Главной обязанностью архивного хранилища является взятие под контроль своих фондов, чтобы сделать возможным поиск и представление документов (discovery).
Фонды, содержащие материалы, в отношении которых имеются юридические ограничения; хрупкие или поврежденные материалы; материалы с высоким риском кражи; или материалы, проблемные в этическом или культурном отношении, требуют посредничества архивистов и могут быть недоступными для пользователей.
Три обязанности архивов
Архивы предоставляют три вида услуг. Во-первых, это обеспечение возможности отыскать нужные документы (findability). Архивные материалы должны быть в достаточной степени физически и/или логически упорядочены и снабжены соответствующей документацией, чтобы обеспечить их поиск, просмотра и применение других методов раскрытия.
Второй вид услуг – обеспечения доступа. Там, где это позволяют имеющиеся права и существующие ограничения по безопасности, должна быть возможность просматривать материалы и работать с ними на соответствующем оборудовании и программном обеспечении, при обеспечении качества и целостности оригинала, и таким образом, чтобы соответствовать миссии и потребностям организации.
Последняя услуга - это обеспечение надёжности и жизнестойкости. Возможность надёжным образом отыскать и получить доступ к архивным материалам должна сохраняться во времени, вне зависимости от местоположения, платформ, систем, и изменений в технологиях и правах собственности.
Пять категорий ответственности
Независимо от сферы охвата конкретного архивного учреждения, архивисты несут ответственность за выполнение определенных ключевых обязанностей по обеспечению сохранности находящихся в их ведении архивных фондов и по управлению ими как подлинными и надежными документальными свидетельствами. Архивисты несут ответственность за выполнение пяти основных категорий требований:
- Архивисты придерживаются концепции управления архивами, включающей выявление и соблюдение соответствующего законодательства, политик, стандартов и процедур, а также создание организационной и финансовой инфраструктуры для эффективного и надлежащего управления архивными фондами;
- Во-вторых, они поддерживают стабильную физическую среду для приёма, хранения и обработки, находящихся на ответственном хранении в учреждении архивных фондов, независимо от формы и носителя материалов, - в интересах обеспечения, пока это возможно, длительной сохранности самих материалов и/или информации и доказательств, которые они содержат;
- Архивисты также приобретают / принимают на хранение соответствующие архивные материалы в соответствии с архивным видением и миссией учреждения, и обеспечивают их защиту в долгосрочной перспективе;
- Архивисты обеспечивают интеллектуальный контроль над архивными фондами, с тем, чтобы собрать и передать сведения о характере, объеме, содержании и контексте материалов, а также сделать эти материалы доступными для создателей или доноров документов и для исследователей;
- Наконец, архивисты поддерживают и способствуют расширению доступности (и использования) фондов и услуг учреждения в соответствии с его мандатом и видением, и с уважением прав доноров и создателей архивных документов, обеспечивая максимально широкий доступ к архивным ресурсам.
Ключевые знания и навыки
Архивисты могут выполнять перечисленные обязанности, опираясь на свои навыки и квалификацию.
Архивисты выполняют аналитическую работу - они решают, какие материалы следует сохранить; для этого им необходимо определить важность, происхождение и историю материала, с которым они работают.
Архивисты должны быть технически «подкованными», поскольку им необходимо использовать базы данных и программное обеспечение, и выполнять работы по обеспечению электронной сохранности.
Еще одним жизненно-необходимым навыком является умение общаться. Архивисты взаимодействуют с внутренними и внешними пользователями, помогая им находить и извлекать информацию. Им также необходимо общаться с принимающими решения лицами, которые могут не понимать всего объёма работ и ресурсов, необходимых для сохранения исторического наследия.
Архивисты добиваются успеха, когда они любознательны. Им необходимо проводить независимые исследования в интересах своей работы, и предлагать другим лицам варианты того, каким образом лучше всего проводить исследования с использованием их коллекций.
Помимо хорошего знания истории, архивистам также необходимо быть дальновидными, уметь предвидеть и готовиться к новым вариантам использования архивной информации.
Наконец, архивисты должны быть организованными. Им необходимо хранить документы таким образом, чтобы обеспечивалась их долговременная сохранность и возможность извлечения, разрабатывая научно-справочный аппарат для использования как ими самими, так и исследователями.
Собираем всё вместе
Архивисты используют множество методов и стратегий для управления, контроля и использования своих информационных активов. Они обеспечивают сбор, обработку, хранение, доступ, использование, распространение и долговременную сохранность имеющих непреходящую ценность документов. Архивисты сосредотачивают внимание на своих обязанностях, ответственности, знаниях и навыках, - и переносят прошлое в настоящее и будущее.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-responsibilities/
Прелестно!
ОтветитьУдалить