пятница, 8 августа 2014 г.

Правила визуального отображения электронных документов, подписанных электронной подписью в электронном документообороте правительства Санкт-Петербурга


В «Регламенте применения электронной подписи в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга», утвержденном Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 9 июля 2014 года № 590, установлено, что «после выполнения процедур проверки ЭП на подписанных документах их отображение осуществляется средствами ЕСЭДД в соответствии с «Правилами визуального отображения документов, подписанных электронной подписью в электронном документообороте».

«Правила визуального отображения электронных документов, подписанных электронной подписью в электронном документообороте» утверждены постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 9 июля 2014 года № 590.

Электронные документы, подписанные ЭП, при визуальном отображении содержат (п.3.1):
  • Сведения об ЭП (штамп подписи/штампы подписей), которой (которыми) подписан электронный документ;
  • Уникальный номер документа;
  • Штрих-код.
Уникальный номер документа содержит уникальный код исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга (ИОГВ), подведомственного государственного учреждения (учреждение), позволяющий определить, в каком ИОГВ, учреждении был подготовлен данный документ, и отображается в верхнем правом углу документа на первой странице (п.3.2).

Уникальный номер документа формируется в файле документа в момент подписания ЭП (п.3.3).

Сведения об усиленной квалифицированной ЭП (штамп ЭП), которой подписан электронный документ, содержат следующие элементы (п.3.4):
  • граница штампа ЭП (рамка);
  • фамилия, инициалы лица, подписавшего документ, его должность;
  • отметка о подписании ЭП;
  • номер сертификата ЭП, использованного при подписании электронного документа;
  • дата подписания документа
и имеют вид:
Штамп усиленной квалифицированной ЭП наносится на документ зеленым цветом с кодом #13BF28 (п.3.5.).

Мой комментарий: Отсутствует описание способа визуализации усиленной неквалифицированной подписи. С моей точки зрения, это недостаток нормативного документа, поскольку такие подписи реально используются (и не так уж редко!).

Сведения о простой ЭП (штамп ЭП), которой подписан электронный документ, содержат следующие элементы (п.3.6):
  • граница штампа ЭП (рамка);
  • фамилия, инициалы лица, подписавшего документ, его должность;
  • отметка о подписании ЭП;
  • сведения о простой ЭП - логин пользователя;
  • дата подписания документа
и имеет вид:

Штамп простой ЭП наносится на документ синим цветом с кодом #1A0295 (п.3.7).

Граница штампа подписи служит для визуального разграничения сведений об ЭП от других элементов электронного документа и прочих штампов ЭП. Размер штампа ЭП по высоте - 2 см, по ширине - 4 см (п.3.8).

Уникальный номер и штрих-код документа являются составной частью реквизитов документа и вносятся в проект электронного документа при его создании (в колонтитул, на первую страницу) (п.3.14).

Штамп регистрации. Регистрационный номер документа и дата документа при визуальном отображении электронного документа размещаются аналогично штампу ЭП путем подписания электронного документа ЭП сотрудника, ответственного за регистрацию документа (п.3.15).

При согласовании проектов документов в электронном виде в ЕСЭДД формируется лист согласования документа, являющийся неотъемлемой частью документа. На нем отображаются визы согласования документа. В случае подписания (согласования, утверждения) электронного документа несколькими должностными лицами штампы ЭП размещаются на листе согласования последовательно сверху вниз и по центру относительно границ листа (п.3.18).

Создание документов в электронной форме осуществляется «в текстовом редакторе в формате Microsoft Word 10, Microsoft Excel 10 (для таблиц)» (вообще-то Microsoft Word и Excel – не форматы, а программы, каждая из которых поддерживает большое количество форматов. Конечно, большинство и так поймёт,  о чем здесь идёт речь, но почему авторы документа не попытались сформулировать свою мысль точно и корректно?– Н.Х.). Созданный документ помещается в ЕСЭДД (п.3.20).

При подписании документа электронной подписью он преобразовывается в формат PDF и помещается в ЕСЭДД отдельной версией (п.3.21).

При формировании резолюции по документу используется ЭП. Если пользователь имеет усиленную квалифицированную ЭП, то резолюция подписывается усиленной квалифицированной ЭП, в иных случаях - простой ЭП (п.4.1).

Резолюция подписывается автоматически при сохранении ее в ЕСЭДД. Для подписанной резолюции в базе данных устанавливается признак "ЭП" (п.4.2). Полученный XML-документ сохраняется в базе данных.

При отображении резолюции в ЕСЭДД, если она имеет признак "ЭП", пользователю отображается соответствующий значок ЭП (п.4.5).

Мой комментарий: Как видим, региональные органы государственной власть вновь первыми идут непроторенными федеральным центром дорогами. Необходимость отображения сведений о подписании электронного документа при его выводе на экран или на печать была осознана не так давно – а именно, как только расширилась сфера применения электронных документов не разового, а длительного использования (например, отчетности в налоговые органы). При получении электронного документа исполнителю нужно быстро установить, кем, когда и каким видом подписи документ был подписан.

Посмотрим, насколько успешными окажутся заложенные в данный нормативный документ идеи. Скажем, при отображении на экране использование цвета оправдано (правда, изобилие цвета, учитывая также его использование в стандартных сообщениях СЭД и операционной системы, может привести к тому, что пользователь перестанет обращать на него внимание), - а вот при выводе на печать могут возникнуть проблемы.

Место расположения визуального отображения электронной подписи различно в зависимости от цели подписания (утверждение или согласование) и соответствует правилам бумажного делопроизводства. С моей точки зрения, это далеко не всегда будет оптимальным решением (я бы предпочла в ряде случаев увидеть список утверждающих, согласующих и визирующих подписей на одном листе, с разбивкой по видам).

Источник: Кодекс
http://docs.cntd.ru/document/822403670

Комментариев нет:

Отправка комментария