четверг, 20 января 2011 г.

Что не так с «открытым правительством»?

Статья вице-президента и ведущего аналитика фирмы Гартнер Андреа ди Майо (Andrea Di Maio) было опубликована на блоге фирмы 13 января 2011 года

Вчера я написал на блоге (см. http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2011/01/11/beth-noveck-leaving-the-white-house-is-no-big-loss/  ) об уходе Бет Новек с поста заместителя директора по технологиям и руководителя направления «открытого правительства» в федеральном правительстве США, - и получил массу критических комментариев от читателей, которым и заголовок моего поста не понравился, и моё мнение, что программа «открытого правительства» идёт не слишком успешно.

Позвольте мне пояснить, почему я считаю, что «открытое правительство» - хотя это замечательная идея, и бесценным актив для любой государственной организации - рискует в скором времени оказаться в «реанимации», если не будет каких-либо изменений в темпах и подходах.

Исполнение указаний «сверху» вместо эффективного использования

Основным достоинством «Директивы об открытом правительстве» (Open Government Directive, о ней см. http://rusrim.blogspot.com/2010/01/blog-post_15.html - Н.Х.) было то, что она позволила стронуть с места инициативы в области «открытого правительства» и преодолеть первоначальное сопротивление тех государственных органов, которые, - либо из-за отсутствия собственных сторонников и пропагандистов этой идеи, либо вследствие особенностей их миссии, - неохотно воспринимали принципы «открытого правительства».

Однако ещё в самых первых своих комментариях на данную тему я указал на отсутствие механизмов, необходимых для устойчивого развития во времени подобных инициатив. Необходимость срочно «выкатить» открытые наборы данных и придумать «ударные» мероприятия не оставила государственным органам достаточного времени для того, чтобы задуматься над тем, как теснее увязать «открытое правительство» и их собственные приоритеты, связанные с выполнением стоящих перед ними задач. Все учреждения были вынуждены принять участие в упражнении по «взаимодействию с общественностью», для сбора мнений от общественности в целом, - в то время, как на самом деле им нужно было, чтобы большее число их сотрудников осознало преимущества и проблемы «открытого правительства» и начало применять эти принципы для решения задач повседневной деловой деятельности.

Активность отдельных экспертов, а не всех государственных служащих

Наиболее заметным итогом всего этого стало то, что, за очень редкими исключениями (такими, например, как космическое агентство NASA, которые не нуждалось в «Директиве» для продвижения вперед), государственные органы практически передали деятельность в сфере «открытого правительства» на «аутсорсинг» отдельным группам экспертов в своих организациях, а то и  внешним консалтинговым компаниям, часть которых, - что совсем не удивительно, - являются одними из самых яростных противников моих мнений.

Одно из толкований «открытого правительства» предусматривает привлечение граждан и организаций к выполнению тех задач, которые они могут делать лучше, более творчески и, возможно, дешевле, чем государственные органы. Не удивительно, что государственные органы сосредоточивают (в плане программ «открытого правительства» - Н.Х.) внимание на тех областях, которые считают менее критически-важными с точки зрения выполнения поставленных перед государственными органами задач, поскольку именно их они рассматривали бы в качестве первых кандидатов для передачи на аутсорсинг.

Однако реальные преимущества «открытого правительства» может быть реализованы только тогда, когда его принципы становятся основными для всей организации, и когда все сотрудники понимают, как прозрачность, вовлечение и сотрудничество (основные лозунги «открытого правительства» - Н.Х.) могут помочь им лучше выполнять свою работу.

Наилучшие практики вместо эффективной практики

Мы уже не раз наблюдали это в прошлом. Когда появляются новые тенденции и технологии, наиболее частый вопрос, который нам задают наши клиенты из государственных органов, звучит так: «покажите нам наилучшие практики из других юрисдикций». В Европе одержимость наилучшими практиками стала причиной потерь денег и времени при реализации программ «электронного правительства», когда страны пытались имитировать опыт друг друга, не обращая внимание на значительные различия в демографии, нормативно-правовой базе, зрелости в плане выбора и закупки технологий и зрелости местного рынка.

Ключевым вопросом является не «Кто сделал это раньше?», а «Как мне применить эти принципы в моей конкретной ситуации?». Хорошие практики являются источником идей, но только после того, как выполнено «домашнее задание» по определению актуальности и приоритетов в увязке со стратегическими целями конкретного государственного органа.

Рейтингование инициатив вместо оценки воздействия

Меры успешности «открытого правительства» склонны основываться на оценке исполнения требований Директивы, а не того, насколько эффективно государственные органы увязывают принципы «открытого правительства» со своими миссиями.

Такие инициативы, как европейские рейтинги электронного правительства, часто поощряли неправильное поведение (например, трату денег с целью улучшить свои позиции в рейтинге), а не столь необходимое обдумывание того, где и как лучше развернуть технологии для повышения уровня обслуживания и эффективности работы в условиях конкретной юрисдикции. Реакция ряда американских ведомств на ранние рейтинги выполнения планов «открытого правительства» дают основания полагать, что то же самое происходит и в США.

Нужно научиться измерять воздействие, и сосредоточить внимание на конечных результатах, а не на отчётности. Именно в этой области Бет и ее сотрудники потерпели неудачу.

Выводы: Надежда пока остается, но…

Как напоминается в одном из комментариев на мой предыдущий пост на блоге, «изменения требуют времени в любой крупной организации, но осуществлять их в государственных органах особенно трудно». Моя основная критика «Директивы об открытом правительстве» заключается в том, что она могла бы направить изменения в поведении в иное русло, в сторону контекстуализации «открытого правительства» на уровне государственных органов, вместо превращения его для многих в упражнение «и я тоже».

Еще есть время на то, чтобы всё это поправить, чтобы счесть текущие планы «открытого правительства» пилотными, и начать создавать более тесные связи между реализациями принципов «открытого правительства» и миссиями государственных органов. Но для этого, однако, требуется, чтобы «открытое правительство» стало неотъемлемой частью процессов управления эффективностью, бюджетирования, закупок и все другие процессов, являющихся основополагающими для работы государственной машины.

На самом деле, «открытое правительство» тогда выйдет из реанимации, когда нам уже больше не будет нужен человек в Белом доме, отвечающий за вопросы «открытого правительства».

Андреа ди Майо (Andrea Di Maio)

Источник: блог фирмы Гарнер
http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2011/01/13/whats-wrong-with-open-government/

Ассоциация российских банков рекомендовала сроки хранения ряда документов

Комитет Ассоциации российских банков (АРБ) по вопросам противодействия легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (ПОД/ФТ) утвердил «Типовые правила внутреннего контроля в кредитной организации» (протокол № 24 от 1 декабря 2010 года).

Документ содержит ряд интересных положений. Прежде всего, стоит обратить внимание на то, что понятие «осуществление внутреннего контроля» включает в себя не только мероприятия самого контроля, но и деятельность по документированию этой работы и хранению собранной информации и документов на протяжении сроков, установленных законодательством.
Осуществление внутреннего контроля - реализация организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля и программ его осуществления, а также выполнение требований законодательства …по документальному фиксированию сведений (информации) и их представлению в уполномоченный орган, по хранению документов и информации, по подготовке и обучению кадров.
В Правилах сформулированы требования к ведению анкет клиентов (п.4).
4.4. Порядок ведения анкет Клиентов.

4.4.3. Анкета (досье) клиента заполняется сотрудником Банка на бумажном носителе, как от руки и/или с применением технических средств. Анкета (досье) клиента, заполненная в электронном виде, при переносе на бумажный носитель заверяется подписью сотрудника, ответственного за идентификацию. Сведения, включаемые в Анкету (досье) клиента, могут фиксироваться и храниться Банком в электронной базе данных …

4.4.4. Анкета (досье) клиента может не оформляться при проведении банковских операций и иных сделок … если сведения … фиксируются иными способами, определенными правилами проведения банковских операций и иных сделок.

4.4.5. Анкета (досье) клиента подлежит хранению в Банке не менее пяти лет со дня прекращения отношений с Клиентом.
Отдельный раздел (п.7) описывает программу документального фиксирования (или, говоря по-русски, документирования) сведений и информации. Документироваться должна информация, полученная в результате применения Правил и реализации программ их осуществления (п.7.2.).
7.3. Информацию об операциях (сделках) Клиента Банк фиксирует таким образом, чтобы:
  • в случае необходимости было возможно воспроизвести детали операции (сделки) (в том числе сумму операции (сделки), валюту платежа, данные о контрагенте клиента);

  • они могли быть использованы в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе.
В п.7.4. подробно перечислены документируемые сведения. Способы документирования сведений определяются и регламентируются внутренними нормативными документами Банка (п.7.5.).

Правилами также установлен срок хранения Отчетов в виде электронного сообщения (ОЭС) и Извещений в виде электронного сообщения (ИЭС), которыми банки обмениваются с уполномоченным органом.
10. Порядок подготовки и представления сведений в Уполномоченный орган

10.21. ОЭС, направленные Банком в уполномоченный орган, по которым получены ИЭС о принятии их территориальным учреждением, а также указанные ИЭС и ИЭС Уполномоченного органа, полученные Банком в ответ на направленные ОЭС, хранятся в электронном виде не менее 5 лет со дня получения ИЭС Уполномоченного органа.
Отдельный раздел (п.11) посвящен программе хранения документов и информации.
11. Программа хранения документов и информации

11.1. В рамках реализации настоящих Правил хранению подлежат следующие документы:
11.1.1. Документы, содержащие сведения о Клиенте, хранятся в юридическом деле Клиента или досье Клиента;
11.1.2. Документы по операциям Клиентов хранятся в бухгалтерских либо кассовых документах дня в порядке, предусмотренном нормативными документами Банка России;
11.1.3. ОЭС об операциях подлежащих обязательному контролю и подозрительных операциях хранятся в электронном виде в информационной системе Банка.

11.2. Сведения и документы, полученные Банком в рамках осуществления настоящих Правил, подлежат хранению в течение не менее 5 (пяти) лет, со дня прекращения отношений с Клиентом.
Мой комментарий: Хочу обратить внимание на то, что банки, в отсутствие столь необходимого перечня документов кредитных организаций, сами начинают регулировать проблемы со сроками хранения. Только, в отличии от Росархива и ВНИИДАД, АРБ предлагает применять сроки хранения, установленные законодательно-нормативными актами.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=109248

среда, 19 января 2011 г.

Электронная Украина: Сделан только первый шаг

Председатель Государственного комитета архивов Украины Ольга Гинзбург и директор Центрального государственного электронного архива Украины Анатолий Гаврилович Лавренюк дали интервью журналу Верховной Рады Украины «Віче», которое было опубликовано (на украинском языке) в декабрьском номере 2010 года.

В 2007 году Кабинет министров Украины создал Центральный государственный электронный архив Украины (ЦГЭА Украины), призванный сохранить для грядущих поколений широчайшие пласты информации. Однако архив будущего пока не впечатляет ни величием монументальных сооружений, ни новейшими информационными хранилищами с многоступенчатыми системами защиты.

К профессиональному празднику, который отмечают 24 декабря, электронный архив дополнительно получит пять больших комнат. Это временное решение проблемы, ведь поскольку организации требуется гораздо больше площадей для хранения электронного наследия страны, а для обеспечения доступа к ней - читальных залов. Все это архивисты должны получить следующим летом, когда будет сдан в эксплуатацию комплекс архивных сооружений.

В целом на протяжении 2006-2010 годов для Госкомархива предполагалось построить несколько корпусов общей площадью более 52,5 тыс. квадратных метров. Сметная стоимость проекта - 252 млн. гривен.

«В этом году на строительство направлено 30 млн. гривен», - говорит в интервью журналу «Вече» Председатель Государственного комитета архивов Украины Ольга Гинзбург (на фото). «Завершить все строительные работы планируем до 20-й годовщины независимости. Тогда на Соломенской улице возникнет настоящий архивный городок, в котором расположатся все центральные архивы страны».

Как выяснилось, материалов для хранения в электронном архиве пока маловато, ведь в стране еще не приобрел массового распространения электронный документооборот. Закон «Об электронных документах и электронном документообороте», принятый еще в 2003 году, так и не заработал в полную силу: лишь около 20 органов государственной власти отказались от привычных гербовых бумаг, перейдя на электронные документы. Среди первопроходцев - Главгосслужба, Минэкономики, Минфин, Минтранссвязи, Государственная налоговая служба, Государственная пограничная служба Украины. У других то ли денег не хватает, то ли вследствие психологической неготовности нет желания работать с электронными документами. Однако уже в 2011 году все центральные органы власти должны перейти на электронный документооборот.

Сложная ситуация сложилась с электронной цифровой подписью, обязательным атрибутом юридически-значимого электронного документа. Хотя у нас и продают ключи электронно-цифровых подписей, они не соответствуют международным стандартам, которые действуют в Украине с 2005 года. Это делает невозможным обмен электронными документами как со странами Европейского Союза, так и с Россией.

Понятно, что даже повсеместное внедрение электронного документооборота не приведет к мгновенному наполнению Центрального государственного электронного архива Украины (ЦГЭА). По закону, электронные документы должны храниться так же, как и бумажные. Таким образом, сначала документ в течение двух лет обращается в учреждении, затем попадает в архив организации или ведомства, и лишь потом его передают на хранение в государственный архив. Поэтому ЦГЭА придется подождать не менее десяти лет, прежде чем документы поступят в архив.

Чтобы ускорить этот процесс, в ЦГЭА разработана и вынесена на широкое обсуждение «Концепция планирования жизненного цикла электронных документов и электронных информационных ресурсов». По мнению О. Гинзбург, электронные документы должны передаваться на хранение в государственный архив не через 10-15 лет после их создания, а после трех.

«В архивном деле существует понятие неделимости фондов, поэтому бумажный и электронный документы, имеющие силу оригинала, должны храниться в одном месте», - рассказывает еще об одной правовой коллизии директор ЦГЭА Анатолий Лавренюк. «Мы хотим добиться, чтобы областные и центральные архивы входили в число источников комплектования электронного архива, ведь только у нас будут созданы условия для длительного и надежного хранения любых объемов информации».

Проблематичным представляется на нынешнем этапе сохранение интернет-наследия, электронных баз данных. Нужно разработать не только критерии отбора подлежащей сохранению информации с сайтов, - следует на законодательном уровне решить проблему прав интеллектуальной собственности, возникающую при копировании сайтов. Если специализированные государственные учреждения (библиотеки, фонды) в соответствии с законом получают от владельцев информации обязательный бумажный экземпляр, то ЦГЭА вынужден каждый раз просить разрешение на то, чтобы скопировать сайт.

Сейчас в активе ЦГЭА имеется несколько архивных коллекций интернет-ресурсов, например, коллекция материалов о выборах Президента Украины 2010 года. «Мы заключили соглашения с политическими партиями, с кандидатами, которые баллотировались на выборах, на право копирования их сайтов», - делится с корреспондентом «Віче» проблемами создания электронного архива А. Лавренюк. «Наша коллекция содержит 27 сайтов, причем пять из них уже исчезли из Интернета».

В коллективе ЦГЭА преобладает молодёжь (фото: Ольга Прокопчук)

Сотрудники архива работают над созданием коллекции о местных выборах в Украине 2010 года. ЦГЭА проявляет интерес к электронным архивам известных людей. Недавно было распространено обращение к общественным деятелям, ученым, творческим союзам, деятелям культуры с призывом предоставлять информацию в электронном виде на вечное хранение. «Например, писатель может прислать свою переписку, которую мы сохраним для потомков, а в будущем обеспечим доступ к ней исследователей», - говорит директор Центрального государственного электронного архива.

На обращение откликнулось государственное информагентство «Укринформ», которое согласилось передать в ЦГЭА многочисленные тематические коллекции (тексты и фотографии), в частности, о Голодоморе, о выборах Президента Украины 2004 и 2010 годов, о выборах в Верховную Раду 2006 и 2007 годов, о песенном конкурсе «Евровидение-2005» и т.д.

Все материалы архива сохраняются как в оригинальном виде, в котором они поступили, так и время от времени проводят их конверсию в современные форматы, в соответствии с действующими техническими требованиями. ЦГЭА стремится получить право нотариально заверять эти документы, чтобы они не теряли юридической силы. Требует совершенствования законодательная база, обеспечивающая публичный доступ к накопленной информации.

ЦГЭА самостоятельно разрабатывает автоматизированную поисковую систему, потому что не хватает средств на ее приобретение. В этом году планировали закупить два мощных сервера для записи информации, но надежды на государственный бюджет оказались напрасными.

«Скоро мы получим мощные хранилища», - уверен А. Лавренюк. «Будем хранить электронно-информационные ресурсы на серверах, а не на жестких дисках, как сейчас. Будут открыты читальные залы, в которых можно будет получить доступ к электронным документам, оформив заявку».

Директор ЦГЭА рассказывает, что планируется построить еще два хранилища - они будут расположены в разных местах, чтобы обезопасить информацию от уничтожения вследствие каких-либо форс-мажорных обстоятельств. Одновременно создаются и страховые копии документов. В перспективе ЦГЭА может аккумулировать всю электронную информацию: электронные документы, информационные ресурсы, архивные материалы личного происхождения и т.д. Сейчас электронные документы и электронные информационные ресурсы хранятся разрозненно в государственных учреждениях.

Другие страны ежегодно тратят миллионы долларов на интеграцию в глобальное виртуальное пространство, электронное управление, оцифровку накопленной веками информации. В Украине же из-за ненадлежащей материально-технической базы ЦГЭА и пробелов в законодательстве будет трудно выполнить эту задачу большой государственной важности.

А. Лавренюк, провожая корреспондента «Вече», указал на недостроенное здание, возвышающееся над комплексом архивных сооружений: здесь уже в следующем году появится главный корпус Центрального государственного электронного архива Украины.

Юрий Поташний

Источник: сайт журнала "Віче" / сайт ЦГЭА Украины
http://www.viche.info/journal/2301/
http://tsdea.archives.gov.ua/ua/advisory/work/pdf/viche.pdf

вторник, 18 января 2011 г.

Электронная версия моей книги выложена в Интернете

Мне очень приятно сообщить, что руководство компании «Электронные Офисные системы» (ЭОС) приняло решение подготовить электронный вариант моей книги «Современные идеи и опыт в области государственного управления: Межведомственное электронное взаимодействие» и выложить его в открытом доступе в Интернете.

Книга доступна по адресу: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_lib/book/preface.php

Библиографическая ссылка: Храмцовская, Н.А. Современные идеи и опыт в области государственного управления: межведомственное электронное взаимодействие.– М., 2010.– 171 с.

Другие сообщения на блоге по поводу этой книги:
http://rusrim.blogspot.com/2010/04/blog-post_534.html
http://rusrim.blogspot.com/2010/04/blog-post_22.html