«Опубликована и выложена в открытом доступе моя статья под названием «Модель континуума «от черновика к документу» и её влияние на управление документами и контентом» (Continuum document-to-record and its impact in managing documents).
Сначала я предложила сделать доклад на эту тему на конференции Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS) в Манчестере, но он был отклонён. Скорее всего, выступление румынского специалиста о черновиках как объектах корпоративного управления было сочтено недостаточно интересным для Великобритании после выхода страны из Евросоюза.
Дело закончилось тем, что я написала полноценную статью по данной теме для международной конференции «Технические и профессиональные проблемы традиционного и электронного архивирования» (Technical and field related problems of traditional and electronic archiving, см. http://www.pokarh-mb.si/en/konferenca-radenci ), прошедшей в городе Раденци (Radenci, Словения) в 2023 году.
В настоящий момент данная 16-страничная статья доступна по адресу http://www.pokarh-mb.si/storage/app/media/Moderna_arhivistika_2023_2/09_Stefan_2023.pdf ».
Сначала я предложила сделать доклад на эту тему на конференции Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS) в Манчестере, но он был отклонён. Скорее всего, выступление румынского специалиста о черновиках как объектах корпоративного управления было сочтено недостаточно интересным для Великобритании после выхода страны из Евросоюза.
Дело закончилось тем, что я написала полноценную статью по данной теме для международной конференции «Технические и профессиональные проблемы традиционного и электронного архивирования» (Technical and field related problems of traditional and electronic archiving, см. http://www.pokarh-mb.si/en/konferenca-radenci ), прошедшей в городе Раденци (Radenci, Словения) в 2023 году.
В настоящий момент данная 16-страничная статья доступна по адресу http://www.pokarh-mb.si/storage/app/media/Moderna_arhivistika_2023_2/09_Stefan_2023.pdf ».
«Наиболее распространенной частью неструктурированного контента в корпоративном мире являются электронные материалы (контент - document). Электронные материалы присутствуют повсюду: на сетевых дисках, в виде вложений в электронных письмах, в электронных системах управления документами и контентом и т.д. Но если в отношении корпоративных и архивных «официальных» документов (records) накоплен большой объём знаний, то другие элементы контента (материалы, черновики) как в научном, так и в практическом плане нечётко определены, плохо поняты, и плохо управляются (а чаще не управляется вовсе).
В настоящей статье показано, что не существует строгого разделения между контентом (documents) и документами (records), - а существует континуум от эфемерного материала /черновика и до заслуживающего доверия полноценного документа. Результатом признания существования такого континуума является новый подход в управлении документами и контентом.»
В настоящей статье показано, что не существует строгого разделения между контентом (documents) и документами (records), - а существует континуум от эфемерного материала /черновика и до заслуживающего доверия полноценного документа. Результатом признания существования такого континуума является новый подход в управлении документами и контентом.»
Мой комментарий: Лючия Стефан - несмотря на то, что она много лет проработала в Великобритании и в международных структурах – придерживается точки зрения на документы 20-го века, от которой представители англосаксонских стран давно ушли. А именно, «документами» считаются только официальные документы, созданные и утверждённые в соответствии с установленными процедурами, и из их числа обычно исключаются рабочие материалы, неофициальная переписка, материалы на веб-сайтах и социальных сетях и т.д. Кстати говоря, именно так продолжает в целом смотреть на документы и официальная российская наука, несмотря на то, что регуляторы, суды и законодательство проявляют здесь куда более гибкий подход.
Ну а в англосаксонских странах (и согласно международному стандарту ISO 15489, который в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы») к документам причисляется практически любая информация, создаваемая в рамках деловой деятельности и в дальнейшем сохраняемая во исполнение законодательно-нормативных требований или для деловых целей…
В выводах статьи автор пишет:
«Важно признать, что материалы / контент /черновики (document) остаются основным носителем информации во всём мире. Удаление терминов «контент» и «документ» из сферы управления информацией и документами не помогает и не решает каких-либо проблем, а добавляет новую - например, путаницу между структурированными и структурированными данными или путаницу между информацией и данными.
Мой комментарий: У названной путаницы совсем иные корни – в случае (не)структурированных (данных, информации, документов) профессиональное сообщество пока что не сумело чётко сказать, что понимается под «структурированностью» - в этом вопросе виден полный идейный «разброд и шатания». Что касается данных, то проблема в одновременном существовании двух определений – в одном случае данные считаются более общим понятием, а в другом – частным случаем информации.
Кроме того, необходимо разработать новый теоретический подход к управлению контентом. Начать следует с признания существования этой категории материалов – квази-документов (quasi-records), известных как «контролируемые материалы» (controlled documents), «рабочие материалы» (working documents) или «материалы по качеству» (quality documents). Эти квази-документы (контролируемые материалы) достаточно ценны для деловой деятельности, чтобы оправдать управление и контроль над их жизненным циклом, но они не являются «документами» в смысле архивной теории и не управляются как таковые. Этот теоретический подход следует продолжить, создав стандарт ИСО/МЭК для управления контролируемыми материалами. Такой стандарт должен основываться на жизненном цикле контента /материалов. Научные круги должны включать вопросы управления контентом / материалами в свои исследования.
Управление контролируемыми материалами в соответствии с упомянутыми выше принципами могло бы решить одну из крупнейших корпоративных проблем: проблему накопления огромных объемов устаревших документов в корпоративных сетях и платформах за последние 30 с лишним лет компьютерной эры. Эти устаревшие, бесполезные документы хранились и были забыты на больших корпоративных дисках, поскольку как была, так и продолжает применяться мантра архивного дела и управления документами «управлять следует только полноценными документами, а не материалами». Пришло время начать правильно управлять корпоративными материалами / контентом, опираясь на предлагаемый теоретический подход. Никакая новая технология не сможет решить проблему переизбытка контента и хаоса в нём, которая является управленческой, а не технической.»
Мой комментарий: У названной путаницы совсем иные корни – в случае (не)структурированных (данных, информации, документов) профессиональное сообщество пока что не сумело чётко сказать, что понимается под «структурированностью» - в этом вопросе виден полный идейный «разброд и шатания». Что касается данных, то проблема в одновременном существовании двух определений – в одном случае данные считаются более общим понятием, а в другом – частным случаем информации.
Кроме того, необходимо разработать новый теоретический подход к управлению контентом. Начать следует с признания существования этой категории материалов – квази-документов (quasi-records), известных как «контролируемые материалы» (controlled documents), «рабочие материалы» (working documents) или «материалы по качеству» (quality documents). Эти квази-документы (контролируемые материалы) достаточно ценны для деловой деятельности, чтобы оправдать управление и контроль над их жизненным циклом, но они не являются «документами» в смысле архивной теории и не управляются как таковые. Этот теоретический подход следует продолжить, создав стандарт ИСО/МЭК для управления контролируемыми материалами. Такой стандарт должен основываться на жизненном цикле контента /материалов. Научные круги должны включать вопросы управления контентом / материалами в свои исследования.
Управление контролируемыми материалами в соответствии с упомянутыми выше принципами могло бы решить одну из крупнейших корпоративных проблем: проблему накопления огромных объемов устаревших документов в корпоративных сетях и платформах за последние 30 с лишним лет компьютерной эры. Эти устаревшие, бесполезные документы хранились и были забыты на больших корпоративных дисках, поскольку как была, так и продолжает применяться мантра архивного дела и управления документами «управлять следует только полноценными документами, а не материалами». Пришло время начать правильно управлять корпоративными материалами / контентом, опираясь на предлагаемый теоретический подход. Никакая новая технология не сможет решить проблему переизбытка контента и хаоса в нём, которая является управленческой, а не технической.»
Мой комментарий: Помимо того, что Лючия Стефан – в принципе интересный автор, я считаю, что с этой статьёй полезно познакомиться и для того, чтобы почувствовать, почему отстаиваемый Лючией подход 20-го века – который близко соответствует идеологии Росархива и ВНИИДАД - бесперспективен, как его ни модифицируй :)
Источник: сайт LinkedIn / сайт Архива провинции Марибор (Pokrajinski arhiv Maribor, PAM)
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7147863666380505088/
http://www.pokarh-mb.si/storage/app/media/Moderna_arhivistika_2023_2/09_Stefan_2023.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий