Как эффективно соединить управление документами и управление деловой деятельностью

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 10 ноября 2021 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Давайте посмотрим правде в глаза, сейчас идёт ежедневная борьба за документы. От нас постоянно отмахиваются руководители деловых подразделений, которые не верят, что служба управления документами может им что-либо предложить, помимо отвлечения времени и сил от их выполнения их основных задач.

Однако я считаю, что на самом деле наши цели очень хорошо синхронизированы - если бы мы только оба это знали! Как только мы возвращаемся к реальным основам управления документами, никакого конфликта нет - только согласованность.

Всё сводится к ключевому вопросу – зачем мы документируем?

Думаю, причина для этого только одна. Мы хотим управлять вещами более эффективно. Если бы нам нечем было управлять, нам бы не понадобились документы.

Мы создаем точные финансовые документы не для исторических целей и не ради соответствия законодательно-нормативным требованиям; мы создаем их потому, что они позволяют нам более эффективно управлять нашими деньгами.

Мы создаем точную информацию о правах собственности на землю не в исторических целях и не ради соответствия законодательно-нормативным требованиям; мы создаем её, потому что она позволяет нам более эффективно управлять правами собственности на землю.

Если мы поговорим с руководителями деловых подразделений о том, чем именно они хотели бы лучше управлять, а затем по-настоящему покопаемся в этом вопросе, то, я думаю, мы обнаружим, что многие проблемы, с которыми они сталкиваются, можно решить с использованием практики управления документами.

Если мы можем управлять правами собственности на землю и деньгами, создавая о них документы, а затем организовывая эти документы таким образом, чтобы сделать их полезными, то, я думаю, у нас есть инструменты, которые способны упростить жизнь большинству деловых руководителей.

Если мы сделаем всё это правильно, у нас также будут безупречные документы, - что в свою очередь приведёт к формированию потрясающих архивов. Исполнение законодательно-нормативных требований также становится очень простым делом, когда оно фактически является побочным продуктом улучшенного управления деловой деятельностью.

Полагаю, нам просто нужно держать в центре внимания вопрос том, почему мы создаём документы.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-connect-records-management