То, как мы думаем о документах, определяет, как мы подходим к управлению документами в наших организациях.
Если Вы пообщаетесь со столь многими специалистами-практиками, как это доводится делать мне, то начнёте видеть закономерности в их образе мыслей. Это, очевидно, означает, что нам нужна классификация (таксономия) этих точек зрения – ну просто «потому что» :)
Отчасти это нужно для аккуратности, а отчасти потому, что, если мы начнём замечать закономерности, мы начнём видеть взаимосвязи между закономерностями успехов и неудач и, возможно, найдём новые способы смотреть и думать о том, как мы организуем работу с документами.
Одна из самых очевидных для меня вещей заключается в том, что большинство коллег использует один-единственный подход к управлению документами, который они применяют везде, куда бы они ни пошли. Их подход не зависит ни от организации, в которой они работают, ни от конкретных обстоятельств и условий работы. С моей точки зрения, это всё равно, что весь год одеваться по-зимнему.
Многие пытаются придать своей практике видимость приспособляемости с помощью идеологии WIIFM (концепция «А какая мне от этого польза?» - What's In It For Me, сокращённо WIIFM, о ней см. также переведенный на русский язык пост Мелроуза здесь: http://rusrim.blogspot.com/2022/03/wiifm.html - Н.Х.), - но если Ваша организация не авторизуем Ваш способ управления документами, то это всё равно, что сменить цвет Вашего лыжного снаряжения и надеяться, что летом в Квинсленде (Queensland - штат на северо-востоке Австралии, для которого характерно жаркое лето – Н.Х.) будет комфортно.
Смысл таксономии в том, что если мы сможем выделить типы подходов к управлению документами, то сможем сравнивать и лучше понимать нашу собственную практику и то, как она соответствует потребностям и желаниям наших организаций.
В сфере работы с документами для меня совершенно ясно только одно: успеха добиваются лишь программы, отвечающие потребностям и желаниям своих организаций, а остальные терпят неудачу.
Три коротких пояснения:
- Это первый опыт составления подобной классификации, и результат нуждается в существенной доработке (и вот здесь Вы можете помочь);
- Никто не придерживается исключительно какого-то одного подхода, и в свое классификации я выделяю наблюдаемые мною тенденции,
- Меня действительно очень интересует то, как это видите Вы, и то, как бы Вы классифицировали существующие подходы и тенденции, - поэтому, пожалуйста, оставляйте свои комментарии, чтобы я мог улучшить данную идею.
Итак, я вижу четыре четких различимых характерных подхода – управление документами рассматривается как:
- Обязанность
- Практика
- Услуга
- Продукт
Управление документами как обязанность
Это в чистом виде точка зрения исполнения законодательно-нормативных и иных установленных требований (комплайнс).
Законодательство обязывает людей действовать определенным образом.
Люди, думающие подобным образом, выполняют эти требования - берут их и претворяют в жизнь.
Сила данного подхода в том, что Вы в полной мере исполняете законодательно-нормативные требования.
Слабость же его в том, что он плохо адаптируется к обстоятельствам. В самых экстремальных проявлениях данного подхода уже не имеет значения, чего хочет организация, чего она желает и что она готова авторизовать – закон есть закон.
Управление документами как практика
Я не до конца уверен, следует ли называть ли это «практикой» или «культурой». То, что я пытаюсь описать, - это освоенный шаблон поведения, который продолжает применяться. Я не могу выбрать между «культурой» и «практикой» потому что культура в своей основе - это «то, что культивируется». Практика касается практического применения и развития компетенций, связанных с определенными моделями поведения, - которые затем легче всего продолжать применять.
Закономерность, которую я здесь вижу, заключается в том, что во многих случаях управление документами изучается коллегами на рабочем месте, поэтому рамки их мышления определяются теми людьми, у которых они учатся. Часто молодые специалисты учатся у кого-то, чья практика имеет особенности, связанные со спецификой его собственной среды ведения преподавательской деятельности или практической работы.
Сила данного подхода в том, что новые специалисты учатся у прекрасных специалистов-практиков и изучают отличные типовые методы ведения практической работы.
Слабость данного подхода заключается в том, в рамках процесса обучения может не рассматриваться вопрос о том, «почему» следует использовать именно такие методы работы с документами, - и соответствующая практика продолжает использоваться несмотря на это.
Мой комментарий: В России, на мой взгляд, доминирует именно этот способ мышления – молодых специалистов натаскивают действовать определённым образом потому, что так «жили деды дедов наших», несмотря на все колоссальные перемены в государстве, обществе, законодательстве и технологиях, которые произошли за последние 30 лет. Российские архивоведение и документоведение по-прежнему живут в 1980-х годах, греясь в лучах былой славы …
Управление документами как услуга
По словам Лу Дауна (Lou Downe - книга Лу Дауна «Хорошие сервисы - Как определить сервисы, которые работают» (Good Services - How to define services that work) отлично подойдет, если Вы захотите глубже разобраться в сервисной точке зрения), «услуга — это нечто, что помогает кому-либо что-либо делать».
Те, кто осуществляют управление документами как услугу, как правило, предлагают «сервисы / услуги», которые люди потребляют по собственному выбору, потому что эти сервисы помогают им достичь чего-то для них значимого. Когда им что-то нужно, люди приходят и просят об этом.
Сервисные подходы отражают ситуацию, когда организация «вытягивает» то, что она хочет, у службы управления документами.
Сила данного подхода в том, что сервисам приходится адаптироваться, поскольку иначе они не будут использоваться.
Слабость данного подхода заключается в том, что потребители услуг не придут просить, чтобы на них наложили определённые обязанности, - поэтому если организации нужно обеспечить исполнение законодательно-нормативных требований, то сервисно-ориентированные службы управления документами могут столкнуться с проблемами.
Управление документами как продукт
Люди, которые думают о документах как о продукте, склонны концентрировать внимание на информационной ценности документов в качестве входных данных для процессов.
При данном подходе служба управления документами определяет, что нужно организации, и «продвигает» это в качестве артефакта.
Сильные стороны данного подхода заключаются в том, что, как правило, чётко определяются потребности процессов в документах и их качестве, - поэтому деятельность службы управления документами нацелена на удовлетворение этих потребностей.
Слабость данного подхода заключается в том, что продукты оптимизированы для конкретных вариантов использования, поэтому могут не удовлетворяться потребности, характерные для иных вариантов использования.
Вопросы к Вам:
- Наблюдаете ли Вы эти закономерности в практической деятельности?
- Как Вы думаете, правильны ли изложенные выше идеи?
- Считаете ли Вы эти идеи полезными?
- Какие закономерности видите Вы?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-different-approaches-to-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий