Ответ на вопрос: Электронный справочник сроков хранения документов

Вопрос: Существует ли на федеральном уровне электронный источник статей хранения в любом пригодном для машинной обработки формате?

Уточню вопрос -  Перечни и статьи хранения в системе документооборота у нас обновляются архивистами вручную, что не исключает возможности человеческих ошибок и требует постоянного контроля и актуализации при выходе изменений в перечнях, а нам хотелось бы максимально автоматизировать и обеспечить достоверную информации и о статьях хранения документов.

Ответ: Задумка Ваша вполне понятная, но, с моей точки зрения, на сегодняшний день трудно реализуемая. В конце концов, совсем не случайно в управлении документами установление и отслеживание сроков хранения – это «высший пилотаж»!

Главной (но не единственной) проблемой является отсутствие какого-либо ресурса, объединяющего полную и актуальную информации о сроках хранения, установленных в наших законодательно-нормативных актах, а также о соответствующей судебной практике. На практике приходится «вручную» использовать хорошую справочно-правовую систему типа «Консультант+» или «Гарант».

На самом деле не только нет такого реестра сроков хранения, но нет и авторитетного методического документа, объясняющего, как и из каких соображений проводится экспертиза ценности и устанавливаются сроки хранения документов коммерческих организаций.

Замечу, что для организаций, ведущих деловую деятельность с зарубежными контрагентами, также необходимо знать о ключевых зарубежных требованиях в этой области.

Этим вопросом по-хорошему должен был бы заниматься Росархив, но он, кроме своих перечней, ничем другим не интересуется. При этом качество перечней оставляет желать лучшего – в них много грубейших ошибок (включая противоречия законам РФ), и соблюдение установленных в них сроков хранения для ряда документов может доставить организациям крупные неприятности.

Безусловно, Вы легко можете самостоятельно создать базу данных и «загнать» в неё существующие перечни, и возможно, кое-что из законодательно-нормативных требований (такое уже делалось, см., например, https://www.archiv.ru/useful_information/calculators/sroki_hraneniya_dokumentov/ ). Кое-какая польза от этого, наверное, будет, но такой инструмент будет не слишком ненадёжным – ввиду того, что перечни у нас некачественные, более-менее осмысленно пользоваться ими могут лишь обученные люди, а напрямую использовать положения законодательства сложно.

Вторая проблема – то, что многие сроки хранения условные, а не календарные. Для их автоматического отслеживания информационная система должна каким-то образом узнать о наступлении ключевых событий, запускающих отсчет сроков. Часто это означает трудоемкий ручной ввод данных, чреватый ошибками.

Сроки хранения могут, кроме того, предусматривать проведение экспертизы ценности для принятия окончательного решения (известная отметка «ЭПК»).

Наконец, может существовать так называемая «отсечка» - в российской практике это отсчет сроков хранения не с момента наступления запускающего отсчет сроков хранения события, а с 1 января следующего года – и сейчас Росархив пытается протащить этот пережиток через закон об архивном деле.

Третья проблема – документы могут использоваться не только по своему первоначальному, прямому назначению, но и для иных целей (это может быть получение налоговых льгот, подтверждение прав собственности и т.д.). В этих случаях может быть нужно установить одному и тому же документу несколько сроков хранения – для каждой из выполняемых им функций,- и обеспечить его сохранность до тех пор, пока все сроки хранения не истекут.

Четвёртая проблема – в случае, если определенные документы затребованы в рамках незавершённого расследования или судебного спора, очень желательно (а в ряде случав необходимо – когда документы нужны для собственной защиты) приостановить их уничтожение до завершения дела или расследования, даже если формально сроки хранения истекли.

Типичные подходы к решению данного вопроса основаны на принципе «спасение утопающих – дело рук самих утопающих». Заинтересованные организации создают реально функционирующие экспертные комиссии и, привлекая все заинтересованные стороны – юристов, специалистов по управлению документами, деловые подразделения, бухгалтерию, отдел кадров и т.д. – сами утверждают и актуализируют сроки хранения ключевых документов, с учетом не только требований законодательства, но и собственных деловых интересов и рисков. За рубежом (знаю, что отдельные попытки были и у нас) организации одной отрасли нередко объединяют свои усилия в рамках отраслевых ассоциаций.