суббота, 9 октября 2010 г.

Швеция: Архивная служба запрещает изготавливать двусторонние бумажные архивные документы

Национальная архивная служба Швеции (Riksarkivet) приняла решение ввести обязательное требование односторонней печати документов.

Это решение основано, в частности, на исследованиях, выполненных Шведским институтом технических исследований (Sveriges Tekniska Forskningsinstitut), которые показали, что двусторонние документы (печатные или откопированные) непригодны для длительного хранения, поскольку может быть потеряна содержащаяся в них информация.

Новые правила несколько увеличат использование бумаги государственными органами. Однако в долгосрочной перспективе можно ожидать определенную выгоду для  экологии из-за того, что не придется конвертировать повреждённые документы.

В выпущенные архивной службой «Правила и рекомендации для бумажных документов» (RA-FS 2006:1) в главе 5 вводится новый пункт следующего содержания: «§2а  Документы, подлежащие хранению государственным органом, должны быть напечатаны или откопированы на одной стороне листа.»

Изменения вступают в силу с 1 ноября 2010 года.

Источник: сайт архивной службы Швеции
http://www.riksarkivet.se/default.aspx?id=22727&ptid=

15 комментариев:

  1. у нас в кризис во многих субъектах приказали готовить двусторонние документы, независимо оттого архивные они или нет.

    ОтветитьУдалить
  2. А ведь Правила делопроизводства в ФОИВ (там, где устанавливаются отступы справа/слева) такую ситуацию не учитывают! Наверняка не все догадались или сделать большие симметричные поля, или установить разные отступы для чётных и нечётных страниц :)

    ОтветитьУдалить
  3. Коллеги, чего вы обсуждаете то?.. То, что опубликовано службой Швеции относительно исследований носителя информации в виде бумаги, давным давно изучено и описано... хотя бы Приваловым. Вы работы своих коллег читаете, знакомы?.. Или в "вечных поисках" "жаренного" как "знаменье времени" :)?
    Относительно издания (вывода на печать) ОРД, то и "ежику понятно", что речь идет об одностороннем. Даже во времена далекие и "смутные" на Руси грамоты (ОРД) писались односторонние.
    Насчет сообщения Анастасии: было бы замечательно более внимательно изучить "приказы субъектов", может "кто-то чего то" недопонял?.. Можно номера этих приказов и названия субъектов?

    ОтветитьУдалить
  4. Анонимный>> Даже во времена далекие и "смутные" на Руси грамоты (ОРД) писались односторонние... Можно номера этих приказов и названия субъектов?

    Можно, и даже с цитатами :) Как видите, времена изменились. И раз уж я выполнила Вашу просьбу, то не будете ли Вы так любезны дать мне ссылки на статьи Привалова, которые Вы упомянули?

    О внесении изменений в постановление Губернатора области от 27 декабря 2007 г. № 700 (постановление Губернатора Амурской Области от 3 марта 2009 г. № 87)

    В целях совершенствования документооборота в исполнительных органах государственной власти области постановляю:

    Внести в Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области, утвержденную постановлением губернатора области от 27 декабря 2007 г. № 700 (в редакции постановления губернатора области от 22 декабря 2008 г. № 500), следующие изменения:

    1) подпункт 2.2.3 пункта 2.2 раздела II изложить в следующей редакции:
    «…С использованием оборотной стороны листа печатаются внутренняя документация, документы в процессе их визирования, материалы для заседаний Правительства, совещаний, семинаров и других мероприятий, копии документов. В таком случае реквизиты полей будут следующие: левое - не менее 1,0 см; правое - не менее 3,0 см; верхнее - не менее 2,0 см; нижнее - не менее 2,0 см.»

    Порядок оформления документов в Администрации Тверской области (Утвержден распоряжением Губернатора Тверской области от 14 февраля 2001 г. № 189-р)

    IV. Требования к бланкам документов
    4.7. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

    Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Еврейской Автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых Правительством Еврейской Автономной области (постановление Губернатора Еврейской Автономной Области от 31 мая 2007 г. № 121)

    7. Общие требования к составлению и оформлению документов

    7.5. Бумага, применяемая для изготовления документов, должна быть белого цвета. Документы постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.

    Каждый лист документа должен иметь поля не менее, мм: 30 - левое; 15 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее.

    Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

    При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее, мм: 15 - левое; 30 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее.

    О дальнейшем развитии безбумажного электронного документооборота в префектуре (распоряжение префекта Зеленоградского административного округа города Москвы от 25 февраля 2009 г. № 213-рп )

    В целях оптимизации и недопущения роста расходов на функционирование органов исполнительной власти округа в условиях складывающейся экономической ситуации, интеграции с окружными организациями, повышения оперативности отработки поручений, экономии бюджетных средств и рационального расходования бумаги, а также в соответствии с поручением Мэра Москвы от 13.02.2009 N 4-15-3671/9:

    1.1. Обеспечить использование оборотной стороны листа при подготовке любых документов (служебной корреспонденции, переписки с жителями, организационно-распорядительных документов и их проектов, справочной и внутренней переписки и приложений к ним).

    Регламент префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы (Приложение к распоряжению префектуры Зеленоградского АО г. Москвы от 25 ноября 2009 г. № 759-рп)

    3.3. Правила оформления распоряжений префектуры
    3.3.5. Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования.
    …Текст документа печатается с двух сторон листа.

    3.9. Порядок подготовки, подписания и вступления в силу приказов префектуры
    3.9.1.3. Текст приказа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования.
    …Текст документа печатается с двух сторон листа.

    ОтветитьУдалить
  5. Анонимный>> То, что опубликовано службой Швеции относительно исследований носителя информации в виде бумаги, давным давно изучено и описано... хотя бы Приваловым. Вы работы своих коллег читаете, знакомы?.. Или в "вечных поисках" "жаренного

    Даже начинающему специалисту безо всяких исследований очевидно, почему двусторонние документы хуже хранятся. И да, Вы правы, это действительно новость из разряда «жареных», что могут быть интересны моим читателям – в том числе и Вам. Вы ведь её не только прочли, но и сочли нужным прокомментировать, не так ли? :)

    ОтветитьУдалить
  6. Ссылки на В.Ф Привалова? Да лучше купить его работы см.:
    http://www.vniidad.ru/ocnti/excelexit.php.htm
    Кстати, не обращали внимание на то, что двусторонние документы «слипаются» друг с другом при длительном хранении? Об этом неоднократно говорилось практически всеми госархивами своим источникам комплектования еще с прошлого века. Если не ошибаюсь, даже во время практических занятий студентам-архивистам и студентам-организаторам управленческого труда (да, да, была такая специальность: документовед и организатор управленческого труда) наглядно демонстрировались печальные последствия «двустороннести».
    Но интереснее почитать Привалова. Правда-правда… Куда уж тут шведам с их то «спичками» :) У нас свои «поленья» имеются…
    Насчет конкретных ссылок на приведенные нормативы обратите внимание на их легитимность. В нарушение постановления Правительства от 15 июня 2009 № 477 отсутствует ссылка на протокол ЦЭПМК соответствующего федерального (регионального) органа, ответственного за архивный «надзор» (фед(гос) архив). Так что, это «фуфло» кем бы оно не было подписано :). Такое тоже бывает… То же относится и к московскому «творчеству», которое также противоречит Регламенту города Москвы и также отсутствуют ссылки на протоколы ЦЭК или ЦЭПМК Мосгорархива.
    Возникает вопрос: а можно ли применять на практике заведомо «кривые» нормативы, противоречащие постановлению Правительства? :) Метлой надо гнать разработчиков таких нормативов…
    Конечно же, Вы Наталья Александровна, молодец, что находите современную зарубежную аналогию устоявшейся российской школе

    ОтветитьУдалить
  7. Анонимный>> Насчет конкретных ссылок на приведенные нормативы обратите внимание на их легитимность

    Документы действующие - как, скажем, и новый Перечень, многие статьи которого противоречат законодательству. И пока эти документы не отменены, они применяются, и никакие крепкие слова тут не помогут.

    Должна Вас огорчить, но Правила делопроизводства в ФОИВ (постановление № 477) распространяются только на федеральные органы исполнительной власти. Да, региональные правила не должны им противоречить - но они и не противоречат: в федеральных правилах нет запрета на двусторонние документы! (что Вы там говорили о "разработчиках таких нормативов"? :) )

    Да лучше купить его работы...

    За ссылку благодарю. Если эти публикации будут продавать на конференции ВНИИДАД, то куплю, а специально за ними не поеду - ту же информацию я легко найду в других источниках, не отходя от компьютера. Да и работать с бумажными публикациями несовременно и неудобно.

    Пора Росархиву и ВНИИДАД осознать, что поговорка "чего нет в интернете, того не существует" давно уже не шутка.

    ОтветитьУдалить
  8. Анонимный>> Но интереснее почитать Привалова.

    Не пожалела времени, чтобы выяснить, что же есть в интернете о Привалове. Итак:
    - Биографии нет
    - Библиографии нет
    - Фотографий нет
    - Есть текст только одной статьи - и тот на болгарском языке!

    По сути, для новых поколений учёный не существует. И это при том, что во ВНИИДАД и в профильных вузах есть студенты и аспиранты, занимающиеся той же тематикой, которым вполне можно было бы поручить отсканировать и выложить статьи, составить библиографию и т.д.

    Ситуация IMHO позорная, но не удивительная - примерно с тем же я столкнулась чуть раньше, когда пыталась найти материалы по А.Н.Соковой.

    ОтветитьУдалить
  9. О легитимности таких приказов можно спорить сколько угодно, но когда надо проходить согласование в Мосгосэкспертизе, то такие части проекта как сметы, общие записки у вас не примут, если они не будут оформлены двусторонне, так что в архивы из того же Москомнаследия пойдут двусторонние документы.

    ОтветитьУдалить
  10. "По сути, для новых поколений учёный не существует... Ситуация IMHO позорная..."
    Наталья Александровна, одумайтесь с поспешностью выводов. Пожалуйста. Научные труды Вы и все желающие могут заказать во ВНИИДАД.
    Конечно же, Вы молодец, что находите современную зарубежную аналогию устоявшейся российской школе... Да, и в Вашей диссертации отсутствуют инетотсылки на отечественную источниковую базу, но это не означает, что ее нет. Правда, ведь? :) По сути, вопрос риторичен: а существует ли Америка? Ведь я ее не видел/а.

    ОтветитьУдалить
  11. Анонимный>> Наталья Александровна, одумайтесь с поспешностью выводов

    Это не выводы, а констатация факта :( Наука изменилась, по бумажным библиотекам никто не ходит, а уж ездить и заказывать бумажные копии депонированных материалов (уже в советское время такой способ публикации считался приличным лишь для студентов, поскольку он равносилен выкидыванию в корзину) - вообще немыслимое дело.

    Я никого не пытаюсь обращать в свою веру - лишь предупреждаю, что, если ничего не предпринять, то лет через десять о нескольких поколениях выдающихся отечественных специалистов будет знать лишь дюжина историков науки.

    В Вашей диссертации отсутствуют инет-отсылки на отечественную источниковую базу, но это не означает, что ее нет.

    Сейчас эта база слишком труднодоступна, и её почитай что и нет. А ведь для того, чтобы заново ввести её в нормальный научный оборот, сделать надо совсем немногое - оцифровать пару сотен лучших статей и выложить их в открытом доступе. Имея под рукой курс студентов, всё можно было бы сделать за год, попросив каждого в виде практики оцифровать парочку статей.

    ОтветитьУдалить
  12. В феврале 2011 года сайт ВНИИДАД сообщил об издании избранных трудов В.Ф.Привалова «Обеспечение сохранности архивных документов», см. ссылку.

    ОтветитьУдалить
  13. Анонимный13 мая 2012 г., 15:01

    Всем Здравствуйте. Прошу помощи.Пишу реферат по предмету архивоведение. На тему организация и современное состояние архивного дела в Швеции. Ничего найти не могу. Помоги пожалуйста если можете.

    ОтветитьУдалить
  14. Сайт Национальных Архивов Швеции (Riksarkivet), http://www.riksarkivet.se/ и http://www.riksarkivet.se/default.aspx?id=2138 (на английском)

    Для чтения можно использовать Google Translate ( http://translate.google.com/#sv|ru| ), вводя в поле текста гиперссылку

    Все материалы данного блога по Швеции: http://rusrim.blogspot.com/search/label/Швеция или http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4197

    Попробуйте также разыскать книгу Ирины Карапетянц "Архивы Швеции", http://www.mdk-arbat.ru/bookcard?book_id=699169

    ОтветитьУдалить
  15. Анонимный15 мая 2012 г., 17:00

    Огромное Спасибо.

    ОтветитьУдалить