четверг, 13 июня 2013 г.

Установлен порядок учета и хранения документов, представленных в налоговые органы при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и индивидуальных предпринимателей


Только что зарегистрированным в Минюсте приказом Минфина России от 31 января 2013 г. № 15н утвержден «Порядок учета и хранения регистрирующим органом всех представленных в регистрирующий орган документов, а также порядок и сроки хранения регистрирующим органом содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц и Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей документов и порядок их передачи на постоянное хранение в государственные архивы».
Для справки: Постановление Правительства РФ от 30.06.2004№ 329 «О Министерстве финансов Российской Федерации»

5.2. на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации Министерство принимает следующие нормативные правовые акты:

5.2.3(5). порядок учета и хранения регистрирующим органом всех представленных в регистрирующий орган документов, а также порядок и сроки хранения регистрирующим органом содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц и Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей документов и порядок их передачи на постоянное хранение в государственные архивы;
Приказ вступает  в  силу  с  даты  вступления в силу постановления Правительства РФ о признании утратившими силу Правил хранения документов (сведений) в Единых государственных реестрах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и их передачи на постоянное хранение в государственные архивы, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 октября 2003 г. № 630 (п.2 Приказа).

Документ устанавливает правила учета и хранения регистрирующим органом представленных ему документов, а также порядок и сроки хранения документов, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) и Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) и порядок их передачи на постоянное хранение в государственные архивы (п.1 Порядка).

Представленные при государственной регистрации документы на бумажных носителях и документы в форме электронных документов учитываются соответствующим налоговым органом путем их регистрации с присвоением входящего номера и с указанием даты их получения налоговым органом (п.2).

Представленные при государственной регистрации документы, а также  документы, включенные в государственные реестры, хранятся в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение их хищения и утраты, искажения, подделки и утраты содержащейся в них информации (п.4).

Содержащиеся в государственных реестрах документы прекративших свою деятельность юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, подлежат хранению в налоговых органах в течение 15 календарных лет, следующих за годом, в котором в государственные реестры внесены соответствующие записи (п. 4).

Мой комментарий: Отсчет срока хранения начинается только после ликвидации организации. Реальный срок хранения документов равен всему сроку существования организации + до 16  лет после её ликвидации (если под "соответствующими записями" имеются в виду записи о ликвидации). В результате хранить документы, в том числе электронные (к тому же  подписанные усиленными квалифицированными подписями /ЭЦП) придётся долго.

По истечении срока хранения содержащиеся в государственных реестрах документы, после проведения экспертизы их ценности, в установленном законодательством об архивном деле в Российской Федерации порядке передаются на постоянное хранение в государственные архивы. Документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат уничтожению в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Мой комментарий: Таким образом, очередной раз официально подтверждено, что после 15-лектнего ведомственного хранения документы реестров передаются на постоянное хранения в государственные архивы. Интересно, что об этом думают сами архивы и Росархив, который до сих пор говорит о том, что электронные документы в государственные архивы лучше не сдавать…

Государственным архивам стоит подумать об опережающем приёме на хранение, по крайней мере, электронных документов Архивного фонда. В противном случае к тому моменту, когда спустя несколько десятилетий эти документы поступят в архивы, не будет ни оборудования, ни программного обеспечения для работы с ними, не говоря уже о проверке электронных подписей :)

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/476519/

Комментариев нет:

Отправить комментарий