Принципы организации документооборота в ГИС «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере»

В «Регламенте функционирования государственной информационной системы «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере»», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2023 года №2386, определены принципы организации документооборота на единой цифровой платформе (раздел VI).

На единой цифровой платформе обрабатываются следующие виды документов (сведений) (п.19):

• Входящие документы - документы, поступающие на ЕЦП от физических лиц, органов или организаций, в форме электронного документа, из информационных систем с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), по защищенным каналам связи или в форме бумажного документа, представленного ими в результате личного обращения, либо посредством услуг почтовой, фельдъегерской и курьерской служб, а также сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, поступающие от страхователей;
  
  
• Исходящие документы - документы, формируемые на ЕЦП в формате электронного документа, подлежащие передаче в другие информационные системы, физическим лицам или органам или организациям, в том числе посредством единой СМЭВ;
  
  
• Внутренние документы - документы, формируемые на ЕЦП в формате электронного документа, в том числе на основании входящих документов в форме бумажного документа, не подлежащие передаче из ЕЦП.

На ЕЦП подлежат обработке следующие основные виды входящих документов (п.20):

• Заявления (отзывы заявлений) и иные документы, представляемые гражданами, страхователями и иными организациями;
  
  
• Сведения, поступившие в инициативном порядке либо в качестве запроса или ответа на запрос из иных информационных систем, взаимодействующих с ЕЦП, а также посредством межведомственного электронного взаимодействия с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

На ЕЦП обрабатываются следующие основные формы входящих документов (п.21):

• Электронные документы, поступившие посредством единой СМЭВ, включая документы, поступившие из Единого портала государственных и муниципальных услуг и многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;
  
  
• Электронные документы и скан-копии, поступившие по защищенным каналам связи и иными способами, предусмотренными нормативными правовыми актами РФ;
  
  
• Документы на бумажном носителе, представленные гражданами, страхователями и иными организациями;
  
  
• Документы на бумажном носителе, направленные с использованием услуг почтовой, курьерской и фельдъегерской служб.

Входящий документ на бумажном носителе подлежит обязательному переводу в электронную форму и размещению на ЕЦП уполномоченным представителем участника информационного взаимодействия (п. 22)

Результатом перевода в электронную форму входящего документа является набор сведений на ЕЦП, содержащий реквизиты исходного документа (п.23).

Электронные документы, поступившие на ЕЦП посредством единой СМЭВ, загружаются на платформу в автоматическом режиме (п.24).

На ЕЦП обрабатываются следующие основные виды исходящих документов (п.25):

• Сведения, направляемые в орган или организацию в рамках законодательства РФ или исполнения соглашений об информационном взаимодействии;
  
  
• Запросы информации;
  
  
• Платежные поручения, распоряжения на перечисление средств, выписки со счетов;
  
  
• Документы, формируемые в рамках осуществления выплаты мер социальной защиты (поддержки);
  
  
• Отчетные документы, представляемые органами и организациями;
  
  
• Ответы на запросы органов и организаций;
  
  
• Расписки в приеме документов;
  
  
• Документы, формируемые в процессе взаимодействия со страхователями при представлении сведений для ведения (индивидуального) персонифицированного учета (протоколы проверки, уведомления, решения, акты, требования);
  
  
• Документы, формируемые в качестве результатов оказания государственных и муниципальных услуг;
  
  
• иные виды документов.

На ЕЦП формируются следующие основные виды внутренних документов, не подлежащих передаче из неё (п.26):

• Решения, распоряжения, приказы;
  
  
• Извещения, уведомления, информационные письма;
  
  
• Протоколы, акты, заключения проведенной экспертизы;
  
  
• Статистические и оперативные отчеты;
  
  
• иные виды документов.

Единая цифровая платформа обеспечивает хранение электронных документов (сведений) в соответствии со сроками, установленными нормативными правовыми актами РФ (п.27).

Электронные документы (сведения) юридических лиц хранятся на единой цифровой платформе в статусе актуальных документов в течение 5 лет с даты их получения (формирования) (п.28).

Период архивного хранения электронных документов (сведений) физических лиц в сегменте (статусе) хранения исторических данных ЕЦП устанавливается нормативными правовыми актами РФ (п.29).

Мой комментарий: Платформа де-факто становится электронным архивом социальной сферы страны - сферы очень важной и социально значимой. Трёх абзацев в регламенте по поводу организации длительного хранения, с моей точки зрения, недостаточно, чтобы надёжно и грамотно организовать эту работу.

Ну а упомянутые выше «статусы» - пример того, что получается, когда ИТ-специалисты лезут в вопросы, в которых ничего не понимают :(

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=466604