Австралия: Касси Финдлей о новой редакции стандарта управления документами ISO 15489-1

Данная заметка известного австралийского специалиста Касси Финдлей (Cassie Findlay – на фото) была опубликована 26 апреля 2016 года на портале Archives Live (  http://archiveslive.ning.com/ ) под заголовком «Уже доступна новая пересмотренная редакция части первой стандарта ISO 15489» (New revised ISO 15489 Part 1 now available). Напомню, что сама Касси непосредственно организовывала в рабочей группе работу по пересмотру стандарта ISO 15489.

C большим удовольствием сообщаю Вам о том, что новая редакция первой части стандарта ISO 15489 (её официальное обозначение: ISO 15489-1:2016) опубликована и её можно приобрести в интернет-магазинах ИСО и национальных органов по стандартизации.

Мой комментарий: Подборку постов об ISO 15489 на моем блоге см. по адресу http://rusrim.blogspot.ru/search/label/ISO%2015489

Из аннотации стандарта:

«Международный стандарт ISO 15489-1:2016 определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию документов, их захвату и управлению ими. Стандарт описывает концепции и принципы, касающиеся:

• Документов, их метаданных и документных систем;


• Политик, распределения обязанностей, а также мониторинга и обучения, поддерживающих эффективное управление документами;


• Регулярно проводимых анализа условий деловой деятельности и идентификации требований к документам;


• Мер и средств контроля и управления документами; и


• Процессов создания, захвата и управления документами.

Стандарт ISO 15489-1:2016  распространяется на создание, захват и управление документами во времени, независимо от их структуры или формы, во всех видах деловой деятельности и технологических сред.»

Стандарт можно найти на австралийском портале http://infostore.saiglobal.com/ (ищите по ключевому слову 15489 среди публикаций ISO, и он, скорее всего, будет первым в списке результатов).

Это новая редакция части первой стандарта, которая описывает принципы и концепции. Есть целый ряд вопросов, которые в новой редакции изложены иначе. В целом изменения следующие:

• В большей степени учтены особенности управления документами в условиях электронной среды (при этом стандарт сохранил свою технологическую нейтральность);


• Сделан больший акцент на методы и средства контроля над документами - метаданные, классификацию, доступ и безопасность, а также окончательное решение судьбы документов (уничтожение либо передача на постоянное архивное хранение – Н.Х.);


• Дана новая трактовка понятия «экспертизы ценности» (appraisal) как аналитического подхода, позволяющего решать, какие документы должны быть захвачены и сохранены, наряду с традиционной работой по установлению сроков хранения. Экспертиза ценности стала аналитической концепцией (её, как мне кажется, точнее называть «анализом процессов управления документами и экспертизой ценности документов» - Н.Х.), на основе которой могут приниматься различные решения.

Стандарт ISO 15489 является «флагманским» для специалистов по управлению документами, и его новая редакция дополняется целым рядом других стандартов и технических отчетов ИСО, описывающих основные инструменты и методы в составе нашего профессионального арсенала, включая стандарты по метаданным документов, по системе менеджмента документов, по проведению анализа деловых процессов и многие другие.

Ответственную за разработку стандарта рабочую группу возглавлял Ханс Хофман (Hans Hofman), которого многие из австралийских коллег знают, и его лидерские качества (а также терпение и упорство!) сыграли решающую роль в успешном завершении проекта пересмотра стандарта.

На 2016 год запланированы дальнейший обмен мнениями и доклады о пересмотренном стандарте, которые начнутся в начале мая 2016 года с докладов на встрече членов профильного технического комитета ИСО в Веллингтоне (Wellington), Новая Зеландия.

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: портал Archives Live
http://archiveslive.ning.com/forum/topic/show?groupUrl=standards-for-archives-records&id=6334236%3ATopic%3A89461&xg_source=msg