В электронную эпоху давно уже вышел из моды трудоёмкий и неэффективный бумажный процесс создания перечней документов с указанием сроков хранения, от которого наш Росархив пока не планирует оказываться (да и не сможет, учитывая отсутствие идей, денег и кадров). Первыми полностью перевели в электронную онлайн-среду межведомственное взаимодействие при разработке подобных нормативных документов американцы в рамках своей электронной архивной системы ERA. Сегодняшний пост посвящен аналогичному австралийскому решению ORDA – это перевод краткого описания этой системы, которое размещено на сайте Управления государственными документами австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).
Онлайн-решение, поддерживающее разработку и актуализации указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (Online Retention and Disposal Application, ORDA)
Что такое ORDA?
Решение ORDA - это веб-приложение, предназначенное для поддержки в онлайн-режиме разработки, представления на утверждение, публикации и последующей актуализации указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (Retention and Disposal Authorities, RDA – аналог наших Перечней – Н.Х.).
Приложение управляет полным комплексом соответствующих рабочих процессов, давая возможность Управлению государственных документов штата (Public Record Office Victoria, PROV), сотрудникам государственных органов и учреждений штата Виктория и привлеченным государственными органами поставщикам услуг совместно разрабатывать и выпускать указания по срокам хранения в онлайн-среде.
ORDA также поддерживает централизованную базу данных о сроках хранения и соответствующих решениях по итогам экспертизы ценности документов, в которой есть возможность поиска существующих прецедентов.
Вход в систему ORDA – на странице http://orda.prov.vic.gov.au/ .
Стартовая страница системы ORDA
Кто может использовать ORDA?
Доступ к системе ORDA имеют сотрудники служб управления документами и информацией государственных органов, а также поставщики услуг, привлечённые государственными органами к разработке или пересмотру указаний по срокам хранения.
Как мне использовать ORDA?
Приложение ORDA доступно в Интернете. После начала официально одобренного проекта разработки указаний по срокам хранения сотрудники PROVвыдадут Вам логин и пароль для входа в систему.
Сведения о том, как пользоваться ORDA, можно найти в руководствах по ORDA.
- Руководство 1 «Вход в систему» (ORDA Guide 1 - Logging into ORDA), https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/media/orda_agency_g1_logging_on_to_orda_v1.1_final_ah_20180627.pdf
- Руководство 2 «Навигация в ORDA» (ORDA Guide 2 - Navigating in ORDA), https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/ORDA%20Guides/ORDA-Guide-2-Navigating-in-ORDA.pdf
- Руководство 3 «Доступ к Вашим указаниям по срокам хранения в ORDA» (ORDA Guide 3 - Accessing your RDA in ORDA), https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/ORDA%20Guides/ORDA-Guide-3-Accessing-your-RDA-in-ORDA.pdf
- Руководство 5 «Создание и редактирование условий и классов» (ORDA Guide 5 - Creating or editing terms and classes), https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/ORDA%20Guides/ORDA-Guide-5-Creating-or-Editing-Terms-Classes.pdf
- Руководство 6 «Действия по истечении сроков хранения, события-триггеры и обоснования» (ORDA Guide 6 - Disposal actions, triggers and justifications), https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/ORDA%20Guides/ORDA-Guide-6-Disposal-Actions-Triggers-Justifications.pdf
- Руководство 7 «Поиск указаний по срокам хранения» (ORDA Guide 7 - Searching RDAs), https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/ORDA%20Guides/ORDA-Guide-7-Searching-RDAs.pdf
- Руководство 9 «Поток рабочих процессов» (ORDA Guide 9 – Workflow), https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/ORDA%20Guides/ORDA-Guide-9-Workflow.pdf
- Руководство 10 «Отслеживание изменений и замечаний и предложений» (ORDA Guide 10 - Track changes and comments), https://www.prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/ORDA%20Guides/ORDA-Guide-10-Track-Changes-Comments.pdf
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/learning-resources-tools/orda
Комментариев нет:
Отправить комментарий