Континуум (непрерывность), на который нам всем следовало бы обратить внимание, - это континуум между структурированным и неструктурированным. Мы стали относиться к нему враждебно, не осознавая, что это решение большинства наших проблем.
Что это значит?
Документы без структуры - это просто шум: что-то записано, но это что-то не особенно полезно. Добавьте немного структуры, и появится полезность - это разница между случайным набором букв и языком.
Добавьте ещё больше структуры – укажите тему документа, сделайте регистрационную карточка - и управлять документами станет легко. Уберите часть шума (что обычно означает более сильную структуризацию), и полезность возрастёт, потому что увеличится объём содержательного контента.
В чём секрет любой хорошей деловой деятельности? Это структура.
Чем больше я об этом думаю, тем мне сложнее понять, почему мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] не хотим использовать максимально структурированные данные – хотя на самом деле всё равно их используем! Мы признали их превосходство: ведь EDRMS-система управления документами и контентом по сути дела представляет собой файловый сервер с подключённой к нему базой данных, и большинство из нас говорят всем, что использование EDRMS - это единственный хороший способ управления документами.
Возможно, когда-то было время, когда разделение управления данными и управления документами было оправданным. Вероятно, это было до того, как мы начали столь сильно полагаться на базы данных для управления нашей собственной работой.
Пора бы нам признать и принять, что подобно тому, как базы данных создают более качественные документы для управления нашими документами, - базы данных также, как правило, создают более качественные документы для управления работой других сотрудников.
Пора нам осознать нелепость продолжающегося разделения управления данными и управления документами. В конечном счёте, будь то неструктурированные документы или базы данных - это всё документы, и все они становятся лучше, когда люди управляют ими.
Игнорировать определенные документы только потому, что они создаются на более структурированном конце континуума, бессмысленно.
Подобное игнорирование означает, что мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] можем предложить меньше, - и это подрывает доверие к нам, ведь сотрудники должны иметь возможность обратиться к нам помощью в выборе наилучшего способа документирования важной для них информации и управления ею.
И до тех пор, пока мы не признаем, что базы данных входят в нашу профессиональную сферу ответственности, сотрудники такую поддержку получить не смогут.
Мы не одиноки в своих заблуждениях - специалисты по управлению данными ведут себя столь же нелепо. Они так же некомфортно чувствуют себя в запутанном мире документов, как и специалисты по управлению документами – в мире структурированных данных.
Конечный результат этого в том, что каждая из этих профессий становится менее значимой, если не принимает во внимание работу другой. Есть своё место для настоящей структуризации, и есть своё место для неупорядоченного мира документов.
Если мы хотим по-настоящему служить своим организациям и делать их лучше, нам следует думать о континууме между структурированным и неструктурированным. Прямо сейчас мы думаем об этом как о различии между «нашим» и «чужим».
«Документность» не определяется технологиями, и мы использовали все остальные технологии по мере их появления, потому что важны были сами документы - их содержание (контент), а не носитель информации.
Дисциплина управления документами сейчас переживает не лучшие времена – думаю, мы все с этим согласны.
Мне также часто говорят, что главное в управлении документами - это обеспечение подотчётности.
Лично я считаю, что в настоящее время положение дел следующее - наши организации привлекают нас к ответственности за невыполнение нами своих обязательств и за неспособность признать тот континуум, о котором нам следует думать, чтобы помочь организациям вести документацию и управлять ею таким образом, который лучше всего помогает им достигать своих целей.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-continuum-we-should-be-thinking
Комментариев нет:
Отправить комментарий