«День электронных документов» в США

10 октября 2015 года американские коллеги по инициативе Совета руководителей архивных служб штатов и территорий (Council of State Archivists, CoSA, http://www.statearchivists.org/ ) отметили «День электронных документов» (Electronic records day). В частности, в Твиттере информация о соответствующих мероприятиях выкладывалась с хештегом #ERecsDay (см. https://twitter.com/hashtag/ERecsDay?src=hash ).

Мне особенно понравилась вот эта картинка:

«Управление электронными документами подобно уходу за вечным ребёнком: они требуют постоянного внимания и заботы, чтобы оставаться доступными»

Сам Совет руководителей архивных служб штатов и территорий сформулировал 10 причин, ввиду которых электронные документы требуют особого внимания:

1. Управление электронными документами подобно уходу за вечным ребёнком: они требуют постоянного внимания и заботы, чтобы оставаться доступными

2. Электронные документы могут очень быстро стать нечитаемыми. В то время, как бумажные документы продолжат читаться тысячу лет спустя, электронные файлы могут оказаться практически недоступными всего через несколько лет.

3. Сканирование бумажных документов - не завершение процесса обеспечения долговременной сохранности, а лишь его начало. Кроме того, необходимо тщательное планирование расходов на продолжающееся управление документами.

4. Не существует носителей для постоянного хранения информации. Жесткие диски, компакт-диски, магнитные ленты и любые другие виды носителей следует регулярно тестировать и заменять. Чтобы избежать катастрофических утрат документов, необходимо действовать «на опережение».

5. В отсутствие их «физического» присутствия, очень легко потерять контроль над электронными документами. Следует обратить особое внимание на то, чтобы электронные документы оставались под контролем ответственных хранителей и не терялись в массе других данных.

6. Создавать копии электронных документов и делиться ими с другими лицами может быть легко, но в результате этого возможны сомнения в отношении аутентичности данных документов. Необходимы дополнительные меры безопасности, обеспечивающие отсутствие неавторизованных изменений в электронных документах.

7. Лучшее время для планирования действий по обеспечению долговременной сохранности электронных документов – это момент их создания. Не ждите, пока придёт время для замены программного обеспечения или пока закончится проект, чтобы начать думать о долговременной сохранности документов.

8. Какую бы систему Вы ни приобрели, она в одиночку не решит все Ваши проблемы, связанные с электронными документами. Что бы ни говорили поставщики, не существует «волшебного решения», которые обеспечит управление Вашими электронными документами и их долговременную сохранность.

Мой комментарий: Я бы сказала чуть аккуратнее - хорошие решения, конечно, есть, но их срок службы ограничен (обычно 5-10 годами). Электронные документы длительного и постоянного срока хранения придётся регулярно переносить из устаревших решений и систем в новые.

9. Электронные документы, благодаря их как никогда прежде большой доступности, могут помочь обеспечить права граждан, но только в том случае, если все те, кто их создает, управляет и использует будут признавать их важность и выделять ресурсы для обеспечения их долговременной сохранности.

10. Хотя сейчас электронные документы представляются вполне заурядными, именно они будут составлять основу исторической документации для будущих исследователей.

Источники: сайт COSA / Твиттер
http://www.statearchivists.org/seri/AdvocacyAwareness/ElectronicRecordsDay/10ReasonsForE-Records_2015_NoColor_NoSponsor_biglogo.pdf
https://twitter.com/hashtag/ERecsDay?src=hash