США: Развенчание мифа о необходимости сертифицировать системы для управления документами на соответствие стандарту DoD 5015.2, часть 1

Статья Патрика Бланда (Patrick Bland) была опубликована 5 августа 2014 года на сайте Technically Speaking («С технической точки зрения»), рассказывающем о новостях и мнениях, касающихся применения ИТ-технологий в государственном секторе США.

Соответствовать или не соответствовать требованиям Министерства обороны США к системам управления электронными документами DoD 5015.2? Этот вопрос всегда приводит меня в недоумение.

Данная статья стремится опровергнуть ошибочное представление о том, что все программные продукты, используемые для управления документами, должны быть сертифицированными по DoD 5015.2 (подробнее о стандарте см. http://rusrim.blogspot.ru/2005/10/dod-50152.html - Н.Х.) приложениями; а также показать, почему это важно для достижения поставленной в Президентской директиве по управлению документами (о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.) цели, требующей обеспечить к 2016 году электронное управление сообщениями электронной почты.

Мой комментарий: «Электронное управление электронной почтой», в частности, подразумевает отказ от всё еще довольно широко используемой практики распечатывания и помещения в бумажные дела сообщений электронной почты, которые имеют статус документов – в том числе и в тех случаях, когда речь идёт о документах длительного и постоянного срока хранения. Фактически федеральным органам исполнительной власти нужно решать вопрос о создании ведомственных электронных архивов либо об использовании услуг электронной архивации третьих сторон, либо же договариваться с Национальными Архивами о как можно более ранней передаче такого рода документов на государственное архивное хранение.

Интереснее всего то, что на решение данной непростой задачи никакого дополнительного финансирования не выделяется. Как мне кажется, именно отсутствие денег во многом и обуславливает смягчение требований к программным средствам, которые допускается использовать для управления государственными документами.

Введение

В кругу специалистов, занимающихся управлением документами в федеральных органах власти, существует распространенное заблуждение, согласно которому любые приложения, выполняющее функции управления документами, должны быть сертифицированы на соответствие требованиям стандарта DoD 5015.2. Многие поставщики программных приложений с гордостью демонстрируют полученные ими сертификаты, подтверждающие, что их решение отвечает всем требованиям стандарта.

Возникший вследствие этого заблуждения вопрос о том, «соответствовать или не соответствовать DoD 5015.2», стал поводом для споров в рамках сообщества по управлению документами. В мае 2013 года Дон Людерс (Don Lueders), владелец компании HarborPoint Information Management и специалист со стажем в области управления жизненным циклом информации, опубликовал на сайте ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM дискуссионную статью (перевод которой на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/dod-50152.html ), в которой объяснил, почему он больше не поддерживает этот стандарт. По мнению Людерса, стандарт одновременно является «морально устаревшим реликтом бизнес-модели 20-летней давности и неудавшейся попыткой разработать эффективные функциональные требования к управлению электронным контентом вплоть до завершающей стадии жизненного цикла информации».

Вскоре после статьи Людерса опытные профессионалы по управлению документами Марк Мендел (Mark Mandel) и Рон Лаель (Ron Layel) дали в постах на блоге AIIM ответ Людерсу (пост Марка см. http://www.aiim.org/community/blogs/expert/I-Support-DOD-50152-and-Encourage-ALL-Federal-Agencies-to-Adopt-It , а пост Рона – по адресу http://www.aiim.org/community/blogs/community/To-Support-or-Not-Support-the-DoD-50152-Standard-%28Some-pet-peeves-and-views-on-the-debate-from-a-RIM-practitionere28099s-perspective%29 ), приведя аргументы в пользу применения стандартом всеми федеральными органами исполнительной власти. Эти два ответа стоит прочитать, чтобы получить представление о противоположной точке зрения, поскольку и за, и против стандарта DoD 5015.2 высказано немало вполне справедливых суждений.

Недавно опубликованное Национальными Архивами руководство помогает прояснить это заблуждение

В марте этого года Национальные Архивы США (NARA) опубликовали для публичного обсуждения проект руководства под названием «Автоматизация управления электронными документами: Выполнение пункта A3.1 Директивы по управлению государственными документами» (Automating Electronic Records Management: Managing Government Records Directive A3.1, см. информацию об этом на русском языке по адресу http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/blog-post_5185.html ). Обсуждение этого документа завершилось в конце апреля, поэтому в ближайшее время можно ожидать появления его окончательной редакции. Данное руководство (пусть это пока ещё проект) непосредственно направлено на выполнение пунктов A3 и A3.1 выпущенной в 2012 году Директивы по управлению государственными документами, в которых говорится:

A3. Стимулировать прикладные исследования в области автоматизированных технологий с целью уменьшения бремени, связанного с выполнением сотрудниками их обязанностей по управлению документами.

A3.1. Национальные Архивы, Федеральный совет ИТ-директоров (Federal Chief Information Officers Council) и Федеральный совет по документам (Federal Records Council) будут сотрудничать с частным сектором и другими заинтересованными сторонами с целью создания экономически оправданных решений для автоматизированного управления документами.

До 31 декабря 2013 Национальные архивы совместно с другими заинтересованными сторонами должны разработать полномасштабный план, описывающий подходящие методы автоматизированного управления электронной почтой, документами в социальных сетях и другими видами электронного документального контента, в т.ч. передовые технологии поиска. В плане должны быть описаны ожидаемые результаты и обозначены соответствующие потенциальные риски

Подготовленное Национальными Архивами руководство по автоматизации управления электронными документами состоит из двух частей: отчета и плана. В отчете рассматриваются цели автоматизации, описываются достигнутые на сегодняшний день результаты, а также позиция Национальных Архивов в отношении стандарта DoD 5015.2. В нем также перечислены пять приемлемых подходов к автоматизации, которые федеральные органы исполнительной власти могут использовать. План, с другой стороны, будет «живым» документом, который будет постоянно обновляться по мере прогресса в деле автоматизации управления электронными документами.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/08/dod-50152-2.html )

Патрик Бланд (Patrick Bland)

Источник: сайт Technically Speaking
http://blogs.dlt.com/debunking-dod-certified-records-management-requirement-myth/