Как мы хотим управлять архивными документами? Какие основополагающие идеи - теория и принципы архивной науки - поддерживают работу архивистов?
Традиционное представление об архивном деле и управлении документами
В рамках традиционных представлений об архивном деле и управлении документами, документы в первую очередь рассматриваются как свидетельства деловых операций - транзакций. При такой точке зрения из сферы управления документами и архивного дела исключаются те информационные активы, которые не являются «свидетельствами транзакций», - и именно так данные дисциплины смотрели на такие активы в течение многих лет. Хотя об этом не говорилось прямо, ключевая позиция заключалась в том, что всеми документами следует управлять так же, как и бумажными документами - с использованием подробных классификационных схем и перечней видов документов с указанием сроков хранения - и эта идеологическая модель лежала в основе создаваемых приложений для управления документами. Упорядочение документов в соответствии со структурой организации и установление сроков хранения исходя из контента и функций - разумные принципы, но их необходимо адаптировать к условиям электронной эпохи.
Классификационные схемы (схемы размещения дел) и перечни разделяли документы на небольшие по объёму единицы хранения, которым устанавливались минимально допустимые сроки хранения. Классическое правило формирования бумажных дел заключалось в том, что если тематическое дело (досье) превышало по объёму 3/4 дюйма (~1,9 сантиметра, т.е. примерно 190 листов – Н.Х.), его следовало разделить на тома с тем, чтобы упростить поиск дел. Однако главная проблема точки зрения на документы как на свидетельства / доказательства заключается в том, что часто теряется другая сторона медали – когда документы выступают в роли контейнера с информацией. Документы организованы такими образом, чтобы в первую очередь предоставлять контекст, а во вторую - информацию. Документы формируются в дела по транзакциям и индексируются, что позволяет связывать определенные типы информации в различных делах. Данный подход можно адаптировать к условиям цифрового мира, но он требует строгости при назначении метаданных, что часто не делается.
Представление с точки зрения управления информационными ресурсами
Дисциплина управления информационными ресурсами (information resources management, IRM) стремится управлять документами как данными. Хорошая IRM-программа знает свои данные, экономно хранит их (используя, например, иерархические системы хранения), поддерживает целостность и безопасность данных, обеспечивает гибкость системы, а также способствует уместному коллективному использованию данных.
Во многих отношениях эти цели представляют собой четкие и ясные формулировки идей, которые неявно присутствуют в целях управления документами, - но исходя при этом из точки зрения на документы (данные) как на информационные активы, а не как на свидетельства деловой деятельности.
При управлении информационными ресурсами основное внимание обращается на управление цифровыми объектами как информационными контейнерами, и игнорируется свойство документов служить в качестве свидетельств деловых транзакций. Это очевидно при использовании хранилищ данных (data warehouses) и мэшап-приложений (mashup – приложения, интегрирующие в единое целое контент и сервисы из различных источников – Н.Х.), которые позволяют анализировать данные, лишённые элементов контекста, необходимых для их использования в качестве доказательств.
Наконец, в рамках управления информационными ресурсами не рассматриваются вопросы обеспечения долговременной сохранности цифровых объектов за рамками непосредственной потребности в них как в информационных контейнерах.
Пользовательская точка зрения
Третья точка зрения - пользовательская. Пользователи редко думают об имеющихся в их распоряжении материалах как о документах, и это особенно верно, когда речь идёт о цифровых объектах. Подход пользователей к упорядочению и ведению документации любого типа ориентирован на использование в справочных целях и на повторное использование. После того, как материал был представлен, пользователи обычно считают, что его сохранение в качестве официального документа – это обязанность кого-то другого.
У пользователей есть три варианта управления своей информацией. Во-первых, они могут распечатать её на бумаге. Если пользователь действительно видит необходимость в создании документа, бумага часто является «носителем документа». Формируемые ими дела могут соответствовать, а могут и не соответствовать системе упорядочения дел, которую использует деловое подразделение.
Информация также может храниться на локальном жестком диске, на съёмных носителях или на иных устройствах для хранения информации. Цифровые объекты хранятся для личного использования пользователем, и организованы в соответствии с оперативными потребностями. В такой ситуации редко можно говорить о настоящем управлении, поскольку отсутствуют стандартная структура, метаданные, правила наименования и регулярное резервное копирование. Если эти действия и выполняются, то это делается в соответствии с системой, разработанной пользователем для удовлетворения его потребностей и рабочих привычек. В таком сценарии пользователь - единственный, кто способен гарантированно отыскать свои документы и предоставить к ним доступ.
Ещё один вариант предусматривает хранение цифровых объектов на сетевом сервере. В случае хранения файлов на сетевом сервере обеспечивается регулярное резервное копирование и возможность доступа к ним других сотрудников. Встает, однако, вопрос о том, существует ли достаточно единообразная структура для обеспечения необходимого контекста документов. Некоторые приложения, такие, как SharePoint или решения для управления контентом, предоставляют инструменты для более качественного управления документами, однако то, как эти инструменты используются, зависит от того, какая из трёх описанных выше точек зрения используется для управления цифровыми объектами в SharePoint.
Доказательства и контейнеры с информацией
Более современная точка зрения заключается в том, что документы представляют собой как свидетельства / доказательства, так и информационные контейнеры (вообще-то такая точка зрения доминирует в мировом сообществе специалистов по управлению документами с конца 20-го века, и она отражена в основном международном стандарте управления документами ISO 15489 и в поддерживающих его стандартах. Еще раньше она активно пропагандировалась ведущими американскими специалистами по управлению документами – Н.Х.).
Документы и другие цифровые активы первоначально привязаны к процессу или функции. Фокус заключается в том, чтобы организовать их по транзакциям, обеспечивая их аутентичность, надёжность и целостность, но при этом облегчая получение отдачи от их информационной ценности, поскольку именно так они чаще всего используются. Для решения этой задачи архивисты и специалисты по управлению документами должны работать рука об руку со специалистами по обеспечению доступа, ИТ-персоналом и специалистами по безопасности, а также со специалистами по ограничениям доступа (например, с юристами), - с тем, чтобы аккумулировать знания, необходимые для консультирования сотрудников деловых подразделений относительно того, как им наилучшим образом получать работать с документами, которые они создают и используют.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/records-as-evidence-and-information-containers/
Комментариев нет:
Отправить комментарий