Внесены изменения в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 внесены изменения в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Предложения по внесению изменений были подготовлены ВНИИДАД в 2014 году в рамках реализации Государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)». На их согласование и утверждение ушло 2 года.

В марте 2015 года о ходе подготовки изменений рассказал заместитель руководителя Федерального архивного агентства (Росархива) О.В.Наумов. Уже тогда было сказано о том, что изменения не несут в себе чего-либо радикального и революционного:

Выступление заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова на расширенном заседании коллегии Росархива 4 марта 2015 года

Разработка предложений была обусловлена необходимостью приведения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в соответствие с законодательными и другими нормативными актами, изданными за период с 2011 по 2014 год, с учетом накопленного практического опыта применения Правил и достижений в области использования электронных документов и электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

Предлагаемые изменения сводятся к уточнению терминов и определений, состава реквизитов, отдельных нормативных положений по организации работы с документами – регистрации, учету, исполнению, согласованию и другим процедурам работы с документами в системах электронного документооборота.

В сентябре 2015 года это же подтвердил и руководитель ведомства А.Н.Артизов:

Доклад руководителя Росархива А.Н. Артизова «О совершенствовании законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела» на заседании Совета по архивному делу (22 сентября 2015 г., г. Ярославль)

Эти изменения позволят устранить имевшие место противоречия в ряде позиций Правил делопроизводства, уточнить требования к организации работы с документами, что будет способствовать повышению эффективности деятельности аппарата федеральных органов исполнительной власти, снижению трудозатрат, связанных с обработкой документированной информации за счет более полного перехода к электронному документообороту …

Как и было обещано руководством Росархива, основные изменения коснулись:

• Терминологии;


• Состава реквизитов;


• Незначительных уточнений в работе с электронными документами.

По сравнению со всем остальным наиболее существенными являются изменения в терминологии, которая отчасти приведена в соответствие с новым терминологическим стандартом ГОСТ Р 7.0.8-2013:

• Реквизит документа
  
  Было: Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа
  
  Стало: Реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним
  
  Мой комментарий: Определение стало лучше (упомянута роль реквизитов для работы с документами, а не просто их оформления). Однако основные недостатки определения сохранены - обязательность реквизитов (что не соответствует законодательству - хотя теперь она подана под другим «соусом»), и отсутствие взаимосвязи с современным понятием метаданных.


• Регистрация документа
  
  Было: Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе
  
  Стало: Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму
  
  Мой комментарий: Новое определение, как мне кажется, намного хуже предыдущего, поскольку предписывает конкретную технологию (фактически, форму представления информации). Совсем не очевидно, что регистрацию в базе данных можно считать «внесением сведением в регистрационно-учетную форму».


• Номенклатура дел
  
  Было: Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения
  
  Стало: Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения
  
  Мой комментарий: Внесены чисто косметические изменения, которые никак не повлияли на содержание определения. Как мне кажется, пора уже подумать о том, как можно было бы отразить в этом определении особенности современных методов работы с документами в электронных системах.


• Служба делопроизводства
  
  Было: Служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти
  
  Стало: Служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях
  
  Мой комментарий: Убран ряд ненужных слов.


• «Электронная копия документа» вместо «электронного образа документа»
  
  Было: Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе
  
  Стало: Электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме
  
  Мой комментарий: Полностью поддерживаю это уточнение.


• Система электронного документооборота
  
  Было: Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним
  
  Стало: Система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов
  
  Мой комментарий: В принципе, определение по сути стало лучше. Однако, как и предыдущее определение, оно, на мой взгляд, слишком широкое - под него подпадает абсолютно любая деловая система, в которой создаются и хранятся хоть какие-нибудь документы. Не выделены такие принципиально важные моменты, как установление сроков хранения, их отслеживание и выполнение установленных действий (уничтожение либо передача на постоянное архивное хранение) по их истечении. Новая формулировка неудачна тем, что создание в системе документов можно трактовать как качество, необходимое для её классификации как СЭД. Также в новом определении фактически противопоставляются документы и копии, что противоречит отечественной традиции, в которой копия документа по определению считается документом.


• Удалён термин «сканирование документа»

Что касается вопросов, связанных с использованием электронных документов, то нововведений не очень много. Отмечу, прежде всего, включение нормы о том, что при размещении электронной копии документа в СЭД подлинник документа (речь идет о документах на бумажном носителе – Н.Х.) может не передаваться в структурные подразделения, а хранится в службе ДОУ.

19. … При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

Раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» изложен в новой редакции (п.12), но в основном это редакторские правки ранее существующих норм и положений.

Если раньше в Правилах было установлено, что при передаче в другие органы нужно было подписывать их электронной подписью (вид подписи не был установлен – Н.Х.), то теперь требуется применять только усиленную квалифицированную электронную подписью (УКЭП).

40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

Мой комментарий: Интересно, почему такое внимание уделено только органам государственной власти, ведь документы могут быть направлены и в коммерческие организации? Какой подписью их подписывать?

Требование о том, что «система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации» (п.41) из Правил исключено.

Мой комментарий: Вообще-то изменение существенное, но, с моей точки зрения, никакого реального значения оно не имеет, т.к. за все время существования Требований никто проблемой соответствия им не заморачивался. «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие, в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен» были утверждены приказом Минкомсвязи России №221 от 2 сентября 2011 года (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2011/11/blog-post_7134.html ). Специально проверила – в справочно-правовой системе Консультант Плюс нет ни одного судебного решения, которое бы ссылалось на этот нормативно-правовой акт.

Мой комментарий: Как и было обещано, серьезных изменений, особенно в вопросах работы с электронными документами не произошло, а это означает, что этот документ и дальше будет всеми фактически игнорироваться, поскольку не отвечает требованиям сегодняшнего дня.

Консультант Плюс / сайт Федерального архивного агентства
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=197333
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2015-kollegia.shtml
http://archives.ru/reporting/report-artizov-2015-sovet.shtml