Сохранение президентских документов в США: Новые проблемы электронной эпохи

Статья известного американского специалиста, вице-президента компании Nuix по вопросам полномасштабного управления информацией Джули Колган (Julie Colgan – на фото) была опубликована 4 мая 2016 года на её блоге на сайте компании Nuix.

20 января 2017 года у Соединенных Штатов проявится новый Президент. В соответствии с Законом о президентских документах  (Presidential Records Act, PRA) 1978 года, Исполнительным приказом 13489 и законом HR1233 (это закон 2014 года о внесении изменений в законы о федеральных и президентских документах), документы Барака Обамы (Barack Obama) и его администрации будут переданы на постоянное хранение Архивисту Соединенных Штатов (Archivist of the United States, AOTUS) и Национальным Архивам США (NARA).

«Готова поспорить, что ему-то не нужно было сдавать большие объёмы электронной почты» (Фото: Vincent Desjardins)

Хотя этот вопрос может казаться достаточно обыденным, реальность такова, что объем президентских документов и других документов исполнительной власти за время работы последних двух администраций испытал взрывной рост. Когда Билл Клинтон покинул свой пост в 2001 году, он передал в Национальные Архивы около 20 миллионов электронных писем и в общей сложности около 2 терабайт данных. Когда Джордж Буш покинул Белый Дом в 2009 году, он передал Национальным Архивам уже около 200 миллионов электронных писем, а также 70 миллионов страниц текстовых документов и 4 миллиона электронных фотографий – в общей сложности около 77 терабайт. Коллекция одной только электронной переписки Дж. Буша сама по себе превышает по объёму полную коллекцию текстовых материалов любого другого президента.

«В настоящее время фонды президентских библиотек в электронной форме по объёму гораздо больше, чем бумажные. Действительно, одна лишь система электронной почты администрации Джорджа Буша во много раз больше текстовых фондов любой другой президентской библиотеки. С этими электронными фондами связаны новые проблемы в части обработки и предоставления президентских документов. Из-за их объёмов экспоненциально возрастает объём материалов, по которым архивисты должны провести поиск и отбор документов, имеющих отношение к запросу – это сам по себе длительный процесс, выполняемый до того, как начинается собственно аналитическая работа.  На этапе же анализа более неформальный стиль, используемый в президентских электронных письмах, часто приводит к перемешиванию персональной и официальной документированной информации в рамках одного и того же электронного письма, из-за чего требуется больше трудозатрат на цензурирование.»

Источник: Отчет Национальных Архивов США об альтернативных моделях для президентских библиотек (Report on Alternative Models for Presidential Libraries Issued in Response to the Requirements of PL 110-404, September 25, 2009,  http://www.archives.gov/presidential-libraries/reports/report-for-congress.pdf )

Если мы экстраполируем почти 35-кратное увеличение в объеме документов, сданных соответственно администрациями Клинтона и Дж. Буша, на администрацию Обамы, то Национальным Архивам, возможно, придется собрать, сохранять, управлять и обеспечивать доступ к более чем 2,5 петабайтам данных. Ещё более усложняет проблему то, что Президент Обама стал первым Президентом США, использовавшим общественные интернет-форумы для ведения своей официальной деятельности, в том числе Facebook, Twitter и YouTube. Мы теперь собираем не одни только рукописные протоколы заседаний и подписанные собственноручной подписью документы - те времена давно прошли.

Растущая озабоченность

Проблема использования нескольких платформ для создания документов связана, однако,  не только с социальными сетями. Обама, как минимум, использует такие устройства. Как iPad, Blackberry и Mac, с помощью которых могут создаваться и распространяться президентские документы. И не будем забывать о вице-президенте Байдене (Biden), на которого также распространяется действие Закона о президентских документах. Как в последнее время ярко продемонстрировал скандал по поводу личного почтового сервера электронной почты кандидата в президенты и бывшего госсекретаря США Хиллари Клинтон (Hillary Clinton), а также более ранние споры по поводу электронной почты Дж. Буша, по-прежнему существует потенциальная возможность создания и хранения государственных документов вне из поля зрения Архивиста и Национальных Архивов США, - и в конечном счете, вне поля зрения американской общественности.

В мае 2011, давая показания на слушаниях, проводимых Комитетом по надзору и реформе государственного управления (Oversight and Government Reform Committee) Палаты представителей Конгресса США, директор по информационным технологиям (CIO) Административного управления канцелярии президента (Executive Office of the President, EOP), Брук Колангело (Brook M. Colangelo) сообщил о том, что EOP автоматически «архивирует входящие и исходящие сообщения электронной почты в почти-реальном времени и в оригинальном формате вместе с присоединенными файлами, независимо от того, были они отправлены или получены с компьютеров EOP или же с принадлежащих EOP смартфонов BlackBerry». Он также сообщил о том, что автоматически архивируются SMS- и PIN-сообщения.

Учетная запись Президента США Обамы в Твиттере. Использование Президентом Обамой социальных сетей приводит к созданию целого нового пласта документов, которые Национальные Архивы должны архивировать.

Тем не менее, когда его спросили об интернет-сайтах, таких как Facebook или Twitter, г-н Колангело сказал, что из-за отсутствия на рынке доступных по цене и надежных коммерческих программных решений для автоматизации архивирования такого контента, задача архивации «решается пошагово, компонент за компонентом», с применением ручных методов наряду с автоматизированными и полуавтоматизированными.

Прозрачность в отношении президентских и других государственных документов является краеугольным камнем для подотчетной представительной формы правления. Возможность в полной мере выявить, понять, классифицировать и обеспечить управление государственными документами не следует делать заложником мешанины ручных и полуавтоматических процессов. При использовании правильных технологий и при наличии готовности и желания работать несколько иначе, чем это делалось всегда, ни 77 терабайт администрации Дж. Буша, ни даже возможные 2,5 петабайт данных нынешней администрации, не представляют собой нерешаемой проблемы.

Джули Колган (Julie Colgan)

Мой комментарий: Я – оптимист. Я уверена, что при нынешнем отношении к делу большая часть электронных материалов, созданных в ходе деятельности администраций президентов Путина и Медведева, будет безвозвратно утрачена, однако кое-что всё равно сохранится – но не благодаря усилиям спрятавшегося сейчас за президентскую спину Росархива, а вопреки его (скажу мягко) равнодушию. Чтобы птица Феникс возродилась из пепла, её иногда просто необходимо своевременно бросить в костёр! :)

Источник: блог на сайте компании Nuix
http://www.nuix.com/blog/presidential-recordkeeping-new-challenges-digital-age