вторник, 24 июля 2018 г.

Штат Виктория, Австралия: Онлайн-решение ORDA для разработки и актуализации указаний по срокам хранения и действиям по их истечении


В электронную эпоху давно уже вышел из моды трудоёмкий и неэффективный бумажный процесс создания перечней документов с указанием сроков хранения, от которого наш Росархив пока не планирует оказываться (да и не сможет, учитывая отсутствие идей, денег и кадров). Первыми полностью перевели в электронную онлайн-среду межведомственное взаимодействие при разработке подобных нормативных документов американцы в рамках своей электронной архивной системы ERA. Сегодняшний пост посвящен аналогичному австралийскому решению ORDA – это перевод краткого описания этой системы, которое размещено на сайте Управления государственными документами австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Онлайн-решение, поддерживающее разработку и актуализации указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (Online Retention and Disposal Application, ORDA)

Что такое ORDA?

Решение ORDA - это веб-приложение, предназначенное для поддержки в онлайн-режиме разработки, представления на утверждение, публикации и последующей актуализации указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (Retention and Disposal Authorities, RDA – аналог наших Перечней – Н.Х.).

Приложение управляет полным комплексом соответствующих рабочих процессов, давая возможность Управлению государственных документов штата (Public Record Office Victoria, PROV), сотрудникам государственных органов и учреждений штата Виктория и привлеченным государственными органами поставщикам услуг совместно разрабатывать и выпускать указания по срокам хранения в онлайн-среде.

ORDA также поддерживает централизованную базу данных о сроках хранения и соответствующих решениях по итогам экспертизы ценности документов, в которой есть возможность поиска существующих прецедентов.

Вход в систему ORDA – на странице http://orda.prov.vic.gov.au/ .

Стартовая страница системы ORDA

Кто может использовать ORDA?

Доступ к системе ORDA имеют сотрудники служб управления документами и информацией государственных органов, а также поставщики услуг, привлечённые государственными органами к разработке или пересмотру указаний по срокам хранения.

Как мне использовать ORDA?

Приложение ORDA доступно в Интернете. После начала официально одобренного проекта разработки указаний по срокам хранения сотрудники PROVвыдадут Вам логин и пароль для входа в систему.

Сведения о том, как пользоваться ORDA, можно найти в руководствах по ORDA.

Мой комментарий: На той же странице выложены 8 руководств по ORDA:
Уверена, что подобную систему посильно создать и нам – ничего фантастического в ней нет. Ввод в эксплуатацию подобного решения позволил бы резко уменьшить трудозатраты, повысить качество перечней (в том числе за счет открытого и прозрачного публичного обсуждения), обеспечить их своевременную актуализацию и доступ заинтересованных сторон к актуальным версиям. Заодно ушли бы в небытие многочисленные бумажные документы, создаваемые сейчас в процессе разработки и утверждения перечней…

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/learning-resources-tools/orda

Комментариев нет:

Отправка комментария