Переосмысление управления сроками хранения: От правил жизненного цикла к непрерывной подотчётности в рамках континуума документов

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 27 августа 2025 года в социальной сети Substack.

В последнее время я размышлял над некоторыми более старыми работами по теории архивного дела, и меня поразило то, насколько часто вопросы нормативно-правового регулирования оказываются поворотными моментами при переходе от концепции жизненного цикла к континууму документов. Складывается впечатление, что именно законодательство, а не архивная теория, вынуждает специалистов в области управления документами и архивного дела подумать об использовании альтернативной модели.

На протяжении большей части 20-го века доминировала модель жизненного цикла. Управление сроками хранения подразумевало этапы, чёткие процедуры передачи дел и документов, и проведение окончательного отбора на постоянное хранение и на уничтожение. Документы создавались, некоторое время осуществлялось управление ими, а затем они в конечном итоге либо уничтожались, либо передавались на постоянное хранение в архивы. Регуляторные «крючки» находились в конце этой цепочки.

Мой комментарий: Сказанное, на мой взгляд, не соответствует действительности. Модель жизненного цикла хорошо работает там и тогда, где и когда в реальной жизни можно четко выделить этапы, через которые документы определенных видов проходят за время своего существования. Её суть – именно в возможности выделения таких этапов, на которых обычно управление документами осуществляется разными сторонами и по различающимся правилам. Вопрос о том, как и на каком из этапов исполнялись законодательно-нормативные требования, к самой модели не имеет отношения. 

Более того, вопреки мнению автора, во многих странах (включая Россию и США) сложилась многоэтапная система управления сроками хранения – в одних случаях сроки хранения устанавливаются ещё до создания документов (в законодательстве, во внутренних нормативных актах самой организации, в положениях контрактов и т.д.); в других – регулярно проводится экспертиза ценности и документы уничтожаются или передаются на постоянное хранение в архивы в тот момент, когда становится возможно принять такое решение; а  в третьих - экспертиза ценности проводится так, как пишет автор – по истечении заранее установленного срока или при наступлении определённого события (ликвидация организации, слияние/поглощение, и т.п.). Когда сроки хранения известны заранее, они учитываются, в том числе, при выборе архитектур информационных систем, их функциональных возможностей, а также носителей информации; и при планировании на будущее действий по обеспечению долговременной сохранности и доступности документов.

Как напомнили своим читателям в 1994 году Фрэнк Апворд (Frank Upward) и Сью Маккемиш (Sue McKemmish) [австралийские специалисты – разработчики теории «континуума документов» - Н.Х.]:

«Ссылки на установление документам сроков хранения и на проведение регистрации документов, таким образом, являются ключевыми аргументами в защиту управления документами» («Где-то за рамками ответственного хранения» (Somewhere Beyond Custody), 1994 г.).

Это, по сути, идеология жизненного цикла - применение правил на конечном этапе, с целью обеспечить, что ничто не ускользнёт от внимания.

Однако к началу 1990-х годов ситуация стала меняться. В Австралии коррупционные скандалы в провинциях Квинсленд и Западная Австралия привели к тому, что стало сложно отстаивать точку зрения о том, что законодательно-нормативное регулирование должно касаться лишь правил, применяемых в самом конце срока службы документа. Гленда Экланд (Glenda Acland) и другие авторы указывали на то, что документы сами по себе являются частью механизма подотчётности. Апворд и Маккемиш говорили об этом так:

«В подотчётном демократическом правительстве целостность документов столь же важна, как и крепкая финансовая основа» (Somewhere Beyond Custody, 1994).

Эта фраза привлекла моё внимание. Здесь, в разговоре об управлении сроками хранения информации, речь идёт не об исторических артефактах, а о доверии к правительству, о документах как о свидетельствах того, как органы власти используют свои полномочия.

Пару лет спустя Апворд заострил этот вопрос:

«Законодательство о защите персональных данных, о свободе доступа к государственной информации, о контрольных органах, а также корпоративное законодательство изменили концепцию памяти общества; а постоянно расширяющееся применение процессов раскрытия информации в ходе судебных разбирательств и расследований изменило правовые аспекты использования документов» («Структурирование континуума документов» (Structuring the Records Continuum), 1996 г.).

Читая это, я думал следующие: права, раскрытие информации, свобода доступа к государственной информации, защита персональных данных – при появлении всех этих правовых режимов уже невозможно представление о документах, в котором документы спокойно проходят через ряд этапов до тех пор, пока не попадут в руки архивиста. Нормативно-правовое регулирование осуществляется постоянно, активно, напирает со всех сторон.

Мой комментарий: Из всего сказанного никак не следует, что привычные этапы – по крайней мере, для организационно-распорядительной документации – куда-то исчезли. Это подтверждается и тем фактом, что ни одна из стран Австралазии, «молящихся» на теорию континуума, никак не поменяла свои архивные законы и нормативные акты, фактически основанные на теории жизненного цикла :) 

В 1997 году в своей статье «Теория структурирования и ведение документации» (Structuration Theory and Recordkeeping) Апворд даже предположил, что неудачи в области электронного архивирования данных стали катализатором «потери веры в методы ответственного хранения (кастодиальные методы – подходы, при которых архивисты обладают как интеллектуальным, так и физическим контролем над документами – Н.Х.)». Опять же, центральным здесь был нормативно-правовой аспект: если модели ответственного хранения не могли обеспечить подотчётность, то что-то должно было измениться.

Мой комментарий: Вопрос использования кастодиальных или иных моделей никакого отношения к пригодности модели жизненного цикла опять же не имеет.

И вот тогда наступает полный разворот. В книге «Моделирование континуума как смена парадигмы» (Modelling the Continuum as Paradigm Shift, 2000 г.) Апворд переосмыслил весь вопрос. Модели жизненного цикла, по его словам, стали «устаревшими», и «континуум документов» был предложен в качестве новой модели. Меня восхитило то, как Апворд явным образом связывает свою новую модель с нормативно-правовыми потребностями:

«[Эта модель] позволяет видеть управление документами на этапе их создания, внутри групп, на уровне организации и на межорганизационном уровне… определяя социальные и правовые требования к управлению документами» (Modelling the Continuum as Paradigm Shift, 2000 г.).

В данном случае управление сроками хранения не является проблемой, решаемой в конце срока службы документов. Оно «заложено» в каждую размерность модели континуума: создание, захват, организация, распространение (диаграмму континуума документов Фрэнка Апворда см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2024/10/blog-post_137.html - Н.Х.).

Я не уверен, какой ещё вывод можно сделать, помимо привлечения внимания к тому, насколько последовательно законодательно-нормативное регулирование выступают в роли катализаторов этого сдвига. Возможно, в те времена, когда всем заправляла бумага, правила уничтожения/передачи в конце цепочки работали достаточно хорошо. Возможно, потребовались законы о защите персональных данных, о свободе доступа к государственной информации и требования к раскрытию информации, чтобы показать, что управление сроками хранения осуществляется непрерывным, а не только в самом конце.

Мой комментарий: Автор не раз говорит о законодательстве как катализаторе отхода от использования модели жизненного цикла – однако на самом деле давным-давно существуют огромные и крайне важные массивы документов, которые никогда толком не вписывались в модель жизненного цикла и де факто всегда управлялись по иным принципам – примером может служить научно-техническая и опытно-конструкторская документация, медицинская документация и многое другое, что находится за рамками административной (организационно-распорядительной) документации, столь привычной государственным архивистам.

Я задаюсь вопросом: Повлияло ли законодательство на теорию, или же теория просто догнала то, что законодательства и практика уже сделали неизбежным?

В любом случае, непрерывность («континуум» как раз означает «непрерывную среду» - Н.Х.) очевидна. С точки зрения жизненного цикла, процесс уничтожения/передачи на архивное хранение был механизмом, обеспечивающим, что в конечном итоге исполнялись требования к срокам хранения, - и являлся способом аккуратного завершения всех процессов. С точки зрения континуума, подотчётность никогда не откладывается до самого конца и пронизывает все размерности (модели континуума – Н.Х.): создание, захват, организация, распространение.

Мой комментарий: И в старые добрые времена господства бумаги и чётко определенного жизненного цикла, подотчётности никогда не ждала – и пока документ существует, с подотчётностью нет проблем, не так ли? Поэтому автор в данном случае, как мне кажется, сравнивает «кислое с солёным».

И я подозреваю, что мы находимся в таком же положении и сегодня: Мы зажаты между удобством проведения уничтожения/передачи в конце и хаосом жизни в условиях непрерывного исполнения законодательно-нормативных требований в пространстве и во времени.

Мой комментарий: Задам напоследок риторический вопрос – а вообще возможно ли уничтожить документ не в конце его срока существования? :)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/rethinking-retention