Федеральный закон от 14 июля 2022 года №339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» дополнил федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» нормами, регламентирующими вопросы организации архивного хранения нотариальных документов.
Статья 3 «Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе» дополнена рядом новых определений:
Статья 3. «Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе»
11.1) нотариальный архив - создаваемое нотариальной палатой субъекта Российской Федерации структурное подразделение, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о нотариате и законодательством Российской Федерации об архивном деле
12.1) постоянное хранение нотариальных документов - хранение нотариальных документов без определения срока (бессрочное)
13.1) временное хранение нотариальных документов - хранение нотариальных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных Типовой номенклатурой дел нотариуса, либо до их передачи на хранение в соответствии с подпунктами «а» и «в» пункта 2 статьи 18.1 настоящего Федерального закона;
Теперь Нотариальные палаты субъектов Российской Федерации обязаны создавать нотариальные архивы для хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, образовавшихся в процессе деятельности нотариусов (ст.13 ч.3)
На нотариусов, занимающихся частной практикой, возложена обязанность «обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона» (ст.17, ч.1)
Закон дополнен новой статьёй 18.1 «Хранение нотариальных документов».
Статья 18.1. Хранение нотариальных документов
Нотариальные документы хранятся:
1) постоянно:
а) нотариальными палатами субъектов РФ в нотариальных архивах;
б) государственными и муниципальными архивами, ранее принявшими на хранение нотариальные документы от упраздненных государственных нотариальных контор;
в) местными администрациями поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов, главами и (или) уполномоченными должностными лицами которых совершаются или совершались нотариальные действия;
г) Министерством иностранных дел РФ;
2) временно:
а) нотариусами - до истечения срока хранения либо до передачи в нотариальный архив в порядке, установленном в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате;
б) нотариальными палатами субъекта РФ в нотариальных архивах - до истечения срока хранения;
в) консульскими учреждениями РФ - до истечения срока хранения либо до передачи в Министерство иностранных дел РФ;
г) Министерством иностранных дел РФ в случае передачи указанных документов консульскими учреждениями РФ- до истечения срока хранения;
д) главами местных администраций поселений и (или) уполномоченными должностными лицами местных администраций поселений, главами местных администраций муниципальных районов и (или) уполномоченными должностными лицами местных администраций муниципальных районов, уполномоченными должностными лицами местных администраций муниципальных округов, городских округов - до истечения срока хранения.
Одновременно в законе в статье 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение» из перечня исключены «записи нотариальных действий», которым ранее был установлен 75-летний срок хранения.
Мой комментарий: Законом закреплена ответственность создающих нотариальные документы лиц и организаций (а это не только нотариусы) за организацию их хранения. При этом в будущем нотариальные документы в государственные и муниципальные архивы уже передаваться не будут.
Обязанность создавать архивы возложена пока что только на нотариальные палаты субъектов Российской Федерации.
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=421922
Наталья, добрый вечер!
ОтветитьУдалитьИнтересно Ваше мнение в связи с 339-ФЗ.
В силу части первой новой статьи 39.1 Основ законодательства о нотариате нотариальные документы - созданные на бумажном носителе или в электронной форме документы, удостоверенные, засвидетельствованные, совершенные, выданные нотариусом или иным лицом, уполномоченным на совершение нотариальных действий в соответствии с настоящими Основами, и подлежащие хранению в силу их юридической значимости для граждан, общества и государства.
Однако в процессе нотариальной деятельности образуются не только нотариальные документы (непосредственно нотариальные акты, созданные нотариусом в рамках профессиональной деятельности), а также и документы по личному составу, финансово-хозяйственные документы, организационно-распорядительные документы и т.п.
Как Вы полагаете какова судьба этих документов, должны ли они тоже передаваться в нотариальный архив (нотариальную палату) или они будут сдаваться в государственные и муниципальные архивы?
Действительно, новые нормы законодательства, закрепленные нормах 339-ФЗ касаются только комплекса «нотариальных документов».
ОтветитьУдалитьРабота с остальными комплексами документов, которые создаются нотариусом в рамках своей профессиональной деятельности, регламентируется другими федеральными и подзаконными нормативно-правовыми актами, такими, как
• Правила нотариального делопроизводства (утв. Приказом Минюста России от 16.04.2014 №78, ред. от 30.09.2020)
• Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. Приказом Минюста России от 19.12.2013 №229)
Можно надеяться, что эти подзаконные документы будут уточнены с учётом новых положений законодательства.
Большая часть этой документации – документы временного срока хранения, и нотариусы сами определяют условия их хранения и порядок уничтожения.
Часть комплексов документов (организационно-распорядительная, отчётность, кадровая) относится к документам постоянного и длительного срока хранения
Поскольку нотариусы занимаются частной практикой, то документы, которые они создают, не относятся к государственному архивному фонду и в государственные архивы могут поступить на хранение по общим правилам - на основании договоров и за деньги.
С созданием на базе нотариальных палат нотариальных архивов ситуация изменится, поскольку эти архивы будут создаваться и финансироваться за счёт взносов нотариусов и они, с моей точки зрения, будут иметь право хранить в них свои документы, в том числе и не относящиеся к нотариальным действиям.
Что касается электронных документов, то здесь ситуация еще более сложная. Поскольку нотариальные документы будут размещаться в единой электронной система нотариата, то обеспечивать сохранность электронных документов, относящихся ко всем прочим комплексам документов, должен будет сам нотариус.
Конечно, многое будет зависеть от содержания регулирующих работу с архивными документами нотариусов подзаконных нормативно-правовых актов, которые должны появиться до конца этого года. Тогда ситуацию можно будет оценить более конкретно.
Исходя из сказанного, я бы ответила на Ваш вопрос так: будут ли нотариальные архивы принимать на хранение иные комплексы документов, и на каких условиях, - это мы узнаем, когда эти архивы начнут реально работать.