К «Рекомендациям по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов», утвержденным приказом Росархива от 28.11.2025 №156, прилагается «Перечень видов управленческих документов, которые формируются на бумажном носителе» из 58 пунктов.
В Перечне выделено 9 основных блоков:
- Нормативные правовые акты РФ (пп. 1-10): Конституция, законы, указы, постановления, ведомственные приказы;
- Документы по выработке и реализации государственной политики (пп. 11-14): Стратегии, госпрограммы, прогнозы;
- Организационно-распорядительные документы (пп. 15-24): Протоколы высших органов власти, поручения Президента;
- Документы по управлению и распоряжению имуществом (пп. 25-40): Акты передачи, изъятия, отчеты о приватизации, особенно касающиеся объектов культурного наследия;
- Документы по аудиту (пп. 41-42): Отчеты и заключения Счетной палаты РФ;
- Документы по международному сотрудничеству (пп. 43-49): Международные договоры, планы, протоколы;
- Документы по вопросам социально-трудовых отношений (пп. 50-58): Приказы по личному составу (частично), личные дела, документы по наградам.
В примечании к п.10 указано, что приказы и распоряжения федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) со сроком действия более 5 лет также должны формироваться на бумаге. Это важное уточнение, которое – если его соблюдать - выводит значительную часть распорядительной документации из сферы электронного документооборота и фактически пытается саботировать цифровую трансформацию, игнорируя уже сложившуюся более гибкую практику работы ФОИВ.
Подобный подход вынуждает ФОИВы поддерживать гибридную систему документирования для одних и тех же процессов. Подавляющее большинство документов сейчас изначально создается в электронном виде в информационных системах, там же эти документы используются для оперативной работы и хранятся - но затем, согласно идеологии Росархива, многие из них должны быть продублированы на бумаге для архива. При этом не только удваиваются трудозатраты и расходы, но и в архив попадают уже не электронные подлинники, а заверенные копии, имеющие меньшую юридическую и доказательную силу.
Сразу же возникает вопрос о том, как гарантировать, что бумажный и электронный экземпляры документа абсолютно идентичны? Для этого потребуются сложные процедуры сверки, что создает точки отказа и человеческих ошибок.
Не менее интересен вопрос о том, какой экземпляр (бумажный или электронный с КЭП) является юридически значимым в текущей оперативной деятельности - здесь возможны конфликты и судебные споры. В случае спора может потребоваться предоставление бумажного и электронного оригиналов, даже если вся работа с документом велась в электронной системе.
Существует риск, что электронная версия документа (с метаданными, резолюциями, историей согласования) и его «обезличенный» бумажный оригинал станут двумя разными архивными единицами, затрудняя будущее изучение полного контекста принятия решения.
В будущем при запросе документа из архива будет предоставляться бумажный экземпляр, лишенный преимуществ машиночитаемости и поиска по электронному тексту.
Есть ли в предлагаемом Росархивом подходе хоть какой-то деловой смысл? Как ни странно, есть – в данном случае решается задача облегчить жизнь государственным и муниципальным архивам, которые, за редким исключением, не готовы принимать на хранение электронные документы, и тем более не готовы обеспечивать их долговременную сохранность.
Говоря о содержании Перечня, отмечу, что пункт 10 («за исключением приказов... действие которых не превышает 5 лет») создает дополнительный пласт сложности. Необходимо внедрять в СЭД функционал автоматической классификации приказов по сроку действия для определения их будущего носителя.
Такие пункты, как «Протоколы, стенограммы заседаний у Президента РФ» (п.15), могут трактоваться очень широко, что может привести к избыточному переводу на бумагу документов вспомогательного характера. Кроме того, в настоящее время значительная часть таких оперативных совещаний проводится по видеоконференцсвязи, прием на государственное хранение только бумажных стенограмм, как мне кажется, является ошибочным решением.
Подводя итог сказанному, можно сказать, что данный Перечень - очень консервативный документ, являющийся тормозом для цифровизации процессов государственного управления.
Что можно рекомендовать ФОИВ в плане минимизации рисков:
- Если создание и использование определённых попавших в Перечень видов документов в бумажном виде нецелесообразно, явным образом регламентировать возможность их создания и использования в электронном виде в нормативно-правовых актах, имеющих большую правовую силу, чем Перечень;
- Разработать внутренние регламенты, четко описывающие рабочие процессы для документов из Перечня: как создается электронный проект, в какой момент и кем распечатывается и подписывается бумажный оригинал, как обеспечивается их тождественность, как они регистрируются и хранятся;
- Подумать над модернизацией информационных систем, используемых для управления документами, дополнив их функционалом, позволяющим выделять и идентифицировать документы, включенные в Перечень, с автоматическим формированием задач на создание бумажного оригинала и его последующий учет;
- Создать систему, позволяющую однозначно связать электронную и бумажную версию одного документа в системах ЭДО и архива;
- Даже если сегодня соответствующий государственный архив принимает документы определенного вида только в бумажном формате, быть готовыми к тому, чтобы начать их передачу в электронном формате – как только у Правительства дойдут руки до архивной отрасли, и архивы получат указание принимать те документы, которые им дадут, и в той форме, в какой им дадут. Могу предположить, что это случится в течение ближайших пяти лет.
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=520487
Комментариев нет:
Отправить комментарий