Бельгийская провинция Фландрия решила создать собственный государственный электронный архив

6 июля 2018 года правительство говорящей преимущественно на голландском языке бельгийской провинции Фландрия приняло решение о проведении закупок решения для собственного государственного электронного архива провинции (см. https://www.vlaanderen.be/nl/nbwa-news-message-document/document/090135578024491b и https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/media/Organisatie/Bijlage-Nota-VR-DAV.pdf ). Вниманию читателей предлагается описание концепции электронного архива, выложенное на сайте правительства Фландрии.

Электронный архив Фландрии - это решение для управления, обеспечения долговременной сохранности и раскрытия конфиденциальной государственной информации.

Ширящийся переход деятельности правительства на электронные технологии создает новые проблемы в отношении управления, обеспечения долговременной сохранности и раскрытия информации, созданной или полученной в электронной форме. Для решения этой проблемы правительство Фландрии 6 июля 2018 года поручило Управлению имуществом (Het Facilitair Bedrijf, https://overheid.vlaanderen.be/facilitairbedrijf ) создать для этой цели централизованной и коллективно используемый органами правительства сервис, в виде Электронного архива Фландрии (Digitaal Archief Vlaanderen, DAV).

Ожидаемая отдача от электронного архива

Электронный архив Фландрии будет обеспечивать управление и сохранность электронной государственной информации, оперативная работа с которой завершена, ставя в качестве своей цели обеспечение её долговечности. Говоря более конкретно, это означает, что Электронный архив Фландрии обеспечит как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе следующее:

• Доступность и пригодность к использованию. Благодаря сбору и использованию метаданных, Электронный архив Фландрии обеспечит возможность легко отыскивать информацию и, следовательно, возможность с ней ознакомиться.


• Читаемость. Электронный архив Фландрии разработает политику обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, направленную на то, чтобы информация оставалась читаемой в долгосрочной перспективе - независимо от её формата и от версии программного обеспечения, с помощью которого документ был создан.


• Целостность и аутентичность (доказательная сила).  Гарантируя неизменность информации во времени, Электронный архив Фландрии обеспечит сохранение достоверности и аутентичности информации. Это означает, что хранимая Электронным архивом Фландрии информация будет сохранять свою доказательную силу.


• Безопасность. Безопасность означает обеспечение того, чтобы только соответствующим образом авторизованные люди имели доступ к необходимой им информации, чтобы были проведены проверки на наличие вирусов, чтобы персональные данные хранились, управлялись и раскрывались в соответствии с законодательством Евросоюза о защите персональных данных (GDPR) и/или иными законами и нормативными актами.
  
  Чтобы обеспечить доступ «правильных» людей к «правильной» информации, Электронный архив Фландрии будет взаимодействовать со службой управлением доступом и пользователями фламандского правительства. В целях обеспечения общей информационной безопасности информация, переданная на хранение в Электронный архив Фландрии, должна быть снабжена грифами в соответствии с системой классификации информации, используемой фламандским правительством.

Кроме того, Электронный архив Фландрии будет способствовать повторному использованию электронной государственной информации, используя для этой цели публичный портал. Разумеется, Электронный архив Фландрии, всегда будет соблюдать требования действующего законодательства (об открытом правительстве, о защите персональных данных и т.д.).

Преимущества электронного архива как общей службы

Электронный архив Фландрии создается как коллективно используемый сервис. Этот подход обеспечивает следующие преимущества:

• Нужно только один раз инвестировать в необходимое оборудование и программное обеспечение;


• Затраты снижаются благодаря экономии за счёт массовости;


• Государственным органам не требуется нанимать собственных квалифицированных специалистов;


• Государственные органы частично освобождаются от обязанностей по управлению имеющейся у них информацией.

Целевая аудитория архива

Услугами Электронного архива Фландрии смогут воспользоваться все органы и учреждения, упомянутые в пункте 1 статьи 4 декрета от 26 марта 2004 года об открытом правительстве (Decreet betreffende de openbaarheid van bestuur, см. https://codex.vlaanderen.be/Portals/Codex/documenten/1013166.html ).

Говоря более детально, это означает, что услуги Электронного архива Фландрии открыты:

• Парламенту Фландрии и взаимосвязанных с ним учреждениям;


• Службам, учреждениям и юридическим лицам, которые полагаются на фламандское сообщество или на провинцию Фландрия;


• Муниципалитетам и районам;


• Провинциям;


• Иным муниципальным и провинциальным учреждениям, в том числе некоммерческим организациям, в которых один или несколько муниципалитетов или провинций имеют по меньшей мере половину голосов в одном из органов управления или обеспечивают не менее половины финансирования;


• Ассоциациям провинций и муниципалитетов, упомянутым в законе от 22 декабря 1986 года о межмуниципальных компаниях, а также формам кооперации, регулируемым декретом от 6 июля 2001 года о межмуниципальном сотрудничестве;


• Общественным центрам социального обеспечения (openbare centra voor maatschappelijk welzijn, OCMW) и ассоциациям, упомянутым в главе 12 органического закона от 8 июля 1976 года об OCMW;


• Польдерам, упомянутым в законе от 3 июня 1957 года о польдерах; и водотокам, упомянутым в законе от 5 июля 1956 года об орошении;


• Церковные органам и учреждениям, ответственным за проведение признанных богослужений;


• Всем иным органам и учреждениям фламандского сообщества и провинции Фландрия.

Задачи Электронного архива Фландрии

Электронный архив Фландрии призван устранить сложности, связанные с обеспечением долговременной сохранности, доступности и пригодности к использованию государственной электронной информации.

Задачи, которые Электронный архив Фландрии будет выполнять в интересах своих пользователей, четко описаны в «дорожной карте». Для выполнения этих задач Электронный архив Фландрии предложит правильные технические решения и поддержку. Задачи следующие (на сайте по каждой из них дана развёрнутая информация, которая здесь не приводится – Н.Х.):

• Подготовка к передаче на хранение;


• Приём-передача на хранение


• Управление информацией и документами;


• Раскрытие информации;


• Вспомогательные задачи.

Дополнительная информация: На сайте Slideshare (для доступа требуется анонимайзер) в августе 2015 года была выложена презентация о проекте электронного архива, см. https://www.slideshare.net/VVBAD/digitaal-archief-vlaanderen . В частности, планируется к 2023 году выйти на объёмы хранении в 1 петабайт.

Там же упомянут следующий любопытный факт: по оценке правительства соседней Голландии, на создание и содержание в течение 10 лет электронного архива для 192 государственных органов потребуется 133 миллиона евро – в пять раз меньше, чем при обеспечении электронной сохранности собственными силами каждого из ведомств.

Источник: сайт правительства Фландрии
https://overheid.vlaanderen.be/organisatie/informatiemanagement/digitaal-archief-vlaanderen
https://overheid.vlaanderen.be/organisatie/informatiemanagement/voordelen-dav
https://overheid.vlaanderen.be/organisatie/informatiemanagement/doelgroep-dav
https://overheid.vlaanderen.be/organisatie/informatiemanagement/taken-digitaal-archief-vlaanderen