных средств в размере 175 тысяч рублей, в том числе и частичное погашение задолженности, в связи с чем кооператив обязан предпринимать меры по сохранению документов.

То обстоятельство, что гражданка, возможно, не получала денежных средств, не имеет значения - займ был оформлен, денежные средства выданы, в связи с чем кооператив обязан предпринять меры по сохранению документов.

Суд отметил, что в материалах делах отсутствуют сведения о принятии кооперативом исчерпывающих мер по соблюдению требований законодательства, по недопущению вменяемого правонарушения и невозможности его предотвращения. Так КПК «Первый Дальневосточный» не осуществлял контрольных, проверочных мероприятий за деятельностью своих должностных лиц по выдаче займов и оформлению договоров, контрольно-ревизионных комиссий не создавалось, не проводились иные мероприятия по контролю, тогда как он имел возможность осуществлять такие мероприятия и контролировать деятельность своих должностных лиц, а также документооборот.

КПК «Первый Дальневосточный», вступая в правоотношения, регулируемые законодательством РФ, должен был не только знать о существовании обязанностей, вытекающих из законодательства по сохранению архивных документов, но и обязан был обеспечить исполнение своих публично-правовых обязанностей, то есть соблюсти ту степень заботливости и осмотрительности, которая необходима для строго выполнения требований закона.

Арбитражный суд отказал в удовлетворении требований Кредитного потребительского кооператива «Первый Дальневосточный» о признании незаконным и отмене постановления Отделения по Хабаровскому краю Дальневосточного главного управления
Центрального банка РФ.

Шестой арбитражный апелляционный суд в мае 2017 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Хабаровского края, а апелляционную жалобу – без удовлетворения.

Арбитражный суд Дальневосточного округа в августе 2017 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Хабаровского края, постановление Шестого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу – без удовлетворения.

Мой комментарий: Позиция суда очень логична: если даже Вы осуществили выдачу денег на основании поддельных договоров, пусть даже иному лицу, Вы обязаны хранить их в соответствии с установленными сроками хранения.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/