Ответ на вопрос: Что же такое документ в электронном виде?

Вопрос: Я столкнулась с ситуацией, когда не могу корректно ответить на вопрос подразделения: «А что же такое документ в электронном виде?»

В соответствии с ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия с использованием ЭВМ, и пригодном для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям и обработке в информационных системах. Под это определение подходит практически все документы, которые зафиксированы в том или ином виде на разнообразном множестве электронных носителей.

Исходя из этого, правильно ли я понимаю, что документы в электронном виде – это и скан-образы бумажных документов, и текстовые файлы, и документы, изначально созданные с помощью электронный формы, и базы данных?

Ответ: Начну с конца. В правовой терминологии нет «образов», есть (наряду с подлинниками, дубликатами и выписками) «копии», которые, согласно всем официальным определениям, являются документами (пусть даже не имеющими юридической силы, если они не заверены надлежащим образом!).

Электронный документ – это в первую очередь документ, а его «электронность» является вторичным признаком. С моей точки зрения, электронный документ – это любой электронный объект, признаваемый документом его создателем, другими заинтересованными сторонами, регуляторами и/или судом, который служит или потенциально может служить для подтверждения прав и обязанностей, либо представляет информационную или историческую ценность.

В отличие от России, в мировом сообществе споры на эту тему по сути дела закончены – практически любая информация, созданная или полученная организацией в контексте её деловой деятельности и каким-либо образом зафиксированная, рассматривается как документы. Сюда входит не только всё, что ты перечислила, но и СМС-сообщения, посты и переписка в социальных сетях и системах обмена сообщениями, электронные фото, аудио и видеозаписи, и любая появляющаяся новая электронная экзотика.

Коммерческая организация в этом плане может отталкиваться от определения «документа», данного в подготовленном ВНИИДАД российском стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (на основе международного стандарта ISO 15489-1), где сказано: «Документ - Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности»  (весь спектр определений есть здесь: http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2789 )

В своё время, когда в США электронные документы были ещё в новинку, там был выработан один хороший практический принцип – документами признаются все те электронные материалы, на основе которых принимаются деловые решения, вне зависимости от того, подлинники это, заверенные или незаверенные копии.

Пример: в целом, получаемая организацией реклама может рассматриваться как спам. Однако если на основе рекламного предложения начинает прорабатываться вопрос о закупке, этот рекламный материал является деловым документом, который следует в течение установленного времени сохранять.

Другой вопрос, что сфера применимости понимаемых таким образом электронных документов может быть разной – например, если сотрудник принимает решения на основании базы с электронными копиями документов, то эта база и её содержимое сыграют ключевую роль в случае споров с работодателем, вызванных несоответствием копий подлинникам; и такую базу с удовольствием используют правоохранительные органы в случае расследований; но в гражданских спорах с контрагентами придётся всё-таки предъявлять подлинники.