Статья Стивена Кларка (Stephen Clarke) была опубликована 19 февраля 2016 года на недавно заработавшем новом сайте технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами и архивами».
Основной вывод, сделанный рабочей группой, заключался в том, что существует значительное количество публикаций по вопросам окончательного решения судьбы бумажных / физических документов, и взаимосвязанных с ними процессам экспертизы ценности и по методам уничтожения. Совсем немного, однако, имеется рекомендаций такого рода для электронных / цифровых документов. По мнению рабочей группы, следует акцентировать внимание именно на электронным документах ввиду большей сложности проведения экспертизы их ценности, а также проблем, связанных с их уязвимостью к моральному устареванию и обеспечением их непрерывной доступности и возможности использования (digital continuity).
Сайт технического подкомитета TC46/SC11
Члены рабочей группы WG10 встретились в июне 2015 года в Пекине (Китай) для того, чтобы определить свою позицию в связи с долгожданными решениями о публикации новой, улучшенной и пересмотренной редакции базового международного стандарта по управлению документами ISO 15489, и необходимостью согласовать с ним готовящийся ими документ. Именно там и прошло упомянутое обсуждение.
Было решено, однако, что решение вопроса о статусе и итогах работы по пересмотру стандарта ISO 15489 очень сильно влияют на последующие шаги и результаты деятельности группы. Группа приняла к сведению результаты проведенного исследования и отложила дальнейшие действия до окончания пересмотра ISO 15489 и, в частности, до появления его предлагаемой 2-й части «Руководство» (Guidelines).
Обсуждался также вопрос о том, может ли быть расширена тематика рабочей группы (чтобы охватить анализ деловых процессов с точки зрения управления документами – широкая трактовка понятия «экспертиза ценности» в новой редакции ISO 15489 – Н.Х.) или, наоборот, сужена (оставив только методы уничтожения и связанных с ним процессы). Пока же работу было решено приостановить до принятия техническим комитетом SC11 окончательных резолюций по итогам встречи в Пекине и прояснения их последствий. Решение о текущей роли WG10 будут сформулированы на следующей встрече, которая пройдёт в Веллингтоне, Новая Зеландия.
После завершения встречи в Пекине и появления большей ясности относительно содержания и подходов в частях 1 и 2 новой редакции стандарта ISO 15489, было предложено сохранить первоначальную тематику группы WG10 – однако выпустить продукт не как самостоятельный международный стандарт, а как вспомогательный Технический отчет либо рекомендации, включающие:
- Принципы и высокоуровневые концепции окончательного решения судьбы документов;
- Подходы к выбору соответствующих действий, методов уничтожения и передачи документов;
- Практические рекомендации;
- Инструмент для самооценки.
Последующие шаги
Рабочая группа WG10 продолжит изучение существующих методик и практик решения судьбы документов, уделяя особое внимание электронным документам. Членам группы было предложено до 31 марта 2016 года прислать соответствующую информацию.
Следующая встреча членов группы WG10 состоится в Веллингтоне, Новая Зеландия, в 2016 году. На ней будет обсуждаться ход подготовки отчета об изучении имеющихся руководств и литературы, а также последствия пересмотра стандарта ISO 15489, имеющие отношение к сфере деятельности рабочей группы.
Стивен Кларк (Stephen Clarke)
Мой комментарий: Нужно сказать, что, начав с невыразительных первых набросков, в последнее время группа пошла более перспективным путем, и в результате может получиться нужный и полезный высокоуровневый документ, описывающий, в частности:
- Отдачу, которую организация получает от надлежащего проведения уничтожения/передачи документов;
- Взаимосвязь этой работы с менеджментом риска;
- Основные принципы уничтожения/передачи документов (без ненужной детализации на техническом уровне, которая только мешает в условиях «многоукладности» управления документами и быстрого устаревания технологий).
https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/news/content-left-area/news-about-standarization-in-t-1/working-group-on-implementation.html
