Минфин: Правила хранения архивных документов нужно применять и в отношении первичных и отчетных электронных документов

В сентябре 2015 года в справочно-правовой системе Консультант Плюс была размещена информация Минфина России № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков».

Министерство сообщило, что в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (п.1):

• Первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и/или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;


• Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;


• Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта;


• Требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета.

Министерство кратко изложило законодательные требования в отношении хранения бухгалтерских и налоговых документов, отметив, что в случае, если индивидуальный предприниматель или лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с федеральным законом «О бухгалтерском учете», они сами организуют хранение документов бухгалтерского учета.

В соответствии с Налоговым кодексом РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату налогов, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п.2).

Хранение налоговых деклараций, счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организуется руководителем организации-налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), физическим лицом-налогоплательщиком.

Минфин сообщил, что до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухгалтерском учете, для организации их хранения, в том числе электронных первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, подписанных электронной подписью, применяются:

• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);


• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (п.3).

Мой комментарий: Интересно, читали ли сотрудники Минфина, разработанные Росархивом правила организации хранения документов? Я лично в этом сомневаюсь. Дело в том, что в Правилах описывается процедура передачи электронных документов на хранение в ведомственные архивы. При этом, согласно традиционному подходу к организации архивного дела, на хранение в архивы должны передаваться документы только длительного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения.

Соответственно в Правилах не рассказывается о том, как хранить электронные документы бухгалтерского учета, подписанные электронной подписью, у большинства из которых срок хранения не превышает 5 лет.

Росчерком пера Минфин бездумно ужесточил требования к организации хранения электронных документов (не говоря уже о том, что в целом содержащиеся в Правилах указания по работе с электронными документами весьма сомнительного качества, и в любом случае пользоваться ими следует с предельной осторожностью). К счастью, разъяснения Министерства не являются нормативным правовым актом и не обязательны к исполнению :)

Источник: Консультант Плюс
http://asi.ru/news/39559/
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=170481