От организаций ожидается, что они будут вести и сохранять документы, отражающие то, как они функционируют.
Срок хранения документов основываются на подлежащих исполнению внешних законодательно-нормативных требованиях; на внутренних правовых, налоговых и административных потребностях организации; и на стандарты практики (как обязательных, так и добровольных) и четко выраженных общественных ожиданиях.
Эти требования устанавливают минимальные рекомендуемые стандарты хранения определенных видов документов. То, как организации реализуют их, основано на двух взаимосвязанных решениях. Первое – это сохраняющаяся полезность документов для организации, сопоставляемая со стоимостью обслуживания; а второе - риски, связанные как с сохранением, так и с уничтожением этих документов.
Этическая составляющая управления сроками хранения
Организации должны управлять своими документами таким образом, который позволяет им доказать, что они ведут свою деловую деятельность честно и добросовестно, в соответствии с общественными и их собственными интересами. Им также необходимо поддерживать и обеспечивать долговременную сохранность документов на случай, если те потребуются в качестве доказательств в ходе государственных расследований, судебных разбирательств, аудитов или иных юридических процедур. Организации также должны в полной мере добросовестно соблюдать дух и букву всех применимых законов и нормативно-правовых актов.
Например, в Соединенных Штатах от организаций ожидается управление ими своими документами, обеспечивающее их полноту, достоверность и точность, доступность, читаемость, хранение в соответствии с установленными требованиями и полномасштабную пригодность к использованию. Для организаций и их ответственных за управление документами существуют этические требования, и от них ожидается этичное поведение. Исключения встречаются, однако нормой является исполнение законодательно-нормативных требований, и от организаций и их ответственных за управление документами ожидается ведение «хорошей» документации.
Оценка потребностей
Организации могут уничтожить подлежащие хранению документами вследствие непонимания потенциальной ценности документов. Специалисты по управлению документами могут быть «чистильщиками», а не архивными «плюшкиными», но быстрое законное уничтожение документов с истекшими сроками хранения – не то же самое, что уклонение от исполнения требований к срокам хранения. Более того, условия деловой деятельности меняются, могут эволюционировать представления общественности и сотрудников о том, что представляют собой «полные» документы, - что требует от организации переосмысления своей стратегии в отношении сроков хранения.
Хранение и уничтожение либо передача на архивное хранение происходят на двух уровнях. Первый - это уничтожение / передача связанных с определённой деятельностью документов, которые не считаются необходимыми для обеспечения полного, точного и достоверного документирования этой деятельности.
Второй уровень — это документация самой такой деятельности. Например, все мы знаем, какие документы нам необходимо сохранить для обоснования наших налоговых деклараций. Мы также понимаем, что нам необходимо хранить эти документы в течение семи лет. Это срок давности, в течение которого налоговая служба может проводить аудит налогоплательщиков. Люди могут хранить свои документы дольше, если захотят, исходя из других ощущаемых ими потребностей (например, исторических), но семилетний срок - это тот минимум, придерживаться которого считается разумным.
Проблемы архивной экспертизы ценности при установлении сроков хранения и действий по их истечении
Есть два типа архивистов: корпоративные и кураторы коллекций. Корпоративные архивисты нанимаются организацией для обеспечения сохранности, обслуживания и использования её документов на благо организации. Курирующий коллекцию архивист собирает документы других лиц и организаций для того, чтобы предоставить другим лицам для использования исторические, культурные, научные и другие ресурсы.
Принимаемые в рамках экспертизы ценности решения корпоративного архивиста могут быть согласованы с решениями о сроках хранения документов, принятыми специалистов по управлению документами, в то время как архивист-куратор коллекций выходит за рамки обычных сроков хранения. Последний исходит из предположения о том, что многие из документов, важных для краткосрочного управления операциями, будут полезны для понимания в более длительной перспективе того, как работает организация и как она может эволюционировать в будущем.
Роль корпоративного архивиста при проведении экспертизы ценности может заключаться скорее в том, чтобы обеспечить достаточную полноту документов с тем, чтобы можно было впоследствии изучать такие вопросы, как, например, почему определенные инициативы были успешными или неудачными, или почему одни лидеры были более успешными, чем другие. У корпоративного архивиста может быть даже больше общего с экспертом по управлению корпоративными знаниями. Как и архивист, эксперт по управлению корпоративными знаниями хочет знать, «как» и «почему» не истории ради, а для воспроизведения успешных действий или избежания неудач, в режиме как можно более близком к реальному времени. И архивиста, и эксперта по управлению знаниями интересует, что содержится в документах. Специалистов по управлению документами может больше интересовать «что», чем «как» или «почему». Если сохранением документов о деловой деятельности будет заниматься специалист по управлению документами, в их состав могут не войти документы, имеющие ключевое значение с точки зрения интересов архивиста или специалиста по управлению знаниями.
Мой комментарий: Последнее утверждение, с моей точки зрения, предвзятое. Если экспертизой ценности документов занимается эрудированный опытный специалист, умеющий взаимодействовать со всеми заинтересованными сторонами и учитывать их интересы (как бы ни называлась его профессия) – проблем не будет. К сожалению, таких специалистов единицы на страну. Неопытный специалист или специалист с узким кругозором (таких большинство) легко может «наломать дров» - какую бы должность он ни занимал в штатном расписании.
Существуют также различия в решениях по срокам хранения на втором уровне: какие направления деятельности заслуживают того, чтобы соответствующие документы были сохранены.
В центре внимания как корпоративного специалиста по управлению документами, так и корпоративного архивиста находится внутренняя деятельность организации. Если они смотрят на внешний мир, то для того, чтобы понять свою организацию, а не наоборот. С другой стороны, архивист-куратор коллекций имеет более широкий круг интересов: документирование определённых аспектов местной жизни, отрасли или культурного явления, частью которых является организация. Документы, относящиеся к общественной деятельности, рекламе, сделкам с другими коммерческими организациями и отклики на запросы общества, возможно, не представляли большого интереса для специалиста по управлению документами или даже для корпоративного архивиста, однако они могут иметь ключевое значение для архивиста-куратора коллекций, желающего задокументировать роль организации в обществе и жизнь самой организации.
Различные точки зрения на информацию, характерные для специалистов по управлению документами, архивистов, экспертов по управлению знаниями и представителей других аффилированных профессий, формируют широкий спектр мнений, позволяющий оттачивать решения по срокам хранения и по уничтожению / передаче документов по их истечении.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/records-retention-for-archivists-records-managers-and-knowledge-managers/
Комментариев нет:
Отправить комментарий