Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Подходы к управлению документами в социальных сетях, имеющими длительные сроки хранения

Данная заметка Ирене Чимин (Irene Chymyn) была опубликована 29 января 2018 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Способы использования социальных сетей государственными органами многочисленны и разнообразны, но в целом социальные сети используется для распространения информации и вовлечения общественности в обсуждение вопросов, касающихся политик, новых и существующих услуг (включая перебои с их оказанием), а также государственных проектов и инициатив.

В нашем руководстве «Стратегии управления информацией в социальных сетях» (Strategies for managing social media information, https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/strategies-for-managing-social-media-information ) мы перечислили различные стратегии, применяемые в зависимости от деловых потребностей и рисков.

По мере того, как платформы и технологии социальных сетей становятся более зрелыми и предлагают более широкий спектр услуг, мы рекомендуем государственным органам рассмотреть возможность оставлять имеющие статус документов материалы в социальных сетях на их исходной платформе или в исходном приложении, поскольку большинство этих документов имеет небольшие сроки хранения, а связанные с деловой деятельностью риски невелики.

Мы также выделили ряд подходов к обеспечению сохранности документов в социальных сетях, имеющих длительные сроки хранения, - но Вам следует подумать о них лишь в том случае, когда имеется деловая необходимость сохранять эти документы на площадке самой организации или если документы поддерживают деловые процессы высокого риска.

Использование сервисов архивации платформы социальной сети

Крупные игроки на поле социальных сетей, такие как Twitter, Facebook, Youtube, предоставляют способы, дающие пользователям возможность скачать выложенный в социальной сети контент, что очень хорошо. Этот подход, однако, по-прежнему является ручным процессом и не обеспечивает свободы действий и гибкости, если требуется дополнительная информация или настройка.

Использование API-интерфейсов прикладного программирования

Ещё одним подходом является использование интерфейсов прикладного программирования (API), предоставляемых платформами социальных сетей, которые обеспечивают доступ к первичным данным социальных сетей. Этот подход требует дополнительной обработки для преобразования данных социальных сетей в удобный для пользователя формат. Следует отметить, что первичные данные очень полезны для научно-исследовательских целей и для повторного использования информации.

Использование инструментов архивации контента социальных сетей

Использование инструментов архивации контента социальных сетей - это еще один подход, используемый рядом государственных органов. Он представляется многообещающим, поскольку эти инструменты, как утверждают их создатели, позволяют государственным органам исполнять свои различные обязательства по управлению документами, включая требования Закона о государственных документах штата (State Records Act). Тем не менее, качество, с которым инструмент выполняет архивацию, зависит от понимания поставщиками того, что такое «архивация».

Ниже приведен ряд функциональных требований с точки зрения управления документами, которые мы сочли желательными для инструментов архивации в социальных сетях:

• Способность на любой платформе социальных сетей захватывать все документы, включая:
  
  
  • исходные посты в социальных сетях, связанные с ними комментарии, одобрения (лайки)/неодобрения, хеш-теги, эмодзи (идеограммы и «смайлики») и, если необходимо, удаленные сообщения и комментарии;
  
  
  • встроенные изображения, видео, файлы и ссылки на другие веб-сайты;


• Способность управлять захваченными документами, включающая:
  
  
  • тегирование и захват назначенных пользователем метаданные для классификации или группировки документов;
  
  
  • удаление документов;
  
  
  • авторизация удаления документов;
  
  
  • выделение документов, подлежащих постоянному или длительному хранению;
  
  
  • предотвращение внесения изменений в захваченных документы из социальных сетей;
  
  
  • управление правами и привилегиями доступа и безопасности;


• Способность захватывать метаданные, относящиеся к посту (сообщению), включая захват отметок времени и системной информации;


• Способность отображать захваченные документы в человеко-читаемых форматах;


• Способность экспортировать документы из системы в различных форматах - json, xml, html, csv, pdf.

И, самое главное, инструмент архивации контента социальных сетей должен иметь хорошие средства поиска.

Приведенный выше список не является исчерпывающим, и все эти возможности не обязательно потребуются в каждом сценарии, - но он предоставляет достаточные сведения для оценки инструментов архивации на предмет их способности обеспечить выполнение требований к управлению документами.

Сведения о том, какие стратегии и инструменты следует использовать для управления Вашими документами в социальных сетях, можно найти по адресу https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/strategies-for-managing-social-media-information .

Пожалуйста, свяжитесь с нами, если у Вас есть желание рассказать о своих усилиях по управлению документами в социальных сетях или о стратегиях обеспечения их долговременной сохранности.

Ирене Чимин (Irene Chymyn)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
https://futureproof.records.nsw.gov.au/approaches-to-managing-social-media-records-with-long-term-retention-periods/