В рамках жизненного цикла электронных документов хранение неактивных документов (т.е. законченных делопроизводством; данный этап соответствует этапу ведомственного хранения в российской традиции – Н.Х.) связано с рядом проблем. Одной из сильных сторон управления документами и архивными документами в бумажном мире было то, что специалисты по управлению документами контролировали хранение неактивных документов.
Поскольку хранение документов в офисных помещениях было дорогостоящим, было выгодно с экономической точки зрения перемещать неактивные документы во внешние (внеофисные) хранилища. Кроме того, как только документы попадали на внеофисное хранение, они оказывались – по крайней мере, в теории - под контролем персонала, занимающегося управлением документами. Очевидно, что не всегда это работало идеально, однако подобная структура давала специалисту по управлению документами возможности и рычаги влияния на управление этими документами.
Варианты хранения
В электронном мире действуют те же экономические принципы: автономное хранение (offline storage) дешевле, чем хранение в онлайн-системах. Однако в этом случае хранилище контролируется ИТ-специалистами, чьи приоритеты отличаются от приоритетов архивистов и специалистов по управлению документами. У ИТ-специалистов есть собственные представления о долговременном хранении и о том, как им управлять - обычно сокращая расходы за счёт перемещения данных в более дешевые системы хранения. Отбор материалов, перемещаемых в более дешевые системы хранения, определяется степенью использования или прогнозируемого использования. Например, если статистика показывает, что доступ к большей части неструктурированной информации по истечении 60 дней практически не осуществляется, то данные старше 60 дней перемещаются в хранилище, подключаемое к сети по запросу (near-line storage). Это несколько ухудшает время отклика, но если все сделано правильно, то пользователь вряд ли заметит разницу.
Как это работает? Если опустить детали, то ИТ-служба помещает на место документа «заглушку» (stub) с теми же метаданными, поэтому, когда пользователи ищут документ, они видят ту же информацию. Когда пользователи хотят получить доступ к данным, заглушка переадресует запрос к самим данным, которые находятся в подключаемом по запросу хранилище, и документ представляется на секунды дольше, чем в случае обращения к документам в оперативном онлайн-хранилище. Для доступа к более старым данным потребуется немного больше времени. Точное время перемещения данных с одного уровня на другой в многоуровневой иерархической системе хранения можно настраивать, но основная идея заключается в том, чтобы наиболее активные данные оставались в оперативном онлайн-доступе, менее активные данные - в легкодоступном, но более дешёвом хранилище, а доступ к неактивным данным может предоставляться с задержкой. Эта широко распространенная практика часто используется в системах архивации электронной почты для перемещения электронных писем в централизованное хранилище, где ими можно управлять, уменьшать дублирование сообщений и контролировать их уничтожение.
Потребность в сохранении документов
Иерархическая структура уровней доступа имеет смысл с точки зрения ИТ-персонала, однако архивистам и специалистам по управлению документами следует вместе со службой ИТ проработать два вопроса.
Во-первых, отсутствие обращений к документам не означает отсутствия потребности в их сохранении. Тот факт, что к документам нет обращений, не означает, что для них не установлены длительные сроки хранения. Использование ориентировочного 60-дневного периода для определения того, какие материалы лучше всего хранить в онлайн-режиме, а какие – в подключаемых по запросу системах, является вполне уместным, однако приравнивать частоту использование к требованиям в отношении сроков хранения - глупость.
Во-вторых, о документах, попавших в автономные системы хранения, как правило, забывают. Одна из постоянных задач архивистов и специалистов по управлению документами заключается в обеспечении того, чтобы документы в автономных системах не были забыты, чтобы в их отношении применялись и отслеживались установленные сроки хранения, и чтобы документы оставались пригодными для использования на протяжении всего их жизненного цикла.
Управление электронными неактивными документами
Управление электронными неактивными документами требует сотрудничества с ИТ-персоналом, - что архивистам и специалистам по управлению документами не всегда легко сделать. Наиболее эффективный способ наладить хорошие отношения - понять проблемы директора по информационным технологиям и ИТ-персонала, и объяснить им, каким образом архивисты и специалисты по управлению документами могут помочь ИТ-службе посредством установления и отслеживания сроков хранения и выполнения установленных действий (уничтожения или передачи) по их истечении.
Со своей стороны архивисты и специалисты по управлению документами предлагают на обсуждение стратегии и решения, связанные со сроками хранения, уничтожением / передачей и обеспечением долговременной сохранности. У ИТ-службы нет правовых оснований для определения сроков хранения документов или для принятия решений об их уничтожении или передаче. ИТ-служба может привести аргументы с точки зрения расходов, в то время, как служба управления документами рассматривают вопрос с точки зрения управления сроками хранения: аргумент здесь заключается в том, что документам был назначен срок хранения, организация его утвердила, и руководителям программ не приходиться бояться того, что если они дадут согласие на уничтожение/передачу документов, к ним впоследствии могут быть предъявлены претензии и обвинения. Единственный риск для них будет заключаться в том, что они откажутся сотрудничать при организации уничтожения/передачи документов и впоследствии эти документы окажутся бременем (если даже их всего лишь придётся просматривать в случае судебного разбирательства, чтобы убедиться, что они не содержат ничего, что имеет отношение к этому разбирательству – речь идёт об обязательной в США процедуре э-раскрытия, которая является очень дорогостоящей, в первую очередь из-за того, что к подобному анализу документов приходится привлекать квалифицированных юристов – Н.Х.). Несмотря на то, что у архивистов, специалистов по управлению документами и ИТ-специалистов разные философия и приоритеты, они могут работать вместе, обеспечивая поддержание электронных документов на протяжении всего их жизненного цикла.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/inactive-storage-of-electronic-records-tips-for-archivists-records-managers/
Комментариев нет:
Отправить комментарий