вторник, 9 декабря 2025 г.

Как управление документами потеряло ориентиры в 1990-е и 2000-е годы, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2025/12/1990-2000-1.html )

Что нам следовало сделать: Участие в работе с ключевыми системами

Альтернативный подход существовал всегда, но был гораздо сложнее: следовало встраивать принципы управления документами непосредственно в ключевые деловые системы. Это означало бы:

  • Работу с транзакционными системами: Партнёрство с поставщиками ERP- и CRM-решений, а также с внутренними ИТ-группами с целью обеспечения встраивания в те системы, которые реально создают и управляют деловыми документами. надлежащих функциональных возможностей для ведения журналов аудита, для управления сроками хранения и для поддержания целостности доказательств.

  • Применение подхода, основанного на стратегическом управлении: Как признают сейчас современные концепции, управление документами должно быть «встроено в основные процессы, а не являться отдельным дополнением к ним». Это требует взаимодействия между различными подразделениями и службами.

    Вместо создания сложных «ручных» систем для управления менее важными документами, следует сосредоточиться на автоматизации установлении и отслеживании сроков хранения, а также на проведении уничтожения важных документов в основных системах, где такие усилия действительно имеют важное значение.

  • Участие в выборе систем: Участие в процессе выбора организациями ERP-, CRM-систем и других ключевых систем, чтобы обеспечить принятие с самого начала во внимание требований к управлению документами.

Движение вперед: Современное управление документами

Наша профессия начинает осознавать эти проблемы. Современные концепции стратегического управления информацией подчеркивают ряд вещей, которые нам следовало бы делать:

  • Фокус на деловой отдаче: Современное управление документами должно «выходить за рамки снижения затрат и рисков, обеспечивая реальную деловую отдачу».

  • Встраивание управления документами в системы: «Избавьте работающих со знаниями сотрудников от бремени управления документами», внедрив соответствующие функциональные возможности в уже используемые ими системы.

  • Стратегическое мышление: Стратегическое управление информацией (information governance) воспринимается как «более стратегическое», чем тактическое «управление документами».

    Мой комментарий:     Здесь, по сути, речь идёт о смене названия профессии, наблюдаемой кое-где (в США, в здравоохранении англосаксонских стран) с «управления документами» на «стратегическое управление информацией». Этот ребрендинг не имеет ничего общего с концепцией стратегического управления информацией ИСО, суть которой заключается в объединении и координации усилий специалистов различных дисциплин с целью обеспечения согласованного, эффективного и соответствующего законодательно-нормативных требованиям управления всеми информационными активами организации.

  • Использование интеллектуальных систем: Новые платформы «эффективно управляют как структурированными, так и неструктурированными данными, одновременно  встраивая ключевые функциональные возможности в основные деловые операции».

Реальность, которую нам следует осознать

Упомянутый в начале комментарий к моей статье был точным, поскольку указывал на фундаментальную ошибку. Сосредоточение внимания на более легких для управления периферийных системах вместо работы с более сложными ключевыми деловыми системами привело к маргинализации управления документами с точки зрения организационной его значимости для организации.

Для 95% деловой ценности, заключённой в транзакционных системах, то здесь не было необходимости в более эффективных реализациях EDRMS-систем. Нужны были специалисты по управлению документами, которые бы понимали деловые процессы, были бы способные работать с ИТ-службами и основными деловыми подразделениями, а также могли «встраивать» требования к доказательной базе в действительно важные с деловой точки зрения системы.

Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] выбрали более комфортный для нас путь управления хранилищами документов вместо более сложной работы по оказанию влиянию на ключевые деловые системы. В результате наша профессия два десятилетия провела на обочине.

Мой комментарий: Исторически представление о «двух десятилетиях на обочине» не соответствует действительности – от слова «совсем». Начиная с конца 20-го века и примерно до начала 2010-х годов, наоборот, в ведущих странах наблюдался рост интереса к управлению документами, сопровождавшийся немалыми инвестициями, ростов зарплат и влияния в организациях. Кризис наступил уже потом, с приходом очередной волны новых технологий и новых способов ведения деловой деятельности, а также с завершением «острой фазы» перехода на использование электронных документов и адаптации к новым требованиям корпоративного и судебно-процессуального законодательства. 

В настоящее время вопрос заключается том, способны ли мы извлечь уроки из своих ошибок и восстановить свою актуальность, сфокусировав свои усилия, где действительно получается деловая отдача.

Каков Ваш опыт в данном вопросе? Наблюдали ли Вы, что управление документами начинает работает лучше, когда оно «встраивается» в ключевые системы, или испытывает трудности, когда внимание фокусируется на отдельных хранилищах? Мне хотелось бы услышать Ваше мнение.

Литература:

Йохан Питерсе (Johan Pieterse)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/how-records-management-lost-its-way-90s-00s-johan-pieterse-kxyxc/ 

Posted by at
Labels: , , , , , ,

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Подписаться на: Комментарии к сообщению (Atom)