План НИР украинских электронных архивистов на 2011 год

Как сообщается на сайте Центрального государственного электронного архива Украины, 27 января 2011 состоялось заседание научно-методического совета ЦГЭА Украины, на котором были утверждены следующие темы научно-исследовательских работ на 2011 год:

• Учет и описание электронных документов в центральных и местных архивах. Инструкция.
  
  
• Порядок приема-передачи электронных документов в государственный архив Автономной Республики Крым, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя от архивных отделов районных государственных администраций.
  
  
• Порядок доступа областных и центральных архивов к электронным документам, хранящимся в ЦГЭА Украины.
  
  
• Правила работы ЦГЭА Украины.
  
  
• Организация работы ЭПК ЦГЭА Украины. Методические рекомендации.
  
  
• Концепция создания справочного аппарата ЦГЭА Украины.
  
  
• Требования к автоматизированной информационной системе ЦГЭА Украины.
  
  
• Технические требования к автоматизированному рабочему месту архивиста для осуществления приема электронных документов на постоянное государственное хранение.
  
  
• Порядок создания архивного конвертируемого электронного документа.
  
  
• Разработка требований к программному обеспечению для осуществления автоматизированного учета архивных копий веб-сайтов.
  
  
• Регламент технической экспертизы электронного документа в ЦГЭА Украины.
  
  
• Разработка XML-схемы метаданных архивного электронного документа в соответствии с отраслевым стандартом "Метаданные архивного электронного документа. Структура и содержание".

Источник: сайт ЦГЭА Украины
http://tsdea.archives.gov.ua/ru/?page=pd27012011

Установлен новый порядок ведения реестра государственных и муниципальных контрактов, и значительно увеличены сроки хранения

Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2010 г. № 1191 утверждено «Положение о ведении реестра государственных и муниципальных контрактов, а также гражданско-правовых договоров бюджетных учреждений на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещается указанный реестр».

Сайт www.zakupki.gov.ru с 1 января 2011 года является единственным официальным местом размещения информации о государственных и муниципальных заказах.

Федеральное казначейство должно было до 15 января 2011 г. разместить в реестре контрактов сведения о действующих контрактах, включенные по состоянию на 1 января 2011 г. в реестр государственных контрактов, заключенных от имени Российской Федерации.

До 1 апреля 2011 года финансовым органам субъектов Российской Федерации и муниципальных образований должна быть предоставлена техническая возможность включать в реестр контрактов сведения о контрактах, заключенных соответственно от имени субъекта Российской Федерации и от имени муниципального образования.

Одновременно признано утратившим силу постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. № 807 «Об утверждении Положения о ведении реестров государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов, и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещаются указанные реестры».

Сравнение старого и нового положений о ведении реестров показывает, что технология ведения реестров все больше и больше опирается на информационные технологии и электронный документооборот. Реестр контрактов ведется Федеральным казначейством в электронном виде (п.2).

Порядок взаимодействия заказчиков и казначейства

Если раньше (см. п.6,7 Постановления 2007 г.) заказчик должен был направлять сведения о контракте в электронном виде или на бумажном носителе (сведения о контракте и сведения об исполнении/расторжении контракта), причем способ передачи информации в электронном виде не устанавливался, то теперь информация о контракте должна направляться только через официальный сайт (п. 4 Постановления 2010 г.), а все сведения должны быть подписаны электронно-цифровой подписью уполномоченного лица заказчика. В Постановлении 2007 года требования о необходимости использования именно ЭЦП не было, в нём указывалось (п.16), что в целях защиты сведений о контракте необходимо применение средств электронной цифровой подписи или иных аналогов собственноручной подписи. Постановление 2010 года (п. 15) требует применения только ЭЦП.

Также через официальный сайт заказчик будет извещаться о причинах невключения сведений в реестр. Это очень удобный вариант для Казначейства, – снимается проблема доказывания факта направления такого извещения, - однако в этом случае придется тщательно документировать факт и дату размещения информации на сайте (пп.7,8 Постановления 2010 г.). В Постановлении 2007 года предусматривалось, что, в случае обнаружения ошибок, сведения просто возвращались заказчику (п. 8 Постановления 2007 г.).

О включения в реестр контрактов сведений о контракте заказчик также извещается через официальный сайт. В извещении указывается уникальный номер соответствующей реестровой записи, порядковый номер изменения сведений о контракте или сведений об исполнении (о расторжении) контракта (п.11).

Требования к защите информации и требования к самой информационной системе практически не изменились (пп. 15,16).

Теперь предусмотрено, что в случае необходимости формирования сведений о контракте (его изменении) или сведений об исполнении (о расторжении) контракта на бумажном носителе, это делается соответственно по формам, предусмотренным приложениями № 1 и 2 (п.17).

Сроки хранения сведений о контракте

Существенно увеличены сроки хранения информации о контрактах.

Было:

«Положение о ведении реестров государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов, и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещаются указанные реестры» (Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. № 807)

13. Сведения о контракте (его изменении) или сведения об исполнении (о прекращении действия) контракта, включенные в реестр контрактов, сохраняются в реестре контрактов в течение 3 лет с даты включения в него сведений об исполнении (о прекращении действия) контракта.

Сведения о контракте (его изменении) или сведения об исполнении (о прекращении действия) контракта, исключенные из реестра контрактов по истечении указанного срока, хранятся в электронном виде в порядке, установленном законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Сведения о контракте (его изменении) или сведения об исполнении (о прекращении действия) контракта, представленные в уполномоченный орган на бумажном носителе, исключенные из реестра контрактов по истечении указанного срока, хранятся в порядке, установленном законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Стало:

«Положение о ведении реестра государственных и муниципальных контрактов, а также гражданско-правовых договоров бюджетных учреждений на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещается указанный реестр» (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2010 г. № 1191)

12. Сведения о контракте (его изменении) или сведения об исполнении (о расторжении) контракта, включенные в реестр контрактов, сохраняются в реестре контрактов в течение 10 лет со дня включения в него сведений об исполнении (о расторжении) контракта.

Сведения о контракте (его изменении) или сведения об исполнении (о расторжении) контракта, исключенные из реестра контрактов по истечении указанного срока, хранятся в электронном виде в установленном порядке.

Итак, срок хранения сведений увеличен более чем в 3 раза. Учитывая, что все эти сведения будут подписаны ЭЦП, будет интересно посмотреть, как Федеральное казначейство обеспечит не только сохранность этой информации, но и проверяемость ЭЦП в течение достаточно длительного времени.

Обращает также на себя внимание и то, что из документа исчезло всякое упоминание законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Очевидно, Правительство потеряло всякую надежду на то, что в нем когда-нибудь появятся положения, устанавливающее правила хранения электронных документов. Формулировка «в установленном порядке», в принципе, позволяет Правительству, в случае необходимости, самостоятельно урегулировать этот вопрос.

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=53389

Штат Виктория, Австралия: Опубликован стандарт хранения государственных документов

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) продолжает удивлять своей активностью в деле разработки новых стандартов управления документами. Я уже писала о ходе разработки стандарта хранения документов (PROS 11/01 Storage), см. http://rusrim.blogspot.com/2010/09/blog-post_3039.html и http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_24.html .  Теперь, после четырех лет работы, опубликованы окончательные тексты стандарта и двух спецификаций к нему:

• Стандарт хранения государственных документов штата (PROS 11/01 Storage),  19 стр., http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1101.pdf
  
  
• Спецификация 1 «Хранение государственных документов, находящихся на попечении органа государственной власти (агентства штата)» (PROS 11/01 S1 Agency Custody Storage), 19 стр., http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1101s1.pdf
  
  
• Спецификации 2 «Требования к местам депозитарного хранения документов штата» (PROS 11/01 S2 State Archives POD Storage), 17 стр., http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1101s2.pdf

Объединяя вместе всю информацию о стандарте и сопровождающих его документах, получим следующую картину. В соответствии с практикой разработки стандартов штата Виктория, используется трёхуровневая схема. На верхнем уровне находятся собственно стандарты, содержащие только основные принципы. Более подробные требования содержатся в спецификациях (2-й уровень), а указания и рекомендации – в руководствах (3-й уровень).

В законченном виде стандарт будет представлять следующий комплекс из 7 документов (собственно стандарта, двух спецификаций и четырёх руководств):

Взаимосвязь стандарта хранения с дополняющими его

спецификациями и руководствами

В настоящее время готовы и опубликованы документы 1-го и 2-го уровня (стандарт и спецификации).

В отличие от ранее применявшегося стандарта, новый стандарт охватывает хранение всех государственных документов, независимо от их формата и местоположения. Документ регламентирует  хранение физических документов, электронных документов, а также физических устройств и оборудования, применяемого для хранения электронных документов (например, флоппи-дисков. CD и DVD дисков и т.д.).

Стандарт хранения устанавливает ряд обязательных для государственных органов штата высокоуровневых принципов, относящихся к хранению государственных документов, включая документы, хранимые самими государственными органами, а также депозитарными хранилищами и сертифицированными PROV поставщиками услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS).

Стандарт содержит развёрнутое описание 8 основных принципов:

• Авторизация. Все государственные документы, вне зависимости от формата, должны храниться в условиях, авторизованных руководителем архивной службы штата. Руководитель архивной службы штата авторизует условия хранения посредством выпуска стандарта хранения и спецификаций к нему, сертификации депозитарных хранилищ и поставщиков услуг внеофисного хранения.
  
  
• Инспектирование. Зоны и помещения, используемые для хранения государственных документов, должны регулярно инспектироваться на соответствие стандарту хранения.
  
  
• Расположение и конструкция зданий: Государственные документы должны располагаться в хранилищах, удаленных от известных источников неприемлемых рисков.
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности и защищённости: Государственные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их долговременную сохранность в течение установленного для них срока хранения, и безопасность работающего с документами персонала.
  
  
• Идентификация и контроль: Государственные документы должны храниться с использованием систем, обеспечивающих их поиск и извлечение.
  
  
• Безопасность: Государственные документы во время их хранения и транспортировки в/из зоны хранения должны быть защищены от кражи, утраты, неавторизованного использования, доступа или модификации.
  
  
• Техническая поддержка: Для всех зон хранения и помещений, используемых для хранения государственных документов, должна быть внедрена программа поддержания их в надлежащем техническом состоянии, включающая регулярные инспекции и мониторинг, а также актуальный план технической поддержки.
  
  
• Защита на случай катастроф: Для всех зон хранения и помещений, используемых для хранения государственных документов, должна иметься актуальная программа обеспечения готовности на случай непредвиденных ситуаций, действий в случае катастроф и восстановления деятельности по их окончании

В спецификации 1 (ведомственное хранение) для каждого из восьми основных принципов, сформулированных в стандарте хранения, приводятся соответствующие требования к организации хранения документов органом государственной власти, а также примеры документов, подтверждающих выполнение органом власти этих требований. В общей сложности спецификации содержат 47 требований.

В спецификации 2 (внеофисное и архивное хранение) содержатся минимальные требования, предъявляемые к хранилищам, используемым для депозитарного хранения (Place of Deposit, POD) государственных документов. Такие хранилища могут принадлежать культурно-историческим центрам, историческим обществам, органам власти штата или муниципальным органам власти либо их объединениям. В случае, если такого рода хранилище соответствует содержащимся в Спецификации требованиям, руководитель архивной службы штата (Хранитель государственных документов - Keeper of Public Records) сертифицирует их на право хранения государственных документов. Эти спецификации организованы по тому же принципу, что и спецификации ведомственного хранения. В общей сложности они содержат 68 требований.

Кроме того, 28 января 2011 года для публичного обсуждения был выложен проект руководства 2 «Внедрение программы хранения» (Guideline 2. Implementing a Storage Programme) объёмом 47 страниц. Публичное обсуждение продлится до 11 февраля 2011 года, скачать текст проекта можно по адресу http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/StorageProgrammeGuidelineV0-7.doc

Программа хранения является частью программы управления документами государственного органа. Она охватывает концепции, процессы, системы, структуры и ресурсы, необходимые для управления хранением государственных документов независимо от их формата. Документ включает следующие разделы:

• План хранения документов (п. 5.1);
  
  
• Отчет об исполнении требований или отчет об инспекции (п. 5.2);
  
  
• План технического обслуживания/поддержки (п. 5.3);
  
  
• Готовность к стихийным бедствиям, план действий на случай стихийных бедствий и план восстановления деятельности после стихийного бедствия (п. 5.4);
  
  
• Процессы и процедуры (п. 6.2);
  
  
• Взаимодействие с основными заинтересованными сторонами (п. 6.3); и
  
  
• Отчеты о ходе работ и по мониторингу (п. 7.2).

Методология внедрения программы хранения предусматривает пять этапов:

• Этап первый: Исследования. Проведение исследований с целью подбора наилучших вариантов хранения, и определения того, что программа хранения должна охватывать, и как она вписывается в прочие планы и стратегии государственного органа.
  
  
• Этап второй: Планирование. Определение методологии, инструментов и мер, необходимых для реализации на практике вариантов выбранных вариантов.
  
  
• Этап третий: Подготовка и утверждение плана. Обеспечивается включение методологии, инструментов и мер в план хранения и во взаимосвязанные с ним стратегии, политики и планы; а также утверждение всех планируемых изменений.
  
  
• Этап четвертый: Реализация плана. Реализация плана путем хранения государственных документов способом, который, как было определено, обеспечивает их постоянную пригодность к использованию и читаемость, - и в соответствии с разработанными процедурами.
  
  
• Этап пятый: Мониторинг, анализ и совершенствование. Мониторинг хранения государственных документов, инспектирование хранимых документов, а также хранилищ и зон хранения, и совершенствование методики хранения по мере необходимости.

Источник: сайт PROV
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/56-Storage-Standard-Published.html
http://www.prov.vic.gov.au/records/standards.asp#Storage
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/57-Implementing-a-Storage-Programme-Public-exposure-draft.html

Высший Арбитражный Суд РФ утвердил порядок подачи документов в арбитражные суды в электронном виде

Среди законов, подписанных Президентом России 27 июля 2010 года, был и федеральный закон от 27.07.2010 № 228-ФЗ О внесении изменений в арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации», положения которого сделали реальным представление документов в судебные инстанции в электронном виде.

Ст. 41 арбитражного процессуального кодекса (АПК РФ) дополнена положением, согласно которому лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде; заполнять формы документов, размещенных на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет, в порядке, установленном в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным судом (ВАС РФ).

Подача процессуальных документов (заявлений, жалоб, представлений, отзывов) в электронном виде теперь может осуществляться посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте соответствующего арбитражного суда в сети Интернет. Документы, прилагаемые к ним, также могут быть поданы в арбитражный суд в электронном виде.

Приказом ВАС РФ от 12 января 2011 года № 1 утвержден «Временный порядок подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде». В нем Управлению делопроизводства ВАС дано распоряжение приступить к приему документов, поступающих в ВАС РФ в электронном виде, организовать их регистрацию и учет (п.2).

Одновременно председателям арбитражных судов всех уровней приказано организовать работу по своевременному приему документов, поступающих в электронном виде, их регистрации и учету, а также по информированию лиц, участвующих в деле, о такой форме обращения в арбитражный суд.

Этим же приказом создана рабочая группа из 8 человек, которая должна проводить мониторинг вопросов применения «Временного порядка».

Для подачи документов в электронном виде лица, участвующие в деле, должны зарегистрироваться в системе «Электронный страж», размещенной на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (п.1). Представление документов иными способами, включая направление их по электронной почте, настоящим Порядком не регулируется.

Технология подачи документов следующая:

• Процессуальные документы (заявления, жалобы, представления, отзывы) создаются путем заполнения формы на сайте Высшего арбитражного суда.
  
  
• Остальные документы, которые сторона хочет представить в суд в качестве доказательств, присоединяются к электронной форме в виде отсканированных образов в формате Adobe PDF.

Цитируя "Временный порядок":

§ 2. Общие требования к подаваемым документам

1. Для представления в арбитражный суд в электронном виде документы должны быть переведены в электронный вид с помощью средств сканирования.
_________________
Все документы должны быть отсканированы в черно-белом цвете в формате Adobe PDF: качество - не менее 200 точек на дюйм (dpi) для сохранения всех аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления. Размер файла не может превышать 10 Мб.

Каждый отдельный документ должен быть отсканирован и загружен в систему подачи документов в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, подаваемых в суд, а наименование файлов должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе (например: Накладная 245 от 02032009 Зл.pdf).

2. В случае, когда исковое заявление, поданное в электронном виде (апелляционная жалоба, кассационная жалоба, заявление о пересмотре судебного акта в порядке надзора, заявление о пересмотре судебного акта по вновь открывшимся обстоятельствам) подлежат возвращению, вопрос о возврате государственной пошлины из федерального бюджета решается только при наличии оригинала документа, подтверждающего ее уплату.

Далее в документе подробно излагается, какие виды заявлений могут быть поданы в суды различных инстанций, и какие документы к ним должны быть приложены в обязательном порядке. Виды заявлений (обращений) по делам о несостоятельности (банкротстве), а также перечень прилагаемых к ним документов указаны в Приложении к Временному порядку.

После подачи документов в электронном виде, в «личный кабинет» пользователя приходит уведомление о поступлении документов с указанием даты поступления. Эта дата учитывается при рассмотрении вопроса о соблюдении заявителем срока для совершения процессуальных действий (часть 6 статьи 114 АПК РФ) (раздел V. П.2).

При отправлении искового заявления (заявления), жалобы, ходатайства система автоматически фиксирует дату и время совершения пользователем указанного действия. При этом дата и время определяются по часовому поясу, в котором находится арбитражный суд, являющийся адресатом соответствующих документов.

При получении документов в арбитражном суде, специально выделенный для этого сотрудник просматривает все поступившие документы. Он должен убедиться в том, что поступившие документы читаемы, адресованы суду, оформлены в соответствии с «Порядком», включая соблюдение требования о наличии подписи в отсканированном документе, и поступили в суд соответствующей инстанции.

Кстати, о подписи. Про ЭЦП ни АПК, ни «Временный порядок не упоминают». Раздел I «Условия подачи документов в электронном виде» требований о каком-либо подписании процессуальных документов не содержит.

Если все условия соблюдены, то арбитражный суд направляет пользователю уведомление о получении поданных в электронном виде документов. В уведомлении указывается дата получения документов, которая считается датой поступления документов в арбитражный суд (раздел V, п.3). В противном случае, пользователю направляется уведомление о том, что документы не могут быть признаны поступившими в арбитражный суд.

«Временный порядок» регулирует и процедуру первичной обработки поступивших документов (раздел V, п.4). Предусмотрено использование смешанного документооборота. Распечатываются следующие документы:

• исковое заявление (заявление, апелляционная жалоба, кассационная жалоба),
• заявление (представление) о пересмотре судебного акта в порядке надзора,
• заявление о пересмотре судебного акта по вновь открывшимся обстоятельствам,
• заявление о присуждении компенсации за нарушение права на судопроизводство в разумный срок или права на исполнение судебного акта в разумный срок, заявления (ходатайства),
• опись документов, поступивших в электронном виде (она формируется автоматически системой подачи документов).

Распечатанные документы передаются на регистрацию. Для идентификации документов, поступивших в электронном виде, на лицевой части каждого документа ставится отметка суда «поступило в электронном виде».

Регистрация документов ведется в порядке, предусмотренном «Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации», т.е. документы включаются в систему делопроизводства суда, и работа с ними ведется по общим для всех документов правилам.

Изучение поступивших в арбитражный суд в электронном виде документов осуществляется судьями и сотрудниками суда при помощи имеющихся в распоряжении суда технических средств. При необходимости такие документы могут быть распечатаны.

В случае если поступившие в арбитражный суд документы подлежат направлению в арбитражный суд вышестоящей инстанции для рассмотрения, распечатанные документы вместе с делом направляются в соответствующий арбитражный суд по почте. В суд вышестоящей инстанции направляется также диск, содержащий электронные копии документов, направленных через систему подачи документов.

Ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц в случаях, предусмотренных АПК РФ, с материалами дела, существующими в электронном виде, осуществляется в здании суда без их распечатывания путем предоставления заинтересованным лицам доступа к данным материалам с использованием технических средств суда либо путем предоставления данных материалов для ознакомления на оптическом носителе.

Мой комментарий: В настоящее время арбитражные суды являются одними из самых продвинутых органов государственной власти в области использования информационных технологий. Они уже давно принимают в качестве доказательств различные виды электронных документов, и сейчас наши судьи весьма неплохо разбираются в их специфике.

Перевод судебного производства в электронный вид, с моей точки зрения, будет одним из катализаторов, способных значительно ускорить расширение сферы применения электронных документов. Стоит отметить, что этот процесс уже начался. Так, уже 20 января 2011 года Арбитражный суд Омской области вынес судебный акт на основании документа, поступившего в канцелярию суда в электронной форме (см. http://www.rg.ru/2011/01/21/sudonline.html ).

Источники: Кодекс / «Российская газета», федеральный выпуск №5387 (11) от 21 января 2011 г.
http://www.kodeks-luks.ru/ciws/site?tid=0&nd=902255541&nh=1
http://www.rg.ru/2011/01/21/sudonline.html