Основы интеллектуального контроля над документами идейно аналогичны уровням архивного описания, охватывая группы документов, подгруппы, серии и элементы.
Чтобы управлять документами и обеспечивать доступ к ним, архивисты и специалисты по управлению документами должны понимать следующее:
- Направления и виды деятельности организации, и деловые процессы, в ходе которых создаются документы;
- Документы, создаваемые в рамках этих процессов, кто их создает, кто их использует и как эти документы взаимосвязаны друг с другом;
- Характеристики этих документов, такие, как требования в отношении сроков хранения, наличие статуса «важнейшего документа», ограничения на доступ;
- Ответственные хранители документов и местонахождение документов.
Частью того ключевого вклада, который специалисты в области управления информацией могут внести в разработку или переконструирование деловых процессов, является улучшение способности организации получать доступ к своей информации. Например, поиск извлечение информации можно улучшить, составив таксономию - схему классификации в соответствии с заранее определенной системой. Однако внедрение таксономии в масштабе организации может оказаться сложным и дорогостоящим делом.
Разработка таксономии
Разработка таксономии должна осуществляться в сотрудничестве с людьми, которые её используют. Учитывая объем работы и трудности с принятием таксономии пользователями, подход должен быть хорошо продуман до начала этой работы, а затем его следует периодически пересматривать по мере продвижения работы. В средней или крупной организации составление таксономии может занять годы, и даже в небольшой организации год работы не будет чем-то необычным.
Специалисты информационных профессий должны четко понимать, какие проблемы они пытаются решить с помощью таксономии. В какой степени организации требуется единая корпоративная таксономия? На каком уровне уместно составить единую таксономию? Именно здесь стремление типичного архивиста и специалиста по управлению документами к единообразию и единым точкам доступа соответствует желанию каждой организации как можно проще делать то, что они делают.
Таксономии рассматриваются как противоядие от подхода Google к поиску информации: всё индексировать, а затем извлекать с использованием определённой усвоенной способности ранжировать выдаваемые результаты. Google выдаёт информацию, но не предоставляет крайне важного для документов контекста.
Таксономии обеспечивают такой контекст, группируя вместе «похожие» вещи. Вопрос, однако, в том, как определить, что можно считать «подобным? Например, в организации выпуски новостей могут помещаться на хранение вместе, вместе могут храниться проектные документы по восстановлению окружающей среды, и материалы производственных проектов по восстановлению окружающей среды могут храниться вместе, - поскольку в каждом случае речь идёт о документах, относящихся к одному и тому же направлению деятельности (функции). Если пользователь захочет просмотреть все выпуски новостей (как свидетельства деловых операций), он сможет их найти. Но если он захочет получить все сведения о работах по восстановлении окружающей среды в Нью-Джерси, таксономия в этом случае не так сильно поможет. Большинство людей ищет информацию, а не документы о деловых транзакциях.
Таксономии хорошо работают при поиске доказательств или транзакций, или при прогнозировании запросов на полученную информацию. В остальных случаях распределение по категориям замедляет поиск. Специалисты по работе с информацией могут оказать дополнительную помощь посредством более точных метаданных и лучшего обучения пользователей методам эффективного поиска.
Создание метаданных
Метаданные имеют ключевое значение для управления жизненным циклом документа. Часто схема метаданных рассматриваются в качестве одного из аспектов документа или информационного актива. Так, например, схема метаданных «Дублинское ядро» (Dublin Core) нацелена на обеспечение широкого доступа к информационным ресурсам в Интернете. Включенные в схему метаданные помогают идентифицировать и описывать цифровые объекты, но они менее ценны при описании документов и их взаимоотношений друг с другом.
Проблема с метаданными заключается в том, что они не возникают автоматически; их необходимо собирать и вводить. Схему «Дублинское ядро» используют для описания тех объектов, которыми хотят поделиться – когда хотят, чтобы документ или ресурс были найдены. Ввиду этого такие организация могут выполнить работу по вводу метаданных. Однако большинство создателей документов и так могут найти свои документы, и они не заинтересованы в дополнительной работе, чтобы помочь кому-то ещё найти их самостоятельно. Архивистам следует найти способ собирать метаданные для всех документов, которыми необходимо управлять. Создатели документов не будут этого делать; они считают, что нужен автоматизированный способ решения этой задачи, требующий минимального вмешательства человека.
Когда лучше приложить усилия
В отношении метаданных есть такой аспект - «приложить усилия немедленно либо потрудиться потом». Все понимают, что добавление метаданных упрощает управление документами в длительной перспективе, и соответствующая предварительная работа в конечном итоге позволит получить отдачу спустя какое-то время. Большинство пользователей предпочитают прилагать усилия потом - когда они ведут поиск - потому что им не хочется заниматься назначением метаданных прямо сейчас. Отчасти это вопрос времени, но в большей степени это результат неспособности сделать процесс добавления метаданных простым.
Специалисты по управлению документами традиционно держались за модель таксономии, которая была создана на бумаге хорошо обученным персоналом, который занимался исключительно формированием дел. Сегодня специалисты информационных профессий хотят, чтобы все сотрудники достаточно знали о процедурах ведения документации, чтобы правильно формировать и вести дела. Такого, однако, не будет. Даже автоматизированные системы намного лучше справляются с этой задачей, используя простые схемы упорядочения документов.
«Достаточно хорошие» метаданные
Архивисты и специалисты по управлению документами должны определить, какие метаданные достаточно хороши для управления документами, а также найти самый простой способ их сбора. Конечно, значительная часть метаданных для текущего управления может быть автоматически собрана из самих систем, и многие из них могут быть созданы системой. Но всё равно ситуация оставляет желать лучшего, особенно в том, что касается неструктурированных данных. Можно надеяться, что со временем собирать и сохранять метаданные станет проще, так что упростятся формирование, поиск, извлечение и управление архивными материалами.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-filing-retrieval-and-management/
Комментариев нет:
Отправить комментарий