Коротко об электронной сохранности

Данная цепочка сообщений была выложена Софи Шиллинг (Sophie Shilling – на фото) в Твиттере 17 июня 2019 года.

Недавно меня попросили дать краткое, без жаргонных словечек, объяснение для неспециалистов того, что такое обеспечение долговременной сохранности электронных документов и информации (электронная сохранность). Вот оно.

Вам может казаться, что электронный контент легко сохранить навечно. Реальность же такова, что электронные коллекции, подобно коллекциям любых других типов, нуждаются в постоянном обслуживании и поддержке.

Причины, по которым электронный контент может стать недоступным, включают следующие:

• Формат файла устарел (например, файлы WordPerfect),


• Устарел носитель информации (например, дискета),


• Необходимое программное обеспечение не поддерживается или недоступно,


• Компьютер, на которым способно работать нужное программное обеспечение, недоступен (например, iMac),


• Повреждён файл или привод,


• или сочетание этих факторов.

Поскольку отрасль информационных технологий очень инновационная, то компьютеры и программное обеспечение могут устареть за считанные месяцы.

Технологии постоянно обновляются, и по мере появления новых версий форматов, операционных систем и оборудования обеспечивать сохранность электронных объектов, которые зависят от этой изменяющейся инфраструктуры, становится все более и более трудно.

Необходимо регулярно проверять нечасто используемый электронный контент с тем, чтобы убедиться в его неизменности, а также в том, что он все ещё может быть прочитан компьютером.

Простое резервное копирование электронного контента не решает проблему, если инфраструктура для его просмотра постоянно меняется, и, соответственно, изменяются цели и задачи при обеспечении сохранности этого контента.

Электронный контент зависит от вычислительной инфраструктуры. Вы не можете просто взять жесткий диск и посмотреть, что на нём есть.

По этим причинам электронный контент не будет существовать вечно. Фактически, в некоторых отношениях бумага более стабильна, чем электронный контент. Если бумага повреждается, часть текста всё равно можно прочитать; но если деградирует электронный объект, то его, возможно, вообще не удастся просмотреть.

Мы не можем просто воспроизвести электронный контент в аналоговом, физическом формате, потому что электронный контент часто взаимосвязан с другим электронным контентом. Например, при распечатывании страниц веб-сайта изменится характер взаимодействия с этим контентом.

Эти взаимосвязи и взаимозависимости добавляют ещё один уровень сложности при обеспечении сохранности электронного контента.

В числе тех шагов, которые мы можем предпринять для обеспечения доступности электронного контента, можно назвать следующие:

• Сохранение копий в широко используемых и/или открытых файловых форматах;


• Использование контрольных сумм (цифрового «отпечатка пальцев»), чтобы проверить, не изменился ли файл


• Проверка файлы на вирусы;


• Упаковка файлов вместе с информацией, необходимой для их открытия;


• Резервное копирование.

Большая ли это работа? Да, конечно. Она требует специального программного обеспечения и инструментов, постоянных усилий, потому что цели и задачи постоянно меняются. Нет таких электронных объектов, которые уже сохранены, есть лишь объекты, работа по сохранению которых продолжается.

Обеспечение электронной сохранности требует сотрудничества и широкого спектра знаний и навыков. Для этой работы требуется финансирование. Электронная сохранность важна, и она сегодня является неотложной задачей.

Софи Шиллинг (Sophie Shilling)

Источник: Твиттер
https://twitter.com/sophiephies/status/1140469448073023488