(Продолжение, начало см. https://rusrim.blogspot.ru/2017/07/1_31.html )
Документационный анализ в интересах управления документами
Документационный анализ (appraisal) представляет собой регулярно повторяющийся процесс анализа деловой деятельности и её условий (контекста) с целью определения того, какие документы должны быть созданы и как ими следует управлять во времени. Он нацелен как на понимание деловой деятельности – действующих сторон, заинтересованных сторон, процессов и т.д., - так и на выявлением деловых, нормативно-правовых и общественных требований, влияющих на деловую деятельность и на оценку рисков.
Документационный анализ, впервые описанный в рамках методологии проектирования и внедрения документных систем в первой редакции международного стандарта ISO 15489 (во второй его части – Н.Х.), в новой, второй редакции 2016 года позиционируется как «базовый элемент» в деятельности специалистов по управлению документами любых типов, и имеет ключевое значение для удовлетворения динамичных, быстро меняющихся потребностей современной электронной, ведущейся он-лайн деловой деятельности.
В стандарте ISO 15489-1:2016 работа по проведению документационного анализа представлена как жизненно важная для разработки используемых для управления документами инструментов, в том числе таких, как правила доступа, указания по срокам хранения и действиям по их истечении, классификационные схемы и схемы метаданных. Такие инструменты могут быть реализованы различными способами, с использованием от ручных до высокоавтоматизированных методов, для работы с документами различных условиях, в том числе тогда, когда они находятся под архивным контролем. Также документальный анализ показал себя важнейшим методом, способствующим выбору надлежащей политики и принятию процедурных и технологических решений при управлении документами.
При проведении документационного анализа ключевыми являются следующие вопросы:
- Контекст (условия) ведения деловой деятельности, включая деловые, технологические, правовые и социальные факторы;
- Особенности деловой деятельности, включая функции, направления и виды деятельности, транзакции и рабочие процессы, а также участвующих в них действующих лиц;
- Предъявляемые к документам требования, от требований к созданию документов до требований к срокам хранения и порядку использования документов во времени; а также
- Оценка рисков и способы управления ими посредством управления документами.
Использование документационного анализа при разработке систем управления документами и их архивации для отданных на воспитание детей
Пример для этой статьи я позаимствовала из технического задания на проект «Навести порядок в документах в интересах прав ребенка» (Setting the Record Straight for the Rights of the Child, SRSRC), выполняемого под руководством Университета Монаш (Monash University). Данная инициатива, которая включает в себя проведение Национального саммита, была отчасти организована в качестве реакции австралийского сообщества специалистов по управлению документами и смежных профессий на выводы Королевской комиссии по институциональному реагированию на случаи сексуального насилия над детьми (Royal Commission into Institutional Responses to Child Sexual Abuse, http://childabuseroyalcommission.gov.au/ ), которые начала свою работу в 2013 году и продолжает её до сих пор.
Участники инициативы отметили:
«Системы управления документами и их архивации не отвечают существующим на протяжении всей жизни потребностям в плане сохранения самобытности, памяти и обеспечения подотчетности у тех детей, которые застревают в системах социальной поддержки и защиты детей» (см. https://rights-records.it.monash.edu/ ).А также то, что:
«Дети, которые переданы на воспитание вне своей семьи, нуждаются в качественных системах документирования и архивации для того, чтобы:В следующих разделах я расскажу о начальном этапе документационного анализа в рамках для гипотетического проекта по созданию подходящей и жизнеспособной архивно-документационной системы для находящихся на воспитании детей.
- развивать и укреплять свое чувство самобытности и взаимосвязи с семьей и сообществом;
- документировать то, что они испытывают во время такого воспитания;
- предотвращать, выявлять, информировать, расследовать и принимать меры против халатного и жестокого обращения с детьми ».
Признавая, что при решении многих проблем управления документами вопросы развертывании технологии «блокчейн» обычно не будут являться главными, я, тем не менее, полагаю, что подробное и опирающееся на факты обоснование выбора и применения данной технологии будет полезно для любого проекта, в котором рассматривается возможность использования блокчейна, и что документационный анализ является идеальной основой для подготовки такого обоснования.
Предлагаемый анализ основан на гипотетическом проекте проектирования и внедрения, и представлен исключительно в качестве иллюстрации этого процесса и того, как на него может повлиять включение технологии «блокчейн» в наборе инструмен6тов, которыми располагают специалисты по управлению документами.
Анализ условий, в рамках которых проводится документационный анализ, включая деловые, технологические, правовые и социальные факторы
Контекст (условия) такого управления документами, которое поддерживало бы и способствовало прохождению ребенка через систему социальной поддержки или иную систему воспитания вне семьи, является многосторонним. В соответствии с точкой зрения «континуума документов» (австралийский подход, противопоставляемый концепции жизненного цикла и подчеркивающий то, что процессы, традиционно относимые к различным этапам жизненного цикла, могут проходить одновременно и параллельно – Н.Х.), эти условия (контексты) могут существовать и существуют одновременно. В их число, например, входят:
- Непосредственный социально-правовой контекст взаимодействия ребенка с государственным органом (органами), который выполняет роль их законного опекуна; и их взаимодействием с осуществляющими уход лицами, другими детьми и с соответствующими вспомогательными государственными учреждениями;
- Контекст семьи и сообщества, в котором ребенок вырос. В некоторых случаях изучение этого контекста может, например, включать понимание потребностей и ожиданий представителей коренных народов или людей определенной этнической принадлежности;
- Более широкий социальный контекст, в котором члены общества ожидают, особенно после результатов деятельности Королевской комиссии, улучшения стандартов документирования для затронутых детей, а также того, что документы, отражающие их жизненный опыт, будут, при необходимости, доступны для целей возмещения причиненного им вреда; и
- Личный контекст жизненного опыта ребёнка, его предпочтений и ожиданий. Для профессии, которая традиционно была ориентирована на удовлетворение архивно-документационных потребностей государственных органов и учреждений, это тот слой контекста, который ранее в значительной степени игнорировался, и для анализа которого не хватает проверенных методов.
- Созданы ли уже достаточные условия для долгосрочного хранения документов ребенка, подходящие для самого ребенка и приемлемые с точки зрения затрат?
- Насколько легко ребенку получить доступ в Интернет? Необходим ли для разрабатываемого решения автономно работающий компонент?
- Какие именно приложения ребенок регулярно использует для создания и сохранения документов? Проприетарные (коммерческие) решения могут создать проблемы в плане интеграции.
- Какие законы и нормативные акты (если такие имеются) имеют отношение к тому, как ребенок создает и хранит свои собственные документы?
- Кто является заинтересованными сторонами в деловой деятельности и в документационно-архивном решении? Есть ли возможность проконсультироваться с ними, могут ли они помочь в пользовательском тестировании предлагаемого решения?
- Какие существуют ожидания (если есть) в плане удобства использования и обеспечения долговременной сохранности этих документов для целей помимо потребностей ребёнка, и каковы потребности уже ставших взрослыми людей?
Здесь анализ уделяет основное внимание ожидаемой или вероятной «деловой деятельности», которую система управления документами должна будет поддерживать. Сюда входит выявление высокоуровневых функций и направлений деятельности, а также изучение конкретных процессов и транзакций на более низком уровне.
В случае персонального управления документами выделение фиксированного набора функций, видов деятельности и рабочих процессов может оказаться проблематичным. Действительно, как отметила Сью МакКемиш (Sue McKemmish) в «Свидетельстве обо мне», может оказаться невозможным формирование каких-либо «правил» для персонального документирования.
В то же время, консультируясь с известными действующими лицами процессов и с другими заинтересованными сторонами, включая детей, обеспечивающих уход лиц и группы по защите интересов, возможно, удастся определить базовый набор настраиваемых процессов на основе типовых взаимодействий между действующими лицами, к которым могут быть дополнительно добавлены разово выполняемые процессы.
Например, ребенок может регулярно писать членам семьи по электронной почте. Можем ли мы связать этот процесс с функциональным контекстом? Существует ли последовательность типичных шагов, на которых естественным образом могут произойти делопроизводческие транзакция копирования и регистрации корреспонденции? Какие действующие лица обычно принимают в этом участие? (Например, это может быть сам ребенок, его родственники и иные корреспонденты). Для целей этой работы, которая является важной частью любого документационного анализа, необходим анализ процессов, делопроизводческих событий и зависимостей, описанный в Техническом отчете ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация – Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» (Information and documentation - Work process analysis for records, в России адаптирован как ГОСТ Р 55681-2013 – Н.Х.)
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2017/08/3.html )
Касси Финдлей (Cassie Findlay)
Источник: блог Касси Финдлей
https://cassiefindlay.com/2017/06/15/appraisal-blockchain/
Комментариев нет:
Отправить комментарий