пятница, 9 октября 2015 г.

Штат Виктория, Австралия: Выявлены системные недостатки в области управлении документами в органах правительства штата


Данная заметка была опубликована 1 октября 2015 года на сайте Управления государственных документов (Public Record Office Victoria, PROV) австралийского штата Виктория.

На диаграмме, выложенной на сайте PROV, отмечается, что «Провалы в управлении документами носят системный, хронический и массовый характер, а не являются отдельными инцидентами», см. http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2015/09/Info-and-Record-Management-within-Vic-Gov-Today.jpg

Большее внимание и инвестиции в управление информацией в органах исполнительной власти штата имеют решающее значение для предотвращения ущерба и потери общественного доверия.

В начале этого года Управление государственных документов штата (Public Record Office Victoria, PROV) совместно с консультационной фирмой Landell ( http://www.landell.com.au/ ) провело анализ выполнения органами исполнительной власти штата их обязательств по управлению документами, предусмотренных Законом о государственных документах 1973 года (Public Records Act).

Как пояснил помощник директора Управления по работе с государственными органами Дэвид Браун (David Brown), «На протяжении многих лет Управление отмечало в государственных органах и учреждениях существенную тенденцию по несоблюдению существующих законодательно-нормативных требований. Мы обратились в фирму Landell с просьбой помочь нам выяснить, носит ли такое несоблюдение системный характер и можно ли установить какие-либо закономерности, связанные с выявленными случаями несоответствия».

В ходе анализа были изучены 224 доклада, опубликованные Управлением Генерального аудитора штата (Victorian Auditor-General’s Office, VAGO) и Омбудсменом штата (Victorian Ombudsman, VO) в период с 2010 по 2014 год. Почти в половине из них упоминались провалы в управлении документами. Было установлено, что проблемы в работе с документами отнюдь не являлись отдельными изолированными инцидентами, а носят системный, хронический и массовый характер.

В докладах Омбудсмена обычно расследуются ситуации, когда имели место или подозревались какие-либо злонамеренные действия или провалы в административной деятельности, поэтому заранее ожидалось, что какие-то проблемы в управлении документами в них всплывут. Одновременно предполагалось, что в аудиторских отчетах Управления Генерального аудитора проблемы управления документами проявятся в меньшей степени, поскольку в них в первую очередь оценивается эффективность деятельности государственных органов – но эти ожидания не оправдались. Регулярное упоминание проблем в управлении документами в обоих наборах отчетов дает основания сделать вывод о том, что это системная проблема, а не набор изолированных инцидентов.

По результатам проведенного анализа ясно видно следующее:
  • Наблюдается повторяющаяся картина продолжающихся систематических провалов в управлении документами департаментами правительства и органами исполнительной власти штата;

  • Недостатки в управлении документами затрудняют Управлению Генерального аудитора и Омбудсмену проведение расследований;

  • За проанализированный пятилетний период по крайней мере 54% докладов и отчетов упоминают те или иные проблемы или провалы в управлении документами. В последний проанализированный год (2014) этот показатель достиг 84%;

  • Практически все департаменты правительства неоднократно упоминались в отчетах за проанализированный период;

  • Правительство штата обращает недостаточное внимание на ценность информации на протяжении всего её жизненного цикла. Это невнимание приводит к снижению подотчетности, падению общественного доверия, а также ведёт к росту затрат и снижению производительности труда.
По итогам анализа был сделан вывод о том, что провалы в управлении документами являются распространенной и продолжающейся проблемой для правительства  и органов исполнительной власти штата.

Если Вы хотите узнать больше о данном анализе, свяжитесь с нами по адресу standards@prov.vic.gov.au .

Источник: сайт Управления государственных документов штата Виктория (PROV)
http://prov.vic.gov.au/government-recordkeeping/report-finds-systematic-recordkeeping-failures-across-victorian-government

Комментариев нет:

Отправка комментария