Затраты на хранение электронных документов во всех отношениях выше, чем для физических документов (за единственным исключением расходов на физическое пространство, необходимое для хранения электронных материалов). Но эти затраты компенсируются за счёт того, что электронные документы дают возможность представлять и извлекать информацию способами, которые в аналоговом мире были невозможны.
Еще один крайне важный момент заключается в том, что любая серия документов (в нашей традиции аналогом серии документов может быть позиция в номенклатуре дел – Н.Х.), вероятно, рано или поздно будет переведена из аналогового в электронный формат, поэтому хранилищу придётся решать вопросы перехода, - если только не будет принято решение о прекращении сбора и хранения таких документов. Кроме того, во многих случаях серия электронных документов будет включать в себя материалы, которые на бумаге были представлены в виде нескольких разных серий документов, поэтому становится более сложным получение информации, необходимой для принятия решений в рамках экспертизы ценности.
Архивисты сталкиваются с проблемами и опасениями, касающимися отбора и экспертизы ценности электронных документов, и пытаются объяснить, как они проявляются в различных институциональных средах и типах коллекций, и что это означает для архивной профессии в будущем.
Зависимость от технологий
Для использования цифровых носителей информации требуются аппаратное и программное обеспечение, которые за прошедшие годы кардинально изменилось. Архивная коллекция может включать файлы в нескольких различных форматах, без информации о том, как и когда были созданы эти документы, - и не всегда будет возможность это узнать.
Обеспечение долговременной сохранности
После того, как архив возьмёт на себя обязательство принять на хранение коллекцию, содержащую изначально-электронные документы, и определит, что именно эти документы содержат, как организованы файлы и как архив будет управлять документами и обеспечивать их сохранность и доступность для исследователей, - архив также должен принять на себя обязательство сохранять в пригодном для использования виде во времени. Для этого требуются значительные инвестиции в аппаратное и программное обеспечение, оборудование, компетенции и навыки, и в рабочую силу.
Удобство манипулирования
Электронными документами легко манипулировать, но это «палка о двух концах». С одной стороны, легкость манипулирования расширяет возможности для использования данных, поскольку их можно переупорядочить в соответствии с условиями поиска. С другой стороны, не всегда можно определить первоначальную форму данных.
Традиционные архивные ценности
Традиционная архивная теория сохраняет свою актуальность и в цифровом мире. Подумайте о том, как свойство документа быть изначально-электронным может повлиять на оценку его доказательной и информационной ценности. Упрощают ли или же усложняют вопрос о доказательной ценности более сложные способы, которые многие создатели используют для изготовления электронных документов? Ставит ли удобство манипулирования под сомнение информационную ценность документов? Являются ли эти документы более «говорящими» ввиду того, что процесс их создания, - при условии его надлежащей документированности, - отражает современные социальные и организационные структуры? Подумайте обо всей дополнительной информации, которая может быть найдена в сообщении электронной почты, помимо его основного содержания.
Архивистов заботит вопрос о том, как документы были созданы: уровни активности внутри организации, важность этой деятельности, уникальность информации, пригодность информации к использованию и взаимосвязь с другими документами, а также ценность документов для научных исследований. Эти факторы помогают архивистам проводить экспертизу ценности документов и принимать решения об их отборе на архивное хранение.
В цифровой среде традиционные архивисты всегда будут нужны. Иными словами, бумага никуда не денется, но архивисты сейчас должны уметь совместно использовать подходы для бумажных и электронных документов - иногда в рамках одной коллекции.
Посткастодиальная эпоха
Мой комментарий: Термин «посткастодиальный» в отношении архивной теории и практики означает, что архивисты не столько сами занимаются физическим приемом и хранением документов, сколько руководят, оказывают методическую помощь и/или контролируют то, как их создатели осуществляют депозитарное хранение этих документов в их системах.
Электронные документы непрозрачны, их трудно исследовать по темам, и акцент должен делаться на их происхождение и контекст. В результате архивисты перешли в посткастодиальную эпоху. Хотя архивисты могут спорить о реалистичности того, что создатели документов проявляют достаточный интерес к обеспечению долговременной сохранности и доступности своих документов, - тот факт, что нет какого-то единого жизненного цикла, в рамках которого документы перестают быть активными, означает, что ключевое значение имеет более активное взаимодействие с создателями документов (по крайней мере, в институциональной среде). Преимущество посткастодиального подхода заключается в том, что, если информация действительно важна для создателей документов, они будут поддерживать системы, обеспечивающие её доступность.
Частью работы с контекстом является определение взаимосвязей, включающее выявление связей между действующими лицами, которые проливают свет на происхождение и контекст. Акцент на данный вопрос смещает внимание от традиционных архивных функций сбора, систематизации и описания документов. Вместо этого данный подход подталкивает нас больше обращать внимание на то, как общество (и его отдельные и институциональные члены) документируют, используют, хранят, описывают и уничтожают информацию. Это транслируется в сферу управления документами и помогает нам понять, как настраиваются и работают системы.
Контент, контекст и структура
Документы состоят из трёх компонентов: контента (содержания), контекста и структуры. Все три компонента также присутствуют в аналоговых делах, но с большей прозрачностью. Среди проблем при проведении экспертизы ценности в электронной среде можно назвать следующие:
- Документы не хранятся в одном физическом месте;
- Контент может представлять собой не единое целое, а может храниться в разных местах и логически импортироваться в документы или вложения;
- Форма и контент не являются неизменными;
- Изменения в программном обеспечении могут изменить способ работы системы, а также значения данных и взаимоотношения между ними.
Преимущество выяснения всего этого – это деловая отдача, которую архивисты могут дать на основе понимания этих взаимоотношений и «информационного мира» внутри организации.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/electronic-records-and-traditional-archival-values/
Комментариев нет:
Отправить комментарий