В отношении пригодности к использованию электронных документов в архивах, существует трехуровневый подход к обдумыванию вопроса о том, что именно необходимо сохранить. Каждый из этих трёх уровней пригодности к использованию представляет собой вполне законную цель в рамках усилий по обеспечению долговременной сохранности, в зависимости от того, почему необходимо вести и сохранять документы организации.
Дайте информацию, пожалуйста!
Первый уровень - это предоставление информации. На этом уровне документы должны быть пригодными к использованию в степени, достаточной для того, чтобы дать пользователям возможность отвечать на вопросы и обеспечить наличие как первичных материалов для исследований и повторного использования, так и документированной истории происходивших событий.
Сохранение институциональной памяти - наиболее распространенное требование с точки зрения пользователя. Пользователи хотят, чтобы обеспечивалась долговременная сохранность документов с тем, чтобы они могли найти информацию, когда это необходимо, и, по возможности, использовать эту информацию повторно. Это требование также легче всего удовлетворить, поскольку нет необходимости беспокоиться об аутентичности и целостности информации. Аутентичность предполагается по умолчанию (если об этом вообще задумываются). Пользователи заинтересованы в том, чтобы знать, какая версия документа является окончательной - но это скорее проблема оперативного управления документами, чем проблема управления на стадии архивного хранения. Основные требования заключаются в том, чтобы документы поддерживались в формате, отвечающем потребностям пользователей, и чтобы их можно было легко найти в случае необходимости. Эти требования можно удовлетворить, убедившись, что файлы доступны для просмотра и поиска и, в некоторых случаях, могут быть полностью или частично скопированы и повторно использованы.
В рамках данного сценария есть несколько вариантов организации долгосрочного хранения, удовлетворяющего потребности организации, поскольку документы рассматриваются в первую очередь как информационные активы, а не как материалы с доказуемой аутентичностью и надёжностью. Следующие этой модели организации следуют одному из трёх подходов:
- В первом случае вопрос аутентичности и надёжности полностью игнорируется, организации просто считают свои документы аутентичными по умолчанию, не имея возможности доказать это. Это может быть как осознанное решение, основанное на оценке риска, так и просто следствие непонимания рисков, на которые идут организации.
- Второй подход – создание и сохранение на бумажном носителе тех документов, которые необходимы для юридических, финансовых и других подобных целей, когда требуется подтверждение аутентичности. К сожалению, возможность применения данного подхода на практике становится всё более маловероятной, за исключением лишь самых маленьких организаций, поскольку столь большие объемы информации хранятся сейчас только в электронном виде.
- И, наконец, третий подход - выделить небольшой процент электронных документов, аутентичность и целостность которых необходимо подтверждать в течение продолжительных периодов времени; а с большинством цифровых объектов работать как с информационными активами.
Аутентичность, надёжность, целостность и пригодность к использованию
Второй уровень - это официальные юридически значимые документы, образующиеся в ходе деловой деятельности. Документы должны иметь доказуемую аутентичность, надёжность, целостность и пригодность к использованию. Документы поддерживают оперативную деятельность организации, служат имеющими правовую силу документами о транзакциях или их частях, а также поддерживают возможность надзора и обеспечивают подотчётность.
Расширенная пригодность к использованию
Третий уровень поднимает планку, поскольку сохранение в длительной перспективе пригодности документов для использования в качестве доказательств требует более строгих процедур, чем те, что применяются для поддержания их пригодности к использованию исключительно для справочно-информационных целей. Кроме того, обеспечение долговременной сохранности аутентичности, надёжности и целостности документов требует дополнительных мер контроля и управления в процессе обеспечения сохранности, - и может ограничивать выбор тактики обеспечения долговременной сохранности, которую можно будет использовать, и/или увеличивать затраты и сложность.
Третий уровень даёт возможность воссоздать транзакцию с целью проверки достоверности результатов. Для обеспечения долговременной сохранности документов на этом уровне обычно требуется поддержание функциональных возможностей исходных программных приложений и систем. Например, поддержание функциональных возможностей критически важно для компьютерных моделей, географических информационных систем и иных приложений, в которых манипулирование данными является неотъемлемой частью создания документа. В случае настольных приложений, архивисты рассматривают возможность сохранения первоначального внешнего вида и интерфейса для архивных материалов. Сохранение того, как информация хранилась и отображалась - сложная задача, но её решение определяет пригодность документов к использованию.
Опираясь друг на друга
Эти уровни пригодности к использованию могут служить основой и взаимно дополнять друг друга. Для многих организаций первый уровень может быть вполне подходящим - или, по крайней мере, достижимым. Затем, по мере роста зрелости организаций и повышения квалификации их архивных служб, они могут стремиться к достижению более высоких уровней, если это необходимо.
Марго Ноут (Margot Note)
Мой комментарий: Как мне кажется, всё на самом деле несколько проще :) С моей точки зрения, действительно можно говорить о разных уровнях пригодности документов к использованию
- Для поддерживающей деловую деятельность внутренней информационно-справочной и аналитической работы, не связанной непосредственно с правовыми последствиями,
- Для использования в качестве юридически значимых документов в оперативной деловой деятельности,
- Для использования в качестве юридически значимых документов в длительной перспективе,
- В качестве исторической памяти либо исходных материалов для различных исследований.
Однако на практике большой разницы между этими уровнями нет, поскольку даже для справочной работы и для исторических и иных исследований нужны аутентичные, целостные, надёжные и читаемые материалы; и по крайней мере часть справочных материалов имеет долговременную ценность и, соответственно, требует принятия мер по обеспечению их долговременной сохранности и пригодности к использованию. Использование же справочных материалов в качестве основы для принятия значимых решений автоматически переводит их в одну из других категорий.
Далее, далеко не всегда заранее известно, какие из документов, используемых в оперативной деловой деятельности, впоследствии потребуется хранить длительно или постоянно.
Большинству компаний будет проще внедрять политики и решения, которые единообразно обеспечивают сохранение упомянутых качеств для материалов любого рода.
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/preserving-the-usability-of-digital-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий