Брошюра с инфографикой, частично процитированная в данном посте, была выложена на сайте архивно-документационной службы австралийского штата Виктория в конце ноября 2017 года.
В ходе опросов у государственных органов штата были запрошены детальные сведения об охвате и объёмах хранения физических и электронных документов. Эти опросы проводились с целью помочь государственным органам в планировании их работ по хранению, уничтожению и передаче документов на архивное хранение. Результаты показывают, что в течение следующих пяти лет значительное количество физических и электронных документов необходимо будет либо уничтожить, либо передать в архивы штата на постоянное хранение.
Ключевые результаты
Физические документы
В общей сложности государственные органы штата хранят около 399 погонных километров документов временного срока хранения, причем значительную часть - без необходимости, поскольку эти документы могут быть вполне законно уничтожены. Между тем, ключевые по важности документы подвергаются риску, и общественность не в состоянии без проблем получить доступ к имеющим значение для истории штата документам, которые должны находиться под контролем архивно-документационной службы PROV [документов постоянного срока хранения в распоряжении ведомств - 47 км – Н.Х.]
18 государственных органов сообщили о том, что хранят исторические документы (созданные до 1900 года) в небезопасных или рискованных местах – в складских помещениях, бытовках, транспортных контейнерах или подвальных помещениях.
Во многих государственных органах программы уничтожения и передачи документов на архивное хранение не планируются и не обеспечиваются ресурсами адекватным образом. Как сообщили опрошенные органы, нехватка ресурсов является основным препятствием для передачи документов постоянного срока хранения в PROV. Это, по-видимому, означает, что многие руководители ведомств не выполняют свои обязательства в соответствии с Законом о государственных документах штата 1973 года (Public Records Act 1973).
Хранение электронных данных
Полученные результаты (см. рис.) показывают довольно высокие темпы роста объёмов электронных данных - от 5% до 33%. Это может быть связано с увеличением фокуса на создание и захват информации в электронном виде, а также с трудностями в выявлении и удалении дублетных, системных данных и сведений об ошибках.
На рис. показаны объемы хранимых 8 ведомствами данных (в терабайтах), и их динамика за последние три года
При этом почти половина респондентов не были уверены в надёжности представленных ими сведений об общих объемах их электронных данных и в оценках темпов роста.
Переход с физических документов на электронные
Для передачи электронных документов в архивно-документационную службу штата (PROV), документы должны быть сформированы в формате VEO (VERS Encapsulated Object - используемый в штате стандартизированный контейнерный формат – Н.Х.). Уровень способности формировать VEO-объекты относительно низок. Это говорит о том, что органам власти может потребоваться внешняя помощь для подготовки электронных документов к передаче в формате VEO. Ведомства находятся на очень разных уровнях в своей способности перейти от бумажного к электронному делопроизводству.
К числу основных, по мнению государственных органов, проблем, связанных с управлением электронными документами, относятся: безопасность данных (29%), компетентность персонала и потенциал систем (43%), затраты и ресурсы (14%), устаревшие системы и данные (14%).
Планы по организации хранения данных на следующие пяти лет следующие:
- Продолжат следовать текущей стратегии - 36%,
- Будут использовать облачное решение - 39%,
- Будут применять коллективно-используемое решение (вместе с другими государственными органами) - 19%,
- Будут использовать коммерческие услуги хранения - 6%.
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Виктория
https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/INFO%20GRAPHIC%20Record%20Survey%202016-17%20FINAL%20V1.0%20AJ%2020171121.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий