вторник, 18 июня 2013 г.

Дон Людерс: Почему я больше не поддерживаю стандарт DoD 5015.2


Большая статья Дона Людерса (Don Lueders - на фото) была опубликована на сайте ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM 27 мая 2013 года. Я предлагаю вниманию читателей её краткий «дайджест».

Пока я готовила статью к публикации, коллеги с сайта ЭлАрхиво.ру меня опередили - см. http://elarchivo.ru/?p=2384 . Однако я надеюсь, что данная публикация все равно будет интересной и полезной для читателей, тем более, что мы с коллегами сильно расходимся по части терминологии :)

Очень немногие люди за пределами Министерства обороны США имеют больший, чем у меня, личный опыт, связанный со стандартом DoD 5015.2-STD  «Стандарт требований к программным приложениям для управления электронными документами» (Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard, - сейчас это де-факто национальный стандарт США, соответствие которому обязательно для продуктов, закупаемых Министерством обороны США и рядом других министерств и ведомств. Ныне действующая 3-я версия стандарта была опубликована в 2007 году – Н.Х.).

Я начал работать с этим стандартом в конце 90-х годов, когда меня взяли на работу в качестве консультанта в небольшую компанию под названием TrueArc, ранее носившую имя Provenance. У Provenance.был продукт - приложение для управления документами, называвшееся ForeMost. Через несколько лет после моего прихода в компанию, ForeMost стал первым приложением для управления документами, получившим сертификацию на соответствиеDoD 5015.2.

В течение последующих 12 лет мне довелось сыграть ключевую роль в проектировании, создании и сертификации четырех совершенно новых приложений для управления электронными документами (включая два решения на основе SharePoint), а также консультировать по вопросам разработки продукта или процесса сертификации, по крайней мере, полдюжины других решений.

В прошлом я поддерживал этот стандарт, поскольку искренне верил в то, не будучи совершенным, он, тем не менее, формировал разумную концепцию управления документами в электронной среде. Однако за последние несколько лет моя точка зрения существенно изменилась, и я стал смотреть на стандарт как на морально устаревший реликт бизнес-модели 20-летней давности и неудавшуюся попытку разработать эффективные функциональные требования к управлению электронным контентом вплоть до завершающей стадии жизненного цикла информации. Считаю, что как сертифицированный специалист по управлению документами (Certified Records Manager, CRM) и увлеченный своим делом профессионал в области управления жизненным циклом информации, я морально обязан высказать свое мнение публично

Первая версия стандарта DoD 5015.2 была опубликована в 1996 году после многих месяцев интенсивных исследований, проводившихся специально направленными на эту работу аналитиками Министерства обороны при консультационной поддержке ряда профессионалов в области управления документами из частного сектора. С технической точки зрения, 1996 год – это несколько жизней тому назад. Для тех из нас, кто достаточно стар, чтобы помнить эти времена, начало 90-х годов было отмечено созданием нового набора продуктов для коллективной работы, которые в то время назывались приложениями для «управления информационным контентом» (Document Management). Многие поставщики занимались созданием различных вариантов продуктов для управления контентом, но прошло совсем немного времени, и небольшая группа продуктов захватила львиную долю рынка.

Эти решения по большей части имели базовые функциональные возможности, необходимые для управления неструктурированным контентом на ранних стадиях жизненного цикла информации, таких, как создание, распространение и использование. У большинства продуктов были лишь некоторые рудиментарные функциональные возможности, обеспечивавшие ограниченную поддержку четвертого этапа жизненного цикла информации – хранения (Maintenance). Ни одно из основных решений по управлению контентом изначально не поддерживало последнюю стадию жизненного цикла информации – уничтожение либо передачу на архивное хранение (Disposition). Такая ограниченность подтолкнула создание нового сегмента рынка программного обеспечения - приложений для управления документами.

Как и в случае с приложениями для управления контентом, за короткий период времени было выпущено много новых продуктов для управления документами, но лишь горстка этих решений поучила широкое распространение на рынке. (Не следует недооценивать значимость движимой рынком эволюции этих наборов продуктов. Существование совершенно разных приложений для управления различными стадиями жизненного цикла информации способствовало закреплению мнения о том, что неструктурированный контент можно разделить на не-документы (documents) и на официальные документы (records) -. когда как на самом деле это различие абсолютно не имеет значения, учитывая то, что все эти материалы могут использоваться в качестве юридически значимых доказательств в случае судебных споров, и всеми ими нужно управлять надлежащим образом (автор «забывает» здесь добавить, что такое положение дел стало складываться в США только после 2006 года, а до этого различие между документами и не-документами имело колоссальное практическое значение – Н.Х.).  Я считаю, что идея о возможности разделения неструктурированного контента на документы и не-документы нанесла огромный ущерб отрасли управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM), и с тех пор запутывала пользователей, поставщиков и даже других специалистов по управлению документами :)

В том момент, когда Министерство обороны США решило создать первую версию своего стандарта, на рынке преобладали отдельные решения для управления документами и управления контентом, - хотя несколько дальновидных поставщиков уже начали интегрировать свои решения по управлению контентом с существующими приложениями для управления документами и создавать первые рудиментарные ECM-решения для управления корпоративным контентом. Министерство обороны хотело стандартизировать, практику управления своими документами в масштабе всей ведомственной структуры, поэтому для него имело смысл создать стандарт, описывающий нужные на заключительных стадиях жизненного цикла функциональные возможности, которые в тот момент были реализованы в имевшихся системах управления документами, - и исключив из рассмотрения большинство других функциональных возможностей для управления жизненным циклом, которые на тот момент времени поддерживались приложениями для управления контентом.

Что любопытно, это объясняет, почему Министерство обороны назвало документ «Стандартом требований к программным приложениям для управления электронными документами» и почему в самом стандарте сказано, что он «устанавливает обязательные базовые функциональные требования к программным приложениям для управления документами (Records Management Application, RMA), которые используются структурными подразделениями Министерства обороны для реализации своих программ управления документами».

Для любого, кто хотя бы отдаленно связан с отраслью управления корпоративным контентом, очевидна кроящаяся здесь проблема: изолированные приложения для управления документами уже лет десять, как не встречаются. В течение первых нескольких лет 21-го века наблюдалась волна приобретений крепко стоящими на ногах поставщиками систем управления контентом более мелких компаний, создававших приложения для управления документами. Проводилась интеграция этих продуктов (с различной степенью успешности), и её результатом стали первые ECM-решения для управления корпоративным контентом. Эти новые интегрированные решения впервые дали пользователям возможность управлять неструктурированным контентом в масштабе организации и на протяжении всего его жизненного цикла. Контентом теперь можно было управлять «от колыбели до могилы» с помощью одного и того же решения - от создания, через стадии распространения использования и хранения, и вплоть до уничтожения.

Однако стандарт Министерства обороны так и не был адаптирован к этим фундаментальным изменениям в технологии управления контентом. Спустя 17 лет и три версии, стандарт по-прежнему упорно остается очень детальным набором функциональных требований к приложениям для управления документами.

Помню, как в годы моей молодости мой отец часто брал с собой пейджер – на случай, если его офису потребуется срочно с ним связаться. Тогда эта технология казалась мне передовой. В те дни пейджеры были довольно широко распространены, и могу предположить, что они соответствовали как минимум одному отраслевому стандарту.

Но, конечно, технологии развивались и на смену пейджерам пришли сотовые телефоны, несравнимо лучше решавшие ту же проблему, которую раньше решали пейджеры.

В отрасли сотовой телефонии существует множество стандартов, которым соответствует её продукция. И меня бы не удивило бы, если эти стандарты не включают в себя тот небольшой набор требований, что остался в наследие от времен пейджеров. Но эти стандарты отражают текущее состояния технологии: сотовые телефоны, а не пейджеры.

Стандарт Министерства обороны США DoD 5015.2 «Стандарт требований к программным приложениям для управления электронными документами» - это стандарт для пейджеров в эпоху iPhone-ов.

Дон Людерс (Don Lueders)

Источник: блог экспертов на сайте ассоциации AIIM
http://www.aiim.org/community/blogs/community/On-Why-I-No-Longer-Support-the-DoD-50152-Standard

Комментариев нет:

Отправить комментарий