Сроки хранения документов отсчитываются либо от определённой даты (фиксированные сроки хранения; как правило, дата уничтожения/передачи соответствующих документов легко прогнозируется с момента их создания – Н.Х.), либо от момента наступления определённого события (условные сроки хранения; достаточно часто однотипные документы в итоге хранятся в течение различных периодов времени, которые довольно трудно заранее предвидеть – Н.Х.).
Если сроки хранения документов отсчитываются от определённой даты (часто это дата создания документа – Н.Х.), то время проведения уничтожения либо передачи документа на архивное хранение определяются на основе даты документа. Примерами служат ситуации, когда сообщения электронной почты удаляются по истечении 60 дней, дела с перепиской уничтожаются по истечении пяти лет, а документы ректора университета передаются в архив по истечении 15 лет.
Если сроки хранения документов отсчитываются от определённого события, то время проведения уничтожения либо передачи документа на архивное хранение определяются на основе этого события, которое запускает отсчёт срока хранения. Примерами служат ситуации, когда личное дело сотрудника уничтожается через 56 лет после его выхода на пенсию, документы ректора университета передаются в архив через 15 лет после его ухода со своего поста, а контрактная документация уничтожаются через семь лет после закрытия контракта.
Оба способа отсчёта сроков хранения идейно просты, но при их реализации в реальной жизни возможны сложности:
- В случае фиксированных сроков хранения, документы обычно уничтожаются или передаются по годам. В примере с делами с перепиской, когда документы уничтожаются по истечении пяти лет, все документы 2016 года будут уничтожены в 2022 году: через пять полных лет после создания последнего из документов данной группы. В случае условных сроков хранения, все документы по делам, которые были закрыты в определённом году, вместе отбираются на уничтожение либо передачу, независимо от того, в каком году они были открыты.
- В примере с контрактными документами, которые подлежат уничтожению по истечении семи лет после закрытия контракта, - все контракты, закрытые в 2020 году, будут управляться как единая группа и будут уничтожаться в 2028 году, независимо от того, когда контракты были начаты.
Использование фиксированных сроков хранения является нормой для дел с корреспонденцией, тематических дел и досье, бухгалтерских и бюджетных дел, а также для большинства дел с управленческими и административными документами.
Мой комментарий: Данное утверждение не вполне соответствует действительности. Фиксированные сроки хранения чаще применяются просто потому, что их проще отслеживать, однако при этот возникают риски – нередко существенные – преждевременного уничтожения документов, необходимых самой организации и другим заинтересованным сторонам для защиты их прав. По этой причине для подстраховки перед уничтожением может проводиться (как это делается в российской традиции) дополнительная экспертиза ценности.
Условные сроки хранения чаще устанавливаются для различных тематических дел и проектных документов, а также для документов, отражающих деятельность, которая охватывает несколько лет.
Это, однако, не жёсткие правила, а рекомендации, адаптированные к конкретным обстоятельствам. Автоматизированные системы, такие как системы электронной почты, лучше справляются с установлением и отслеживанием фиксированных сроков хранения, чем условных. Удалить все подряд электронные письма старше 60 дней очень просто, а вот для удаления всех электронных писем, относящихся к конкретному контракту, по истечении семи лет (или даже 60 дней) после его закрытия, потребуются определенные функциональные возможности, доступные только в специализированных программных приложениях для управления документами.
Внешние законодательно-нормативные и правовые требования
В архивных кругах такого рода требования коллективно охватываются термином «письменное требование» (literary warrant – см., например, https://dictionary.archivists.org/entry/literary-warrant.html - Н.Х.). Данный термин стал популярным в начале 1990-х годов и первоначально был предложен в ходе Питтсбургского проекта (University of Pittsburgh Electronic Recordkeeping Project – Проект управления электронными документами Питтсбургского университета в США – Н.Х.) под руководством Ричарда Кокса (Richard Cox) и Дэвида Бирмана (David Bearman). Идея проста: каковы писанные (законодательно-нормативные или правовые) требования к хранению документов?
Мой комментарий: По моим наблюдениям, в современной англоязычной практической литературе по вопросам управления документами и архивного дела данный термин не употребляется.
Законодательно-нормативные требования легко выявить, - разве что их очень много. Например, в Соединенных Штатах требования к срокам хранения устанавливаются федеральным правительством, правительствами штатов и местными юрисдикциями; у иностранных правительств есть свои требования, под которые подпадают многонациональные организации. Нередко эти требования конфликтуют друг с другом.
Дополнительный «слой» внешних требований может проистекать из договоров и иных юридически обязывающих соглашений.
Организации получают юридическую помощь при разработке политик в отношении сроков хранения документов. Такую помощь можно получить благодаря контрактам или программному обеспечению, которые включают правовые требования к хранению документов. После их выявления эти требования рассматриваются как определяющие минимальные сроки хранения, при этом соответствующим документам могут быть установлены более длительные сроки хранения. Большинство организаций рассматривает риск несоблюдения законодательно-нормативных и правовых требований как слишком большой.
Внутренние юридические, финансовые и административные потребности организации
Второй фактор, влияющий на установление сроков хранения, менее очевиден, чем первый. В некоторых случаях (например, в отношении юридических или финансовых вопросов) внешние требования могут определять внутренние требования к соответствующим документам. Например, для организаций, выполняющих работы по контракту с федеральным правительством, правительство устанавливает стандарты хранения определенной документации, относящейся к выполнению контракта.
В отсутствие внешних требований, которые необходимо учитывать при установлении требований к срокам хранения, становится труднее устанавливать эти сроки. Например, сколь долго следует хранить переписку директора подразделения организации?
Процесс установления срока хранения может включать в себя определение причин, ввиду которых документы необходимо сохранять, таких как необходимость планирования бюджета, управления программой или сохранения корпоративной памяти, - а также определение адекватного срока хранения. Эмпирические правила могут опираться на длительность бюджетного цикла, срок службы продукта или цикл проведения аудитов. Иногда всё сводится к тому, что устраивает принимающих решения лиц. Обычно специалист по управлению документами проводит анализ, обсуждает потребности в хранении документов с различными заинтересованными сторонами, а затем рекомендует срок хранения. Заинтересованные стороны (включая главного юрисконсульта) одобряют предложенный срок хранения как удовлетворяющий внутренним потребностям.
Стандарты практики и общественные ожидания
Одна из вещей, на которые обращают внимание специалисты по управлению документами при установлении сроков хранения, - это как аналогичные организации поступают с аналогичными документами. Федеральные органы исполнительной власти США довольно активно обмениваются соответствующей информацией, и многие из них размещают свои перечни документов с указанием сроков их хранения в Интернете. То же самое можно сказать и об организациях (и их объединениях) определенных отраслей, особенно строго регулируемых отраслей, таких как ядерная, нефтяная, фармацевтическая и энергетическая промышленности. Некоторые из отраслевых объединений имеют собственные группы по вопросам управления документами, в которых специалисты по управлению документами делятся общими методами и подходами к управлению документами. Одним из критериев при оценке реалистичности срока хранения является то, как аналогичные организации управляют аналогичными документами.
Практика не обязана быть установленной на законодательном уровне для того, чтобы была принятой в качестве стандартной в деловой деятельности организации. Например, обязательное, согласно закону Сарбейнса-Оксли (Sarbanes-Oxley), трехлетнее хранение соответствующих электронных писем применимо только в отношении финансовых и аудиторских учреждений, однако иные организации также используют трехлетний срок хранения в качестве ориентира при установлении сроков хранения деловой электронной переписки.
Наконец, существуют общественные ожидания. Например, когда кто-то покупает новый компьютер, он может получить годовую гарантию производителя. Покупатель регистрируют свою покупку у производителя, ожидая при этом, что производитель сохранит эту регистрационную информацию с тем, чтобы была возможность удовлетворить любые возможные претензии. Это вполне очевидно. Однако есть ли у покупателей какое-либо право ожидать, что компания сохранит документацию об устранённых по гарантии проблемах после истечения срока гарантии? Конечно же, компания может принять решение о том, что она желает сохранить эту информацию для отслеживания компьютерных проблем, - но это будет решение, связанное с административным и исследовательским использованием документов.
Архивисты, специалисты по управлению документами и другие заинтересованные стороны в организации определяют сроки хранения документов - и принимают окончательные решения об их уничтожении или передаче на архивное хранение - на основе обеспечения исполнения внешних законодательно-нормативных и правовых требований и удовлетворения внутренних юридических, финансовых и административных потребностей организации; а также на основе стандартов практики (как обязательных, так и добровольных) и выявленных общественных ожиданий.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/deciding-records-retention-parameters-a-primer/
Комментариев нет:
Отправить комментарий